Budjettisuunnittelu
Tämän rahoitussuunnitelman tavoite on antaa ohjattu näkymä toimintopäivityksistä Microsoft Dynamics 365 Finance budjettisuunnittelualueella. Tämä kurssi sisältää nopean konfiguraatioesimerkin budjettisuunnittelumoduulista ja esittelee, miten budjettisuunnittelu voidaan suorittaa tämän konfiguraation avulla. Tässä esimerkissä keskitytään erityisesti seuraaviin liiketoimintaprosesseihin tai tehtäviin:
- Organisaatiohierarkian luonti budjetin suunnittelua ja käyttäjän tietoturvan konfigurointia varten
- Budjettisuunnitelmaskenaarioiden, budjettisuunnitelmasarakkeiden ja Excel-mallien määrittäminen
- Luodaan ja aktivoidaan budjettisuunnitteluprosessi
- Budjettisuunnitelman luominen hakemalla kirjanpidon todelliset arvot
- Budjettisuunnitelman asiakirjan tietojen oikaisu kohdistusten avulla
- Budjettisuunnitelman asiakirjan tietojen muokkaaminen Excelissä
Edellytykset
Tässä oppaassa sinun on käyttöympäristön Microsoft Dynamics 365 Finance Contoso esittelytiedot ja varattava instanssin järjestelmänvalvojana. Älä käytä tätä kuittia yksityisessä selaimen tilassa - kirjaudu ulos selaimessa joltakin muulta tililtä tarvittaessa ja kirjaudu sisään järjestelmänvalvojan valtuustimilla. Kun kirjaudut sisään, valitse Säilytä kirjautuneena - valintaruutu. Se luo Excel-sovellukseen pysyvän esteen, jota se parhaillaan tarvitsee. Jos kirjaudut sovellukseen käyttäen muuta kuin Edge-selainta, ohjelma pyytää sinua kirjautumaan Excel-sovellukseen. Kun napsautat kirjautumista Excel-sovelluksessa, näyttöön tulee ponnahdusikkuna ja kun kirjaudut sisään, valitse Säilytä kirjautuneena -valintaruutu. Jos napsauttamalla Excel-sovelluksessa olevaa lokia ei tehdä mitään, tyhjennä evästevälimuisti.
Skenaarion yleiskuvaus
Julia toimii talouspäällikkönä Contoso Entertainment Systemsissä Saksassa (DEMF). Kun FY2024 lähestyy, Julian on määritettävä yrityksen budjetti tulevalle vuodelle. Budjetin valmistelu näyttää seuraavanlaiselta:
- Julia käyttää edellisvuoden toteutuneita summia budjetin luomisen lähtökohtana.
- Julia luo edellisen vuoden toteutuneiden summien perusteella 12 kuukauden arviot seuraavalle vuodelle
- Julia tarkistaa budjettitapahtumat talousjohtajan kanssa. Kun se on tehty, Julia tekee tarvittavat oikaisut budjettisuunnitelmaan ja viimeistelee budjetin valmistelun.
Budjetin suunnittelun kokoonpanomalli skenaariolle näyttää seuraavalta:
Julia valmistelee budjetin käyttäen seuraavaa Excel-mallia:
Harjoitus 1: Määritys
Tehtävä 1: Organisaatiohierarkian luominen
Koska kaikki budjetointiprosessissa tapahtuu talousosastolla, Julian on luotava helppo organisaatiohierarkia, joka koostuu vain taloushallinto-osastosta.
1.1. Siirry organisaatiohierarkioihin ja valitse Uusi.
1.2. Kirjoita organisaatiohierarkian nimi Nimi-kenttään ja valitse Määritä tarkoitus.
1.3. Valitse budjettisuunnittelun tarkoitus, valitse Lisää ja määritä uusi organisaatiohierarkia.
1.4. Toista edellä oleva vaihe kohdassa Organisaation tarkoituksen suojaus. Sulje sivu, kun olet valmis.
1.5. Valitse Organisaatiohierarkiat-sivulla Näytä . Valitse muokkaa hierarkian suunnittelussa ja luo hierarkia valitsemalla Lisää .
