Toimittajan pankkitilin työnkulku

Toimittajan pankkihyväksyntätyönkulun avulla varmistetaan, että toimittajien lähettävät pankkitiedot ovat suojattuja, taloudellisesti yhteensopivia ja suojattuja. Tämä ominaisuus auttaa vähentämään petosten riskiä havaitsemalla ja estämällä hyväksymättömät muutokset. Yritykset voivat arvioida ja hyväksyä toimittajan pankkitilin tietoihin tehdyt muutokset ja vahvistaa, että pankkitiedot ovat organisaationsa standardien ja toimintakäytäntöjen mukaisia.

Kun otat toimittajan pankkitilin työnkulun käyttöön, voit määrittää, mitkä kentät edellyttävät hyväksyntää ja mitkä toimenpiteet käynnistävät työnkulun.

Edellytykset

Tämän ominaisuuden käyttö edellyttää järjestelmältä seuraavia ominaisuuksia:

• Talous- ja toimintosovelluksesi version on oltava 10.0.32 tai sitä suurempi.
• Toimittajan pankkitilin muutosehdotuksen työnkulku -nimisen ominaisuuden on oltava käytössä ominaisuuksien hallinnassa.

Toimittajan pankkitilin työnkulun määrittäminen

Voit määrittää toimittajan pankin hyväksynnän työnkulkuominaisuuden noudattamalla seuraavia vaiheita.

1. Valitse Ostoreskontra > Asetukset > Ostoreskontran parametrit.

2. Määritä Yleiset-välilehden Toimittajan pankkitilin hyväksyntä -pikavälilehdessä seuraavat kentät:

   • Pankkitilin hyväksyminen (luo) – Määritä tämän asetuksen arvoksi Kyllä, jos haluat, että kaikkien uusien pankkitilitietueiden hyväksyntä vaaditaan, riippumatta siitä, onko verkko-asiakasohjelma käytössä vai tuodaanko tietueita tietoyksikön kautta. Määritä tämän asetuksen arvoksi Ei, jos haluat, että käyttäjät voivat luoda tai tuoda uusia pankkitilitietueita ilman hyväksyntää.

   • Pankkitilin hyväksyminen (päivitys) – Määritä tämän asetuksen arvoksi Kyllä , jotta hyväksyntä vaaditaan, kun käyttäjä päivittää aiemmin luodut pankkitilitietueet Internet-asiakasohjelmaa käyttäen. (Hyväksyntä on pakollinen vain kentissä, joissa tämän pikavälilehden ruudukossa on valittuna IsEnabled-valintaruutu). Määritä tämän asetuksen arvoksi Ei, jos haluat, että käyttäjät voivat päivittää kaikki kentät olemassa olevissa pankkitilitietueissa ilman hyväksyntää.

   • Tietoyksikön toiminta (päivitys) – Valitsemalla jonkin seuraavista arvoista voit määrittää toiminnan, joka tapahtuu, kun tietue päivitetään tuomalla tiedot tietoyksikön kautta. Asetus ei vaikuta päivityksiin, jotka teet www-asiakasohjelmaa käyttäen.

     • Salli muutokset ilman hyväksyntää – Tietoyksikkö päivittää kaikkien kenttien arvot käsittelemättä muutoksia työnkulun kautta.
     • Hylkää muutokset : tietoyksikkö ei koskaan päivitä suojattujen kenttien arvoja. Tuonti epäonnistuu, jos se sisältää suojattujen kenttien päivitykset.
     • Luo muutosehdotuksia – Tietoyksikkö päivittää ei-suojattujen kenttien arvot ja lisää uusia arvoja suojattuihin kenttiin ehdotetuina muutostena. Tietoyksikkö ei käynnistä työnkulkua automaattisesti, ja ehdotetut muutokset on toimitettava tarvittaessa.

3. Valitse toimittajan pankkitilin kenttien luettelosta IsEnabled-valintaruutu jokaiselle hyväksyntää edellyttävälle kentälle.

4. Valitse toimintoruudussa Tallenna.

5. Valitse Ostoreskontra > Asetukset > Ostoreskontran työnkulut.

6. Valitse toimintoruudussa Uusi.

7. Valitse Luo työnkulku -valintaikkunasta työnkulun hyväksyntä ehdotetulle toimittajan muutokselle.

8. Työnkulkueditorisovellus avautuu tietokoneessa. Tämän rakenteen avulla voit suunnitella työnkulun tarpeen mukaan. Lisätietoja editorin käyttämisestä on kohdassa Työnkulkujärjestelmän yleiskatsaus ja siihen liittyvissä artikkeleissa.

Lisää uusi toimittajan pankkitili ja lähetä se hyväksyttäväksi

Voit lisätä uuden toimittajan pankkitilin ja lähettää sen hyväksyttäväksi www-asiakasohjelman avulla seuraavasti.

1. Siirry kohtaan Ostoreskontra > Toimittajat > Kaikki toimittajat.
2. Valitse toimittaja, jolle haluat määrittää pankkitilin.
3. Valitse toimintoruudun Toimittaja-välilehden Asetukset-ryhmässä Pankkitilit.
4. Luo pankkitili valitsemalla Toimittajan pankkitilit -sivun toimintoruudusta Uusi.
5. Täytä kaikki tarvittavat kentät.
6. Kun tietueita ei enää tarvitse luoda, valitse Tallenna.
7. Lähetä uudet pankkitilin tiedot hyväksyttäväksi valitsemalla toimintoruudusta Työnkulku > lähetä. Uusi pankkitilitietue ei ole käytettävissä, ennen kuin hyväksyjä on hyväksynyt sen.

