Jaa

Manuaalisten tehtävien konfiguroiminen työnkulkuun

  • Artikkeli

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten manuaalisen tehtävän ominaisuudet määritetään.

Manuaalinen tehtävä konfiguroidaan työnkulkueditorissa napsauttamalla tehtävää hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Ominaisuudet, joka avaa Ominaisuudet-sivun. Sitten voit määrittää seuraavien ohjeiden avulla manuaalisen tehtävän ominaisuudet.

Tehtävän nimeäminen

Kirjoita näiden ohjeiden avulla nimi manuaaliselle tehtävälle.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.
  2. Kirjoita tehtävän yksilöivä nimi Nimi-kenttään.

Aiherivin ja ohjeiden määrittäminen

Sinun on luotava aiherivi ja ohjeet käyttäjille, jotka on määritetty tähän tehtävään. Esimerkiksi jos olet konfiguroimassa ostoehdotukselle tehtävää, sille määritetty käyttäjä näkee aiherivin ja ohjeet Ostoehdotukset-sivulla. Aiherivi näytetään sivulla olevalla viestirivillä. Käyttäjä voi sitten avata ohjeet napsauttamalla viestirivin kuvaketta. Seuraavia ohjeita noudattamalla voit määrittää aiherivin ja ohjeet.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.

  2. Kirjoita aiherivi Työnimikkeen aihe -kenttään.

  3. Voit mukauttaa aiheriviä lisäämällä paikkamerkkejä. Kun käyttäjät tarkastelevat ilmoitusta, paikkamerkit korvataan asianmukaisilla tiedoilla. Paikkamerkkejä voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta tekstiruudussa kohtaa, johon haluat lisätä paikkamerkin.
    2. Napsauta Lisää paikkamerkki -painiketta.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta lisättävä paikkamerkki.
    4. Valitse Lisää.

  4. Aiherivin käännökset voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta Käännökset-painiketta.
    2. Valitse esiin tulevalla sivulla Lisää.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta kieli, jolla kirjoitat tekstin.
    4. Kirjota tekstisi Käännetty teksti -kenttään.
    5. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä paikkamerkkejä vaiheen 3 mukaisesti.
    6. Valitse Sulje.

  5. Kirjoita ohjeet Työnimikkeen ohjeet -kenttään.

  6. Voit mukauttaa ohjeita lisäämällä paikkamerkkejä. Kun käyttäjät tarkastelevat ohjeita, paikkamerkit korvataan asianmukaisilla tiedoilla. Paikkamerkkejä voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta tekstiruudussa kohtaa, johon haluat lisätä paikkamerkin.
    2. Napsauta Lisää paikkamerkki -painiketta.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta lisättävä paikkamerkki.
    4. Valitse Lisää.

  7. Ohjeiden käännökset voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta Käännökset-painiketta.
    2. Valitse esiin tulevalla sivulla Lisää.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta kieli, jolla kirjoitat tekstin.
    4. Kirjota tekstisi Käännetty teksti -kenttään.
    5. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä paikkamerkkejä vaiheen 6 mukaisesti.
    6. Valitse Sulje.

Tehtävän määrittäminen

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit määrittää käyttäjät, joille manuaalinen tehtävä määritetään.

  1. Valitse vasemmasta ruudusta Määritys.

  2. Valitse Määrityksen tyyppi -välilehdellä jokin seuraavan taulukon vaihtoehdoista ja noudata vaihtoehdon toimia ennen siirtymistä vaiheeseen 3.