1.6. Valitse "Talousosasto" budjetoinnin hierarkiaan.
1.7. Valitse tämän jälkeen Julkaise ja sulje. Valitse hierarkian julkaisutoiminnon voimaantulopäivä 1.1.2023.
Vaihe 2: Käyttäjäryhmän suojauksen määrittäminen
Budjettisuunnittelussa käytetään erityisiä suojauskäytäntöjä määrittämään pääsy budjettisuunnitelmien tietoihin. Julian on annettava käyttöoikeus taloushallinnon budjettisuunnitelmiin itselleen.
2.1. Siirry DEMF-yrityskontekstiin.
2.2. Siirry budjetointiasetusten budjettisuunnittelun>>budjettisuunnittelun>konfiguroinnille. Määritä Parametrit-välilehdessä suojausmallin arvoksi Perustuu suojausorganisaatioihin .
2.3. Valitse Järjestelmänvalvojat>Käyttäjät>Käyttäjät. Anna käyttäjien hallinnalle (Julia Funderburk) budjetin hallitsijan rooli.
2.4. Kerää käyttäjärooli ja valitse Määritä organisaatiot. 2.5. Valitse Myönnä käyttöoikeudet tietyille organisaatioille. Valitse ensimmäisessä vaiheessa luotu Organisaatiohierarkia. Valitse Talousosasto-solmu ja valitse Grant with children.
Tärkeää
Varmista, että suoritat tätä tehtävää DEHALLINNAN yrityskontekstissa, kun organisaation suojausta sovelletaan oikeushenkilöä kohti. Budjettisuunnitelmassa käytetään rooliin perustuvaa suojausta. Jos haluat tarkastella Budjettisuunnitelma-sivua , käyttäjällä on oltava jokin seuraavista rooleista:
- Budjettitoimihenkilö
- Budjetin osallistuja
- Budjettipäällikkö
Tehtävä 3: Luo skenaarioita
3.1. Siirry budjetointiasetusten budjettisuunnittelun>>budjettisuunnittelun>konfiguroinnille. Huomaa Skenaariot-sivulla , mitä skenaarioita on aiot käyttää tässä myöhemmin: edellisen vuoden toteutuneet ja budjetoitut.
Muistiinpano
Voit luoda tarvittaessa uusia skenaarioita tätä harjoituksia varten ja käyttää niitä.
Tehtävä 4: Luo budjettisuunnitelmalle sarakkeet
Budjettisuunnitelman sarakkeet ovat joko rahaan tai määrään perustuvia sarakkeita, joita voidaan käyttää budjettisuunnitelman asiakirjan asetteluun. Esimerkissämme on luotava sarake edellisen vuoden toteutuneita ja 12 saraketta, jotka edustavat joka kuukausi budjetoituna vuotena. Sarakkeita voidaan luoda joko klikkaamalla "Lisää"-painiketta ja kirjoittamalla arvot, tai tietoyksikön avulla. Tällä kurssilla käytämme tietoyksikköä syöttämään arvot.
4.1. Avaa Budjetointiasetusten budjettisuunnittelun >budjettisuunnittelun konfiguroinnissa> Sarakkeet-sivu>. Valitse sivun oikeassa yläkulmassa olevaa Office-painiketta ja valitse sarakkeet (ei-sivutta).
4.2. Excel-työkirja avataan arvojen täyttämiseen. Jos näyttöön tulee kehote, valitse Ota muokkaus ja luottamus luottamus käyttöön tällä sovelluksella.
4.3. Tarvitsemme enemmän sarakkeita arvojen täyttämiseen. Lisää sarakkeet ruudukkoon valitsemalla oikeanpuoleisesta ruudukosta Rakenne.
4.4. Ruudukkoon lisättävissä olevat sarakkeet saa näkyviin napsauttamalla kynäkuvaketta Suunnittele sarakkeita -kohdan vieressä.