Toimittajan pankkitilitietueen päivittäminen ja sen lähettäminen hyväksyttäväksi

Voit muokata olemassa olevaa toimittajan pankkitiliä ja lähettää sen hyväksyttäväksi www-asiakasohjelman avulla seuraavasti.

1. Siirry kohtaan Ostoreskontra > Toimittajat > Kaikki toimittajat.

2. Valitse toimittaja, jonka pankkitiedot haluat päivittää.

3. Valitse toimintoruudun Toimittaja-välilehden Asetukset-ryhmässä Pankkitilit.

4. Valitse Toimittajan pankkitilit -sivun luetteloruudusta tili, jota haluat muokata. Valitse sitten Muokkaa toimintoruudussa.

5. Muokkaa kenttiä tarvittaessa. Jokainen kenttä, joka edellyttää hyväksyntää, kun se päivitetään, merkitään arvolla (vaatii hyväksynnän).

6. Kun tietuetta ei enää tarvitse muokata, valitse Tallenna.

7. Jos päivitit vähintään yhden hyväksyttävän kentän, toimintoruudussa on kaksi uutta painiketta: Ehdotetut muutokset ja Työnkulku.

   • Voit tarkistaa ehdotetut muutokset valitsemalla toimintoruudussa Ehdotetut muutokset ja avaamalla Ehdotetut muutokset -valintaikkunan. Hylkää ehdotetun kentän arvo valitsemalla Hylkää luettelossa kentän vieressä. Hylkää kaikki muutokset sivun alareunassa olevassa valintaikkunasa Hylkää kaikki muutokset -painikkeella. Kun olet valmis, sulje valintaikkuna valitsemalla OK.
   • Voit lähettää muutokset hyväksyttäväksi valitsemalla toimintoruudusta Työnkulku > lähettäminen. Suojattuihin kenttiin tehdyt muutokset päivittyvät vasta, kun hyväksyjä on hyväksynyt muutokset.

Uuden tai päivitetyn toimittajan pankkitilin hyväksynnän tilan seuraaminen

Jokaisen toimittajan pankkitilitietueen otsikko sisältää Tarkista tila -kentän, jonka avulla voit seurata tietueen hyväksynnän tilaa. Seuraavassa taulukossa luetellaan mahdolliset Tarkista tila -arvot ja niiden tarkoitukset.

Tarkistuksen tila	Kuvaus
Luonnos	Tämä tila ilmaisee uuden pankkitilitietueen, jota ei ole vielä lähetetty hyväksyttäväksi.
Hyväksytty	Tämä tila ilmaisee pankkitilitietueen, jossa kaikki uudet ja päivitetyt asetukset on hyväksytty.
Hyväksytty, muutoksia ei ole lähetetty	Tämä tila ilmaisee aiemmin hyväksytyn pankkitilitietueen, jossa suojattuja kenttiä on muokattu, mutta joita ei ole vielä lähetetty hyväksyttäväksi.
Hyväksytty, odottavat muutokset	Tämä tila ilmaisee aiemmin hyväksytyn pankkitilitietueen, jossa suojattuja kenttiä on muokattu ja lähetetty hyväksyttäväksi.

Voit tarkastella työnkulkuhistoriaa ja seurata hyväksynnän saamassasi tietueessa työnkulkuhistoriaa valitsemalla toimintoruudusta Työnkulku > näytä historia.

Toimittajan uuden tai päivitetyn pankkitilin hyväksyminen

Kun tietue on lähetetty, työnkulku noudattaa normaalia työnkulkuprosessia. Se tiedota asianmukaisille hyväksyjille päivityksestä ja ohjaa ne Toimittajan pankkitilit -sivulle, jossa he voivat suorittaa seuraavat toimenpiteet:

• Hyväksyjät voivat tarkastella aiemmin luotujen pankkitilitietueiden päivityksiä varten kunkin suojatun kentän nykyistä ja ehdotettua arvoa valitsemalla toimintoruudusta Ehdotetut muutokset. Hyväksyjä hyväksyy muutokset ja hyväksyy muutokset toimintoruudussa valitsemalla työnkulku > hyväksyminen. Kun kaikki hyväksynnät on suoritettu, järjestelmä päivittää kaikki kentät ehdotetuilla arvoilla.
• Uusien pankkitilitietueiden osalta hyväksyjien on avattava tietue, tarkistettava pankkitilin tiedot Toimittajan pankkitilit -sivulla ja hyväksyttävä sitten uusi tietue valitsemalla Työnkulku > hyväksyntä. Kun kaikki hyväksynnät on suoritettu, uusi pankkitili on käytettävissä.
• Jos haluat hylätä uusia tai päivitettyjä tietueita, hyväksyjä valitsee toimintoruudusta Työnkulku > hylkääminen. Tietue palautetaan ennakkolähetyksen tarkistustilansa (Luonnos tai Hyväksytty, muutoksia ei ole lähetetty), jotta sitä voi muokata ja/tai lähettää uudelleen tarvittaessa. (Jos haluat lähettää tietueen uudelleen, käyttäjä valitsee Työnkulku > lähetä uudelleen toimintoruudussa.)
• Hyväksyjä voi delegoida hyväksynnän toiselle hyväksyjälle valitsemalla työnkulku > delegointi toimintoruudusta.
• Jos haluat peruuttaa käynnissä ollutta työnkulkua, kuka tahansa käyttäjä voi valita toimintoruudusta Työnkulku > peruutus. Tietue palautetaan ennakkolähetyksen tarkistustilansa (Luonnos tai Hyväksytty, muutoksia ei ole lähetetty), jotta sitä voi muokata ja/tai lähettää uudelleen tarvittaessa. Alkuperäinen lähettäjä saattaa käyttää tätä toimintoa virheen korjaamiseen.