    Vaihtoehto Käyttäjät, joille tehtävä on määritetty Lisävaiheet
    Osallistuja Käyttäjät, jotka on määritetty tiettyyn ryhmään tai rooliin
    1. Valittuasi osallistujan, valitse Rooliperustainen-välilehdellä Osallistujan tyyppi -luettelosta ryhmän tai roolin tyyppi, jolle tehtävä määritetään.
    2. Valitse Osallistuja-luettelosta, ryhmä tai rooli, jolle tehtävä määritetään.
    Hierarkia Tietyssä organisaatiohierarkiassa olevat käyttäjät
    1. Valittuasi hierarkian, valitse Hierarkian valinta -välilehdellä Hierarkian tyyppi -luettelosta hierarkian tyyppi, jolle tehtävä määritetään.
    2. Järjestelmän on noudettava käyttäjien nimijoukko hierarkiasta. Nämä nimet edustavat käyttäjiä, joille tehtävän voi määrittää. Noudata näitä ohjeita määrittääksesi järjestelmän noutamien käyttäjänimien joukon aloituspiste ja lopetuspiste:
      1. Määritä aloituspiste valitsemalla henkilö Alku-luettelosta.
      2. Määritä lopetuspiste valitsemalla Lisää pysäytysehto. Määritä sitten ehto, joka ilmaisee, missä kohtaa hierarkiaa järjestelmä lopettaa nimien noutamisen.
    3. Määritä Hierarkian asetukset -välilehdellä, mille valitun joukon käyttäjille tehtävä määritetään:
      • Määritä kaikille noudetuille työntekijöille – Tehtävä määritetään joukon kaikille käyttäjille.
      • Määritä vain viimeksi noudetulle käyttäjälle – Tehtävä määritetään vain joukon viimeiselle työntekijälle.
      • Jätä pois käyttäjät, joilla on seuraava ehto – Tehtävää ei liitetä niille joukon käyttäjille, jotka täyttävät määritetyn ehdon. Määritä ehto valitsemalla Lisää ehto.
    Työnkulun käyttäjä Nykyisen työnkulun käyttäjät
    • Valittuasi työnkulun käyttäjän, valitse Työnkulun käyttäjä -välilehdessä Työnkulun käyttäjä -luettelosta käyttäjä, joka osallistuu työnkulun.
    Käyttäjä Tietyt käyttäjät
    1. Valittuasi käyttäjän, napsauta Käyttäjä-välilehteä.
    2. Käytettävissä olevat käyttäjät -luettelo sisältää kaikki käyttäjät. Valitse käyttäjät, joille tehtävä liitetään ja siirrä nämä käyttäjät Valitut käyttäjät -luetteloon.
    Jono Työnimikejono
    1. Valittuasi jonon, napsauta Jonoperustainen-välilehteä.
    2. Voit määrittää tehtävän tiettyyn jonoon seuraavasti:
      1. Valitse Jonon tyyppi -luettelosta Työnimikejonot.
      2. Valitse jono Jonon nimi -luettelosta.
    3. Noudata seuraavia ohjeita, jos haluat, että tietty ehto päättää, mihin jonoon tehtävä määritetään:
      1. Valitse Jonon tyyppi -luettelosta Ehdolliset työnimikejonot.
      2. Valitse Ehdollinen jono Jonon nimi -luettelosta.
    HUOMAUTUS: Tätä vaihtoehtoa käytetään vain muutamaan työnkulkuun, kuten case-hallinnan työnkulkuun.

  3. Määritä Aikaraja-välilehden Kesto-kenttään kuinka paljon aikaa käyttäjällä on suorittaa tehtävä valmiiksi. Valitse jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista:

    • Tunnit– Määritä tuntimäärä, joka käyttäjän pitää suorittaa tehtävä. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
    • Päivää – Määritä, kuinka monta päivää käyttäjän on suoritettava tehtävä. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
    • Viikot – Määritä viikkomäärä, jonka aikana käyttäjän on suoritettava tehtävä.
    • Kuukautta – Valitse päivä ja viikko, jolloin käyttäjän on suoritettava tehtävä. Voit esimerkiksi määrittää, että käyttäjän pitää suorittaa tehtävä kuukauden kolmannen viikon perjantaihin mennessä.
    • Vuodet – Valitse päivä, viikko ja kuukausi, jolloin käyttäjän on suoritettava tehtävä. Voit esimerkiksi määrittää, että käyttäjän pitää suorittaa tehtävä joulukuun kolmannen viikon perjantaihin mennessä.

    Jos käyttäjä ei suorita tehtävää aikarajan puitteissa, tehtävä on erääntynyt. Erääntyneet tehtävät voidaan eskaloida, sivun Eskalointi-alueessa valitsemiesi asetusten mukaan.

Erääntyneen tehtävän toimenpiteiden määrittäminen

Jos käyttäjä ei suorita manuaalista tehtävää aikarajan puitteissa, tehtävä on erääntynyt. Erääntyneen tehtävän voi eskaloida tai määrittää automaattisesti toisen käyttäjän hyväksyttäväksi. Seuraa näitä ohjeita, jos haluat eskaloida erääntyneet tehtävät.