4.5. Lisää käytettävissä olevat kentät valittuihin kenttiin kaksoisnapsauttamalla kenttää ja valitsemalla Päivitä.
4.6. Lisää kaikki luotavat sarakkeet Excel-taulukkoon. Lisää rivejä nopeasti Excelin automaattisen täytön avulla. Varmista, että rivit on lisätty taulun osana (pystyvierityspalkkia käytettäessä sarakeotsikoiden pitäisi näkyä ruudukon yläosassa).
4.7. Palaa sovellukseen ja päivitä sivu. Julkaistut arvot tulevat näkyviin.
Tehtävä 5: Luo budjettisuunnitelma asiakirjan suunnitelmat ja mallit
Asettelu määrittää, miltä budjettisuunnitelman asiakirjan rivien ruudukko näyttää, kun käyttäjä avaa budjettisuunnitelma-asiakirjan. Budjettisuunnitelma-asiakirjan asettelua voi vaihtaa, jos haluat nähdä samat tiedot eri aikasissa. Budjettisuunnitelma-asiakirjan kanssa käytettävät sarakkeet on määritetty, ja Sen on luotava budjettisuunnitelman asiakirja-asettelu. Se näyttää samalta kuin budjettitietojen luomiseen käytettävä Excel-taulu (katso kohta Skenaarion yhteenveto tässä kohteessa).
5.1. Avaa Asettelut-sivu Budjetointiasetusten budjettisuunnittelu> -konfiguroinnissa>>. Luo uusi asettelu kuukausittaiselle budjettitapahtumalle:
- Valitse MA+BU dimensioyhdistelmä sisällyttämään päätilit ja liiketoimintayksiköt asettelussa.
- Listaa kaikki budjettisuunnitelman sarakkeet, jotka luotiin edellisessä vaiheessa "Elementit"-osiossa. Tee kaikista paitsi edellisen vuoden todellisista arvoista muokattavia.
- Klikkaa "Kuvaukset"-painiketta valitaksesi minkä taloushallinnon dimensioiden tulisi näkyä "Kuvaukset"-ruudukossa.
Perustuen budjettisuunnitelman asettelun määritykseen, voimme luoda Excel-mallin, jota käytetään vaihtoehtoisena tapana muokata budjettitietoja. Koska Excel-mallin tulee vastata budjettisuunnitelman asettelun määrityksiä, et voi muokata budjettisuunnitelman asettelua sen jälkeen kun Excel-malli on luotu, joten tämä tehtävä tulisi tehdä sen jälkeen, kun kaikki asettelun osatekijät on määritetty.
5.2. Kohdassa 5.1. luodulle asettelulle, Vaihe valitsemalla .mallin>luominen Vahvista varoitussanoma. Voit tarkastella mallia valitsemalla Mallinäkymä >.
Muistiinpano
Varmista, että valitset Tallennus nimellä ja valitset mallin tallennuspaikan mallin muokkaamista varten. Jos käyttäjä valitsee valintaikkunassa "Avaa" tallentamatta, tiedostoon tehdyt muutokset eivät säily, kun tiedosto suljetaan.
5.3. Valinnainen vaihe - Muokkaa Excel-mallia, jotta mallista tulee käyttäjäystävällisempi – Lisää kokonaissumman kaavat, otsikkokentät, muotoilut jne. Tallenna muutokset ja lataa tiedosto budjettisuunnitelman asetteluun napsauttamalla Asettelun >lataaminen-painiketta.
Tehtävä 6: Luo budjettisuunnitteluprosessi
Julian on luotava ja aktivoitava uusi budjettisuunnitteluprosessi, joka yhdistää kaikki edellä olevat asetukset, alkaakseen kirjoittamaan budjettisuunnitelmia. Budjetin suunnitteluprosessi määrittää, mitä budjetointiorganisaatioita, työnkulkuja, asetteluja ja malleja käytetään budjettisuunnitelmien luomiseen.
