Taloushallinnon tunnisteiden ja taloushallinnon dimensioiden väliset erot

Taloushallinnon dimensioita käytetään raportoinnin kirjanpitomerkintöjen koodaamisessa (esimerkiksi, kun halutaan tunnistaa osastokohtainen myynti tai kustannuspaikkakohtaiset kulut). Taloudelliset tunnisteet ovat taloushallinnon dimensioiden vaihtoehto. Organisaatiossa voidaan luoda 20 käyttäjän määrittämää taloudellista tunnistetta, joille syötetään arvot tapahtumissa. Taloushallinnon dimensioiden arvojen tapaan tunnisteiden arvot tallennetaan tapahtumille luotuihin kirjanpitomerkintöihin. Tunnisteiden arvoja ei kuitenkaan tallenneta alareskontran taulukoihin, kuten Asiakastapahtumat- ja Toimittajatapahtumat-taulukoihin. Sekä taloushallinnon dimensioita että taloudellisia tunnisteita voidaan käyttää analyyttisessä raportoinnissa ja joissakin prosesseissa, kuten kirjanpidon selvityksessä.

Taloushallinnon dimensiot ovat erittäin rakenteellisia. Tämän asetuksen avulla määritetään pakolliset dimensiot sekä sallitut dimensioiden arvot ja dimensioyhdistelmät. Taloudellisten tunnisteiden rakenne on kuitenkin rajoitettu, tarkistusta ei tehdä ja oletusarvoinen käyttö on rajoitettua.

Seuraavassa taulukossa kerrotaan yksityiskohtaisesti taloushallinnon dimensioiden ja taloudellisten tunnisteiden välisistä eroista. Niiden avulla organisaatiot voivat määrittää käytettävän ominaisuuden.