  1. Valitse vasemmasta ruudusta Eskalointi.

  2. Luo eskalointipolku valitsemalla Käytä eskalointipolkua -valintaruutu. Järjestelmä määrittää tehtävän automaattisesti eskalointipolussa luetelluille käyttäjille. Seuraava taulukko on esimerkki eskalointipolusta.

    Järjestys Eskalointipolku
    1 Määritä rooliin: Donna
    2 Määritä rooliin: Erin
    3 Viimeinen toimi: Hylkäys

    Tässä esimerkissä järjestelmä määrittää erääntyneen tehtävän Donnalle. Jos Donna ei suorita tehtävää ajoissa, tehtävä määritetään Erinille. Jos Erinkään ei suorita tehtävää määräajassa, järjestelmä hylkää käsittelyyn lähetetyn asiakirjaan.

  3. Voit lisätä käyttäjän eskalointipolkuun valitsemalla Lisää eskalaatio. Valitse Määrityksen tyyppi -välilehdellä jokin seuraavan taulukon vaihtoehdoista ja noudata vaihtoehdon toimia ennen siirtymistä vaiheeseen 4.

    Vaihtoehto Käyttäjät, joille tehtävä eskaloidaan Lisävaiheet
    Hierarkia Tietyssä organisaatiohierarkiassa olevat käyttäjät
    1. Valittuasi hierarkian, valitse Hierarkian valinta -välilehdellä Hierarkian tyyppi -luettelosta hierarkian tyyppi, jolle tehtävä eskaloidaan.
    2. Järjestelmän on noudettava käyttäjien nimijoukko hierarkiasta. Nämä nimet edustavat käyttäjiä, joille tehtävän voi eskaloida. Noudata näitä ohjeita määrittääksesi järjestelmän noutamien käyttäjänimien joukon aloituspiste ja lopetuspiste:
      1. Määritä aloituspiste valitsemalla henkilö Alku-luettelosta.
      2. Määritä lopetuspiste valitsemalla Lisää pysäytysehto. Määritä sitten ehto, joka ilmaisee, missä kohtaa hierarkiaa järjestelmä lopettaa nimien noutamisen.
    3. Määritä Hierarkian asetukset -välilehdellä, mille valitun joukon käyttäjille tehtävä eskaloidaan:
      • Määritä kaikille noudetuille työntekijöille – Tehtävä eskaloidaan joukon kaikille käyttäjille.
      • Määritä vain viimeksi noudetulle käyttäjälle – Tehtävä eskaloidaan vain joukon viimeiselle työntekijälle.
      • Jätä pois käyttäjät, joilla on seuraava ehto – Tehtävää ei eskaloida niille joukon käyttäjille, jotka täyttävät määritetyn ehdon. Määritä ehto valitsemalla Lisää ehto.
    Työnkulun käyttäjä Nykyisen työnkulun käyttäjät
    • Valittuasi työnkulun käyttäjän, valitse Työnkulun käyttäjä -välilehdessä Työnkulun käyttäjä -luettelosta käyttäjä, joka osallistuu työnkulun.
    Käyttäjä Tietyt käyttäjät
    1. Valittuasi käyttäjän, napsauta Käyttäjä-välilehteä.
    2. Käytettävissä olevat käyttäjät -luettelo sisältää kaikki käyttäjät. Valitse käyttäjät, joille tehtävä eskaloidaan ja siirrä nämä käyttäjät Valitut käyttäjät -luetteloon.

  4. Määritä Aikaraja-välilehden Kesto-kenttään kuinka paljon aikaa käyttäjällä on suorittaa tehtävä valmiiksi. Valitse jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista:

    • Tunnit– Määritä tuntimäärä, joka käyttäjän pitää suorittaa tehtävä. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
    • Päivää – Määritä, kuinka monta päivää käyttäjän on suoritettava tehtävä. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
    • Viikot – Määritä viikkomäärä, jonka aikana käyttäjän on suoritettava tehtävä.
    • Kuukautta – Valitse päivä ja viikko, jolloin käyttäjän on suoritettava tehtävä. Voit esimerkiksi määrittää, että käyttäjän pitää suorittaa tehtävä kuukauden kolmannen viikon perjantaihin mennessä.
    • Vuodet – Valitse päivä, viikko ja kuukausi, jolloin käyttäjän on suoritettava tehtävä. Voit esimerkiksi määrittää, että käyttäjän pitää suorittaa tehtävä joulukuun kolmannen viikon perjantaihin mennessä.

