Perintäprosessin automatisointi

Tässä artikkelissa kuvataan perintäprosessin strategiat. Ne määrittävät automaattisesti myyntilaskut, jotka edellyttävät sähköpostimuistutuksen, perintätoiminnon (kuten puhelu) tai maksukehotuksen lähettämisen asiakkaalle.

Organisaatiot käyttävät usein paljon aikaa tutkiessaan vanhoja saldoraportteja, asiakastilejä ja avoimia laskuja. Näin organisaatioissa määritetään asiakkaat, joihin on oltava yhteydessä avoimen laskun tai tilisaldon vuoksi. Perintäasiamies kuluttaa paljon aikaa ollessaan yhteydessä asiakkaisiin ja periessään erääntyneitä maksuja tai ratkaistessaan laskuepäselvyyksiä. Perintäprosessin automatisoinnin avulla voit määrittää strategiaan perustuvan lähestymistavan perintäprosessille. Näin voit kohdistaa perintätoiminnot johdonmukaisesti mukautettujen sähköpostimuistutusten tai maksukehotusten lähettämisen suorittavan ohjelmoidun prosessin avulla.

Perintäprosessin määrittäminen

Voit käyttää Perintäprosessin määrittäminen -sivua (Luotonvalvonta > Määritys > Perintäprosessin määrittäminen) jos haluat luoda automatisoituja perintäprosesseja. Niiden avulla voit ajoittaa toimintoja, lähettää sähköpostiviestejä ja luoda sekä lähettää asiakkaan maksukehotuksia. Prosessin vaiheet perustuvat johtavaan tai vanhimpaan avoimeen laskuun. Kukin vaihe käyttää tätä laskua määritettäessä, mitä viestintää käytetään ja mikä tehtävä suoritetaan kunkin asiakkaan kanssa.

Perintäryhmät lähettävät tavallisesti etuajassa ilmoituksen, joka liittyy kuhunkin avoimeen laskuun, jotta asiakkaalle ilmoitetaan ennen laskun erääntymistä. Ennen perintää -valinta voidaan määrittää sallimaan jokaisessa prosessihierarkiassa yksi vaihe jokaista laskua kohti, joka toteutetaan, kun laskun ajoitus saavuttaa tämän vaiheen.

Prosessihierarkia

Kukin asiakaspooli voidaan liittää vain yhteen prosessihierarkiaan. Tämän vaiheen hierarkiajärjestys määrittää ensisijaisen prosessin, jos asiakas kuuluu useampaan kuin yhteen pooliin, johon on määritetty prosessihierarkia. Poolin tunnus määrittää, mitkä asiakkaat määritetään prosessiin. Kunkin määritettävän hierarkian voi delegoida vain yhdelle prosessiautomaatiolle.

Hiljaiset päivät varmistavat, että automatisoitu prosessi ei ole asiakkaaseen yhteydessä liian usein. Jos esimerkiksi hiljaisia päiviä on määritetty kaksi, automatisoitu prosessi ei ole yhteydessä asiakkaaseen vähintään kahteen päivään, vaikka alkuperäinen johtava lasku olisi maksettu kokonaan.

Jos haluat jättää asiakkaita pois prosessiautomaatiosta, jos asiakkaan erääntymissaldo tai laskun summa on vähemmän kuin määritetty arvo, valitse Asiakkaan erääntymissaldo vähemmän kuin tai Laskun summa vähemmän kuin kentässä Jätä pois prosessista ja syötä summan arvo.

Merkitse Käytä ennusteita luodaksesi perintäaktiviteetteja käyttäen asiakkaan maksuennusteita. Luodut aktiviteetit käyttävät aktiviteettimallia Maksuennusteet-kohdasta Myyntireskontran parametrit -sivulla Kokoelmaprosessin automaatio -välilehdessä.

Prosessin tiedot

Napsauta Uusi lisätäksesi uudet prosessitiedot hierarkiaan. Kuvauksen avulla määritetään hierarkian vaiheen merkitys tai nimi. Valitse Toimintotyyppi määrittääksesi, mikä vaihe luo tehtävän, lähettää sähköpostin tai luo maksukehotuksen.