Toiminnot	Taloushallinnon dimensiot	Taloudelliset tunnisteet
Tilirakenteet	Dimensiot on sisällytettävä tilirakenteeseen, ennen kuin niitä voidaan käyttää yrityksessä. Tilirakenne määrittää päätilille vaaditut dimensiot ja sallitut yhdistelmät.	Tunnisteet eivät ole tilirakenteen osa.
Vahvistus	Kirjanpitotilin dimensioiden arvot tarkistetaan tilirakenteiden perusteella. Näin määritetään, ovatko dimensioiden arvot aktiivisia, ovatko dimensioyhdistelmät sallittuja ja ovatko arvot olemassa.	Tunnisteiden arvoja ei tarkisteta tapahtuman syöttämisen tai kirjaamisen aikana. Syötettävä arvo voi olla mikä tahansa, vaikka tunniste olisi määritetty Luettelo- tai Mukautettu luettelo -tyyppisenä tunnisteena. Arvoa ei tarvitse valita luettelosta. Tunnisteen arvoa ei voi määrittää pakolliseksi.
Oletusarvot	Oletusdimensioarvot syötetään päätiedoista, kuten asiakkaista, toimittajista, tuotteista tai projekteista. Ne syötetään myös asiakirjan otsikosta riveille. Kirjauskansioissa ne syötetään kirjauskansion otsikosta tilille ja tililtä vastatilille.	Oletustunnisteiden arvoja ei syötetä päätiedoista. Ne kuitenkin syötetään myös asiakirjan otsikosta riveille. Kirjauskansioissa ne syötetään kirjauskansion otsikosta tilille ja tililtä vastatilille.
Raportointi	Dimensioiden arvoja voidaan käyttää raportoinnissa useilla eri tavoilla. Dimensiot voidaan sisällyttää dimensioyhdistelmään, jota käytetään kirjanpitotilin kokonaissummien laskemiseen. Dimensioiden arvoja voi myös tarkastella jokaisessa yksityiskohtaisessa tapahtumassa. Segmentit voidaan jäsentää pois ja käyttää sitten yksityiskohtaisten tapahtumien lajittelussa ja suodattamisessa.	Tunnisteiden arvot eivät sisälly dimensioyhdistelmiin. Microsoft Dynamics 365 Financessa ei voi luoda pääkirjaa tunnisteiden arvojen saldojen tarkastelemista varten. Kun poraudut pääkirjan saldoista, tunnisteiden arvot näkyvät jokaisessa yksityiskohtaisessa tapahtumassa. Tunnisteiden arvot ovat erillisissä sarakkeissa. Tämän vuoksi tapahtumat on helppo lajitella ja suodattaa Tositetapahtumat- ja Päätilin tapahtumat -kyselyssä. Yksityiskohtaiset tapahtumat voidaan viedä Exceliin tai Power BI:hin.
Vaikutus kirjanpitoprosesseihin	Vaikka dimensioilla ei periaatteessa ole rajoituksia, mitä enemmän dimensioita luodaan ja käytetään dimensioyhdistelmässä, sitä hitaammin tapahtumien syöttäminen, tuominen ja prosessit sujuvat.	Koska tunnisteilla ei ole rakennetta eikä tarkistusta, niillä on vain vähän vaikutusta, kun niitä käytetään tapahtumissa tai kun niitä tuodaan entiteetin kautta.
Arvot, joita ei voi käyttää uudelleen	Dimensioita ei koskaan tule käyttää sellaisten arvojen seuraamisessa, joita ei voi käyttää uudelleen. Tällaisia arvoja ovat esimerkiksi asiakirja- ja viitenumerot. Tämäntyyppiset tiedot aiheuttavat tilikartan räjähdysmäisen kasvun, koska monet kirjanpitotilit ovat yksilöllisiä. Tämän vuoksi suorituskyky heikkenee erityisesti tilinpäätöksen ja ulkomaanvaluutan uudelleenarvostuksen sekä konsolidointien aikana.	Tunnisteita ei tule käyttää sellaisten arvojen seuraamisessa, joita ei voi käyttää uudelleen. Tällaisia arvoja ovat esimerkiksi asiakirja- ja viitenumerot.
Mahdollisuus aktivoida ja poistaa aktivointi	Uusia taloushallinnon dimensioita voidaan aktivoida, mutta järjestelmän on oltava ylläpitotilassa. Taloushallinnon dimensioiden aktivointia ei voi poistaa. Sen sijaan ne voidaan poistaa tilirakenteesta, jolloin tilirakennetta käyttävät yritykset eivät enää käytä dimensioita.	Tunnisteita voi aktivoida ja niiden aktivoinnin voi poistaa milloin tahansa.
Mahdollisuus poistaa	Dimensioita ei voi poistaa, jos niihin viitataan jossakin. Tämä koskee esimerkiksi kirjattua tapahtumaa. Jos dimensio viittaa entiteettiin, entiteettiä ja entiteetin arvoja ei voi poistaa. Tämä rajoitus auttaa säilyttämään viittauksen eheyden.	Tunnisteita ei voi poistaa. Tämä rajoitus auttaa säilyttämään kirjattuihin tapahtumiin syötetyt tunnisteiden arvot. Tunnisteiden aktivointi voidaan kuitenkin poistaa milloin tahansa. Jos tunniste viittaa luettelon entiteettiin, viittausta kyseiseen entiteettiin ei ylläpidetä. Jos tunniste on esimerkiksi yhdistetty Asiakkaan nimi -entiteettiin, asiakkaita voi poistaa, koska tunnisteiden arvoissa ei ole viitettä asiakkaaseen. Jos asiakkaan nimeä muutetaan, sitä ei päivitetä tunnisteiden arvoissa.
Mahdollisuus muokata kirjauksen jälkeen	Dimensioiden arvoja ei voi muokata kirjatuissa tapahtumissa, koska kirjanpitotilin kaikki muutokset vaikuttavat suoraan raportteihin.	Tunnisteiden arvoja käytetään vain sisäiseen analysointiin ja käsittelyyn. Siksi niitä voi lisätä, poistaa tai muokata kirjattuihin tapahtumiin Sisäisten tositteiden tietojen muokkaustoiminnon avulla. Tunnisteiden arvoihin kirjauksen jälkeen tehtyjä muutoksia ylläpidetään kirjausketjussa.
Yleinen vai yrityskohtainen?	Dimensiot määritetään yleisesti, ja ne määritetään jokaiselle yritykselle tilirakenteiden avulla. Dimensioissa on myös yritysten ohituksia, joten sama dimensio voi olla yhdessä yrityksessä aktiivinen ja toisessa passiivinen.	Tunnisteet määritetään yritystasolla. Ne voidaan jakaa Jaetut tiedot -ominaisuuden avulla. Tunnisteiden ja mukautettujen tunnisteiden arvot voidaan kopioida kuhunkin yritykseen käyttämällä tiedonhallinnan entiteettejä.