Työnkulkuominaisuuksien asetusten määrittäminen

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten työnkulun eri ominaisuudet määritetään.

Konfiguroidaksesi työnkulun ominaisuudet, avaa työnkulku työnkulkueditorissa. Napsauta Työnkulkueditorin alustaa ja valitse sitten ominaisuudet avataksesi Ominaisuudet-sivun. Seuraavien ohjeiden avulla voit sitten määrittää työnkulun eri ominaisuudet.

Työnkulun nimeäminen

Kirjoita näiden ohjeiden avulla nimi työnkululle.

1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.
2. Kirjoita Nimi-kenttään työnkulun yksilöivä nimi. Oletetaan esimerkiksi, että olet luomassa ostoehdotustyönkulut jokaiselle maalle/alueelle, jossa toimit. Ostoehdotustyönkulut voi nimetä esimerkiksi seuraavasti: Tanskan ostoehdotukset tai Espanjan ostoehdotukset.

Työnkulun omistajan määrittäminen

Työnkulun omistaja on vastuussa työnkulun hallinnasta ja ylläpidosta. Määritä työnkulun omistaja seuraavia ohjeita noudattamalla.

1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.
2. Valitse Omistaja-luettelosta tämän työnkulun hallinnasta vastaava henkilö.

Valitse sähköpostimalli.

Valitse näiden ohjeiden avulla sähköpostimalli, jota käytetään työnkulkua koskevien ilmoitusviestin luomiseen.

1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.
2. Valitse malli Työnkulkuilmoitusten sähköpostimallit -luettelosta.

Käyttäjien ohjeiden määrittäminen

Voit antaa ohjeita käyttäjille, jotka lähettävät asiakirjoja käsiteltäviksi ja hyväksyttäviksi. Näistä käyttäjistä käytetään myös nimitystä aloittaja. Oletetaan, että olet luomassa ostoehdotuksen työnkulkua, jolle kirjoitat ohjeita. Ohjeet ovat sitten niiden henkilöiden tarkasteltavissa, jotka luovat ostoehdotuksia Ostoehdotukset-sivulla. Aloittaja voi avata ohjeet näyttöön napsauttamalla työnkulun sanomapalkissa olevaa kuvaketta. Määritä käyttäjien ohjeet seuraavasti.

1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.

2. Kirjoita ohjeet Lähetysohjeet-kenttään.

3. Voit mukauttaa ohjeita lisäämällä paikkamerkkejä. Kun käyttäjät tarkastelevat ohjeita, paikkamerkit korvataan asianmukaisilla tiedoilla. Paikkamerkkejä voit lisätä seuraavasti:

   1. Napsauta Lähetysohjeet-kenttää määrittääksesi, mihin haluat lisätä paikkamerkin.
   2. Napsauta Lisää paikkamerkki -painiketta.
   3. Valitse esiin tulevasta luettelosta lisättävä paikkamerkki.
   4. Valitse Lisää.

4. Ohjeiden käännökset voit lisätä seuraavasti:

   1. Napsauta Käännökset-painiketta.
   2. Valitse esiin tulevalla sivulla Lisää.
   3. Valitse esiin tulevasta luettelosta kieli, jolla kirjoitat tekstin.
   4. Kirjota tekstisi Käännetty teksti -kenttään.
   5. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä paikkamerkkejä. Ohjeet paikkamerkkien asettamisesta ovat vaiheessa 3.
   6. Valitse Sulje.

Muistiinpano

Paikkamerkkejä ei voi lisätä kopioimalla ja liittämällä, koska kohdetietoja ei ole liitetty oikein. Lisää paikkamerkit käyttöliittymän avulla.

Määritä, milloin tätä työnkulkua käytetään aktivointiehtojen avulla

Voit luoda useita samaan työnkulkutyyppiin perustuvia työnkulkuja. Jos käytössä on useita samaan tyyppiin perustuvia työnkulkuja, määritä aktivointiehtojen avulla, milloin kutakin työnkulkua käytetään. Jos aktivointiehdot eivät täyty, käytetään oletusarvoista työnkulkua. Vastaavasti jos työnkulkutyypille on määritetty vain yksi työnkulun määritys, tätä työnkulun määritystä käytetään aktivointiolosuhteista riippumatta.

Voit esimerkiksi luoda ostoehdotustyönkulun kullekin maalle/alueelle, jossa toimit, kuten Tanskan ostoehdotukset ja Espanjan ostoehdotukset seuraavin ehdoin:

• Tanskan ostoehdotukset -työnkulkua käytetään, kun maa/alue on DK.
• Espanjan ostoehdotukset -työnkulkua käytetään, kun maa/alue on ES.

Määritä seuraavien ohjeiden avulla, milloin konfiguroitavaa työnkulkua tulee käyttää.

1. Valitse vasemmasta ruudusta Aktivointi.
2. Merkitse Määritä tämän työnkulun suorittamisen ehdot -valintaruutu.
3. Valitse Lisää ehto.
4. Määritä ehto.
5. Kirjoita kaikki muut tarvittavat ehdot.
6. Suorittamalla työnkulun joillakin kohdetietueilla voit varmistaa, että ehto sisällyttää ja jättää tietueita pois oikein.