• Liiketoiminta-asiakirja määrittää toimintotyypin luomisessa käytettävän mallin. Tämä asiakirja voi olla tehtävämalli, sähköpostimalli tai maksukehotus, joka lähetetään jokaiselle asiakkaalle. Perintäprosessin automatisointi luo vain maksukehotuksia asiakasta kohti riippumatta siitä, miten muut perintäparametrit on määritetty.
• Kun prosessi määritetään vaihe, joka tapahtuu ennen laskun (vanhin) eräpäivää tai sen jälkeen, ja sitä käytetään yhdessä laskun eräpäiväsarakkeeseen liittyvien päivien kanssa näkyvän numeron kanssa.
• Merkitse Esikehotus-vaihtoehto luodaksesi toiminnon jokaiselle laskulle yhdessä vaiheessa prosessihierarkiassa. Esikehotukset ovat tavallisesti etuajassa lähetettäviä ilmoituksia, jotka liittyvät avoimeen laskuun, jotta asiakkaalle voidaan ilmoittaa ennen laskun erääntymistä. Esikehotus voidaan merkitä vain yhdelle aktiviteetille hierarkiaa kohden. Kun valitset sähköpostitoiminnon tyypin, vastaanottajaa käytetään määrittämään, lähetetäänkö sähköpostiviesti asiakkaalle, myyntiryhmälle vai perimisasiamiehen yhteyshenkilölle.
• Liiketoiminnan tarkoituksen yhteyshenkilö -kenätn arvo määrittää, kenelle asiakkaan tilin yhteyshenkilölle viestintä lähetetään.

Liiketoiminta-asiakirjojen tiedot

Liiketoiminta-asiakirjan tiedot vaihtelevat prosessin tiedoissa valitun toimintotyypin perusteella. Kun toimintotyyppi on tehtävä, tehtävämallin tiedot näytetään. Näihin tietoihin sisältyvät tehtävämallin nimi, luotavan tehtävän tyyppi, tehtävän tarkoitus, tehtävän suorittamiseen ajoitettujen päivien määrä sekä tehtävän tiedot. Tämä tehtävä linkittää sen jälkeen johtavan laskun, joka kertoo tehtävän suorittamiseen tarvittavan toiminnon vastaanottajalle.

Jos toimintotyyppi on sähköpostiviesti prosessin tiedoissa, tässä osassa on kaksi pikavälilehteä. Ensimmäistä käytetään mallin tunnuksen, sähköpostin kuvauksen, oletuskielen, automaattisesti lähetettävien sähköpostiviestien vastaanottavan käyttäjätunnuksen ja liittyvän lähettäjän sähköpostiosoitteen määrittämisessä. Toisen avulla luodaan sähköpostin tekstiosa sen jälkeen, kun Kieli- ja Aihe-kentät on tallennettu valitsemalla Muokkaa. Tämä avaa ikkunan, joka sallii HTML-sisällön lataamisen.

Muistiinpano

Voit tallentaa Outlook-sähköpostiviestin, joka sisältää leipätekstin HTML-muodossa. Tämän jälkeen voit ottaa mallin käyttöön lataamalla viestin sisällön.

Jos maksukehotuksen toimintotyyppi on valittuna, asetussivulla ei ole liiketoiminta-asiakirjan tietojen osaa.

Käytä Perintäprosessin historia -painiketta tarkastellaksesi valitun prosessihierarkian viimeaikaista historiaa.

Napsauta Perintäprosessin määritys -toimintoa tarkastellaksesi asiakkaita, jotka on liitetty perintäprosessiin. Käytä Asiakkaan määrityksen esikatselua tarkastellaksesi hierarkiaa, joka on määritetty tietylle asiakkaalle. Käytä Prosessin määrityksen esikatselua esikatsellaksesi asiakkaita, jotka määritetään hierarkiaan sen suorittamisen yhteydessä. Napsauta Manuaalinen määritys tarkastellaksesi asiakkaita, jotka on määritetty prosessiin manuaalisesti, tai valitse asiakkaat, joille määritetään prosessi.

Napsauta Prosessin simulaatio -toiminto esikatsellaksesi toimenpiteet, jotka luodaan, jos valittu prosessien automaatio suoritetaan tällä kertaa.