Vuokrauksen hyväksyntätyönkulkujen käyttäminen
Tässä artikkelissa kerrotaan, miten työnkulkuja käytetään resurssin vuokrausten hyväksymisessä ja miten työnkulkujen tilaa ja historiaa seurataan. Työnkulkujen avulla vuokrasopimusten hyväksyntöjen hallinta on yhdenmukaista, koska käytössä on vakiohyväksyntävaiheet ja tietty käyttäjä, joka hyväksyy prosessin jokaisen vaiheen. Hyväksyjä voi hyväksyä vuokrasopimuksen, hylätä sen, pyytää siihen muutosta tai määrittää sen toiselle käyttäjälle hyväksyttäväksi. Työnkulut voivat myös tuoda hyväksyntäprosessiin lisää näkyvyyttä, kun niiden tilaa ja historiaa seurataan. Lisäksi voit tarkastella keskitettyä työluetteloa, jossa ovat tietyille hyväksyjille määritetyt tehtävät ja hyväksynnät.
Ennen kuin käytät tätä menetelmää, varmista, että ainakin vuokrasopimuksen hyväksyntätyönkulku on luotu. Jos työnkulkua ei ole, luo se. Lisätietoja työnkulun määrittämisestä on kohdassa Vuokrasopimuksen hyväksyntätyönkulkujen määrittäminen.
Lähetä vuokrasopimus hyväksyttäväksi. Valitse vuokrasopimuksen Kirjan tiedot -sivulla Työnkulku ja valitse sitten Lähetä.
Näyttöön tulevaan valintaikkunaan voit lisätä kommentin. Määritetty hyväksyjä näkee tämän kommentin yhdessä vuokrasopimuksen kanssa. Kun olet kirjoittanut kommentin, valitse Lähetä. Vuokrasopimus lähetetään työnkulkujärjestelmään, ja hyväksyjä saa sen hyväksyttäväksi.
Jos haluat nähdä ne vuokrasopimukset, jotka ne on määritetty hyväksyttäväksi, siirry kohtaan Moduulit > Yleiset > Työnimikkeet > Minulle määritetyt työnimikkeet.
Valitse Minulle määritetyt työnimikkeet -sivulla sen vuokrasopimuksen Vuokrasopimuksen tunnus -linkki, jota haluat tarkastella. Näkyviin tuleva sivu määräytyy niiden vuokrauskirjojen ja -tietojen perusteella, joiden käyttöoikeus käyttäjällä on.
Kun olet lopettanut vuokrasopimuksen tarkastelun, valitse Työnkulku ja päätä, mihin toimiin on ryhdyttävä. Vaihtoehtoja ovat Hyväksy, Hylkää, Pyydä muutosta, Delegoi ja Peruuta. Voit myös valita Tarkastele historiaa, jos haluat tarkastella valitun vuokrasopimuksen historiaa.
Kun olet valinnut toiminnon, anna sitä kuvaava kommentti. Kun olet antanut kommentin, valitse Hyväksytty-toiminto luettelosta.
Voit tarkastella hyväksymistoimintoja siirtymällä takaisin Vuokrasopimuksen tiedot -sivulle Vuokrasopimusyhteenveto-sivulta ja valita sitten Työnkulku > Tarkastele historiaa.
Voit tarkastella työnkulun aktiviteetteja Työnkulkuhistoria-sivulla. Tällä sivulla näkyvät tiettyyn vuokrasopimukseen tehdyt työnkulun vaiheet. Voit tarkastella määritettyjen työnimikkeiden tilaa myös Työnimikkeet-kentän avulla.
Jos haluat pysäyttää työnkulun, valitse Työnkulun historia -sivulla Saanti. Syötä näkyviin tulevassa valintaikkunassa kommentti ja valitse sitten OK.
Jos haluat poistaa työnkulun aktivoinnin tai aktivoida aiemmin luodun työnkulun, siirry kohtaan Resurssin vuokraus > Asetukset > Vuokrauksen työnkulku. Valitse sitten Vuokrauksen työnkulku -sivulla Työnkulku > Versiot. Jos haluat poistaa nykyisen työnkulun aktivoinnin, valitse aktiivinen vuokrasopimus vuokrasopimusversion valintaikkunassa ja valitse sitten Poista aktivointi. Jos haluat määrittää aiemmin luodun työnkulun aktiiviseksi, valitse työnkulku ja valitse sitten Määritä aktiiviseksi.