6.1. Siirry budjettiasetusten budjettisuunnittelun>>budjettisuunnitteluprosessiin>ja luo uusi tietue.
- Budjettisuunnitteluprosessi – DEMF budjetointi FY2024
- Budjettijakso – FY2024
- Kirjanpito – DEMF
- Tilin oletusrakenne – Valmistus P&L
- Organisaatiohierarkia – valitse hirarkia, joka luotiin kurssin alussa
- Budjettisuunnittelun työnkulku – Määritä automaattisesti – Hyväksy työnkulku talousosastoa varten
- Budjettisuunnitteluvaiheen säännöissä ja malleissa, kullekin työnkulun budjettisuunnitteluvaiheelle, valitse onko "Lisää rivejä" ja "Muokkaa rivejä" sallittua ja mitä asettelua tulee käyttää oletuksena
Huomautus: Voit luoda lisää asiakirja-asetteluja ja määrittää ne käytettävissä olevaan budjettisuunnittelun työnkulun vaiheeseen klikkaamalla "Muut asettelut" -painiketta.
6.2. Aktivoi tämä budjettisuunnittelun> työnkulku valitsemalla Aktivoi toimenpiteet.
Harjoitus 2: Prosessin simulointi
Tehtävä 7: Luo budjettisuunnitelmalle alkuperäiset tiedot kirjanpitotilistä
7.1. Siirry kirjanpidon budjetointiin >Kausittainen>Luo budjetti -suunnitelma. Täytä kausittaiset prosessiparametrit ja valitse Muodosta .
7.2. Siirry Budjettibudjetti-suunnitelmaan > , kun haluat etsiä luontiprosessin luoman budjettisuunnitelman.
7.3. Avaa asiakirjan tiedot klikkaamalla "Asiakirjan numero" -hyperlinkkiä. Budjettisuunnitelma näytetään määritettynä tämän kurssin aikana luodussa asettelussa.
Vaihe 8: Luo kuluvan vuoden budjetti perustuen edellisen vuoden ilmoitettaviin todellisiin arvoihin
Kohdistusmenetelmien avulla budjettisuunnitelmassa voidaan helposti kopioida budjettisuunnitelmien tietoja skenaariosta toiseen, jakaa ne kausille tai kohdistaa dimensioihin. Käytämme kohdistuksia luomaan kuluvan vuoden budjetin edellisen vuoden ilmoitettavista todellisista arvoista.
8.1. Kerää kaikki budjettisuunnitelman tiedostoruudukon rivit ja valitse Kohdista budjetti.
8.2. Valitse kohdistusmenetelmä, kausiavain, lähde- ja kohdeskenaariot ja valitse Kohdista .
Edellisen vuoden toteutuneet summat kopioidaan kuluvan vuoden budjettiin ja kohdistetaan myyntikäyrän kausiavaimen avulla eri kausille.
Tehtävä 9: Oikaise budjettisuunnitelmaasiakirja käyttämällä Exceliä ja viimeistele asiakirja
9.1. Avaa tiedoston sisältö Excelissä valitsemalla Laskentataulukko.
9.2. Kun Excel-työkirja avautuu, muuta budjettisuunnitelman tiedoston numeroita ja valitse Julkaise .
9.3. Palaa budjettisuunnitelma-asiakirjaan. Hyväksy tiedosto>automaattisesti valitsemalla Työnkulun lähettäminen.
Kun työnkulku on valmis, budjettisuunnitelman asiakirjan tilaksi muuttuu Hyväksytty. 
Liite
Hyväksy automaattisesti työnkulun konfigurointi
A. BudjetointiAsetukset>>Budjettisuunnittelu Budjetointi-työnkulkuja>. Lue uusi työnkulku käyttämällä budjettisuunnittelun työnkulkuja:
Tässä työnkulussa on vain yksi tehtävä – budjettisuunnitelman vaiheen siirtymä.
Tallenna ja aktivoi työnkulku.
B. Siirry budjetointiasetusten budjettisuunnittelun>>budjettisuunnittelun>konfiguroinnille. Luo Vaiheet-välilehdessä 2 vaihetta – Alkuvaihe ja Lähetetty.
C. Siirry budjetointiasetusten budjettisuunnittelun>>budjettisuunnittelun>konfiguroinnille. Liitä Työnkulun **vaiheet -välilehdessä työnkulun automaattinen hyväksyntä, joka on luotu vaihe A:ssa, vaiheisiin Alku ja Lähetetty.