Määritä, milloin ilmoitukset lähetetään

Kun asiakirja lähetetään käsiteltäväksi, järjestelmä luo työnkulkuinstanssin. Voit lähettää käyttäjille ilmoituksen, kun (tähän työnkulkuun perustuva) työnkulkuinstanssi aloitetaan tai päätetään tai kun työnkulku on valmis tai se pysäytetään virheen vuoksi. Seuraavia ohjeita noudattamalla voit määrittää, milloin ilmoitukset lähetetään.

1. Valitse vasemmasta ruudusta Ilmoitukset.

2. Merkitse kunkin tapahtuman valintaruutu, jonka tulisi käynnistää ilmoitusten lähettäminen:

   • Aloitettu : Lähetä ilmoitukset, kun työnkulkuinstanssi aloitetaan.
   • Pysäytetty : Lähetä ilmoitukset, kun työnkulkuinstanssi pysäytetään virheen vuoksi.
   • Valmis : Lähetä ilmoitukset, kun työnkulkuinstanssi on valmis.
   • Peruuttamaton– Lähetä ilmoitukset, kun työnkulkuinstanssi pysäytetään peruuttamattoman virheen vuoksi.
   • Lopetettu – Lähetä ilmoitukset, kun työnkulkuinstanssi lopetetaan.

3. Valitse sen tapahtuman rivi, jonka valitsit vaiheessa 2.

4. Kirjoita Ilmoitusteksti-välilehdellä ilmoituksen leipäteksti.

5. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä paikkamerkkejä. Kun käyttäjät tarkastelevat tekstiä, paikkamerkit korvataan asianmukaisilla tiedoilla. Paikkamerkkejä voit lisätä seuraavasti:

   1. Napsauta kentän kohtaa, johon haluat lisätä paikkamerkin.
   2. Napsauta Lisää paikkamerkki -painiketta.
   3. Valitse esiin tulevasta luettelosta lisättävä paikkamerkki.
   4. Valitse Lisää.
   5. Tavallinen sisällytettävä Ilmoitusteksti-paikkamerkki on Viimeiset muistiinpanot: %Workflow.Last note%, joka näyttää kaikki kommentit edellisestä vaiheesta.

6. Tekstien käännökset voit lisätä seuraavasti:

   1. Napsauta Käännökset-painiketta.
   2. Napsauta esiin tulevalla sivulla Lisää-painiketta.
   3. Valitse esiin tulevasta luettelosta kieli, jolla kirjoitat tekstin.
   4. Kirjota tekstisi Käännetty teksti -kenttään.
   5. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä paikkamerkkejä. Ohjeet paikkamerkkien asettamisesta ovat vaiheessa 5.
   6. Valitse Sulje.

7. Käytä Vastaanottaja-välilehden seuraavia asetuksia määrittääksesi henkilöt, joille ilmoitukset lähetetään.

   Vaihtoehto	Ilmoitukset lähetetään näille käyttäjille	Noudata seuraavia ohjeita lähettääksesi ilmoituksia
   Osallistuja	Käyttäjät, jotka on määritetty tiettyyn ryhmään tai rooliin	Napsauta Vastaanottaja-välilehdessä Osallistuja-kohtaa. Valitse Rooliperustainen-välilehdellä Osallistujan tyyppi -luettelosta ryhmän tai roolin tyyppi, jolle ilmoituksia lähetetään. Valitse Osallistuja-luettelosta, ryhmä tai rooli, jolle ilmoituksia lähetetään.
   Työnkulun käyttäjä	Käyttäjät, jotka osallistuvat työnkulkuun	Napsauta Vastaanottaja-välilehdessä Työnkulun käyttäjä-kohtaa. Valitse Työnkulun käyttäjä -välilehden Työnkulun käyttäjä -luettelosta tämän työnkulun osallistuja.
   Käyttäjä	Tietyt käyttäjät	Napsauta Vastaanottaja-välilehdessä Käyttäjä-kohtaa. Käyttäjä-välilehden Käytettävissä olevat käyttäjät -luettelo sisältää kaikki käyttäjät. Valitse käyttäjät, joille ilmoituksia lähetetään ja siirrä nämä käyttäjät Valitut käyttäjät -luetteloon.

8. Toista vaiheet 3-7 kullekin tapahtumalle, jonka valitsit vaiheessa 2.

Kirjoita kommentit työnkulkuun tekemistäsi muutoksista

Noudata seuraavia ohjeita, kun haluat määrittää työnkulkuun tehtyjen muutosten kommentteja.

1. Valitse vasemmasta ruudusta Huomautukset.
2. Kirjoita kommenttisi Anna kommentteja työnkulusta -kenttään.
3. Tarkista kommenttisi. Kommentteja ei voi muokata lisäämisen jälkeen.
4. Valitse Lisää lisätäksesi kommenttisi Kommenttihistoria-alueelle.