  5. Toista vaiheet 3 ja 4 jokaiselle käyttäjälle, joka lisätään eskalointipolkuun. Käyttäjien järjestystä voi muuttaa.

  6. Jos eskalointipolun käyttäjät eivät suorita tehtävää ajoissa, järjestelmä suorittaa tehtävän toimenpiteen automaattisesti. Voit määrittää järjestelmän suorittaman toimenpiteen valitsemalla Toimenpide-rivin ja sitten valitsemalla Lopetustoiminto-välilehdellä toimenpiteen.

Määritä, milloin järjestelmä suorittaa tehtävän toimenpiteen automaattisesti

Voit määrittää järjestelmän tekemään jonkin tietyn toiminnon automaattisesti manuaaliselle tehtävälle, kun määritetyt ehdot täyttyvät. Tehtävä voi esimerkiksi edellyttää, että kuluraporttiosaston jäsen tarkastaa kuitit, jotka lähetetään kuluraportin liitteenä. Yrityksen käytäntöjen mukaan tämä tehtävä on suoritettava, jos kuluraportin kokonaissumma on yli 100 USD. Tässä skenaariossa voit määrittää järjestelmän automaattisesti merkitsemään tehtävän tilaan Valmis, kun kokonaissumma on pienempi kuin 100. Noudata seuraavia ohjeita määrittääksesi, milloin järjestelmä suorittaa manuaalisen tehtävän toimenpiteen.

  1. Valitse vasemmasta ruudusta Automaattiset toiminnot.

  2. Merkitse Ota käyttöön automaattiset toiminnot -valintaruutu.

  3. Valitse Lisää ehto.

  4. Määritä ehto.

  5. Kirjoita kaikki muut tarvittavat ehdot.

  6. Voit tarkistaa, onko ehdot määritetty oikein seuraavien ohjeiden avulla:

    1. Valitse Testi.
    2. Valitse tietue Testaa työnkulun ehto -sivun Tarkista ehto -alueella.
    3. Valitse Testi. Järjestelmä arvioi, täyttääkö tietue määrittämäsi ehdot.
    4. Palaa Ominaisuudet-sivulle valitsemalla OK tai Peruuta.

  7. Valitse Automaattinen loppuunvientitoiminto-luettelosta toiminto, jonka haluat järjestelmän suorittavan.

Määritä, milloin ilmoitukset lähetetään

Voit lähettää käyttäjille ilmoituksia, kun manuaalinen tehtävä on suoritettu, delegoitu, eskaloitu tai hylätty, tai kun muutosta on pyydetty. Toimi seuraavasti määrittääksesi, milloin ilmoitukset lähetetään, ja kenelle ne lähetetään.

  1. Valitse vasemmasta ruudusta Ilmoitukset.

  2. Valitse tapahtuman vieressä oleva valintaruutu, jos haluat lähettää siihen liittyviä ilmoituksia:

    • Delegoi – Tehtävä on määritetty toiselle käyttäjälle.
    • Eskaloi – Määritetty käyttäjä ei ole suorittanut tehtävää määritetyssä ajassa.
    • Valmis – Määritetty käyttäjä on suorittanut tehtävän.
    • Hylkää – Määritetty käyttäjä on hylännyt lähetetyn tiedoston.
    • Pyydä muutosta : Määritetty käyttäjä on pyytänyt muutosta lähetettyän asiakirjaan.

  3. Valitse sen tapahtuman rivi, jonka valitsit vaiheessa 2.

  4. Kirjoita Ilmoitusteksti-välilehden tekstiruutuun ilmoituksen leipäteksti.

  5. Voit mukauttaa ilmoitusta lisäämällä paikkamerkkejä. Kun käyttäjät tarkastelevat ilmoitusta, paikkamerkit korvataan asianmukaisilla tiedoilla. Paikkamerkkejä voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta tekstiruudussa kohtaa, johon haluat lisätä paikkamerkin.
    2. Napsauta Lisää paikkamerkki -painiketta.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta lisättävä paikkamerkki.
    4. Valitse Lisää.

  6. Ilmoitusten käännökset voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta Käännökset-painiketta.
    2. Valitse esiin tulevalla sivulla Lisää.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta kieli, jolla kirjoitat tekstin.
    4. Kirjota tekstisi Käännetty teksti -kenttään.
    5. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä paikkamerkkejä vaiheen 5 mukaisesti.
    6. Valitse Sulje.

  7. Valitse Vastaanottaja-välilehdellä käyttäjät, joille ilmoitukset lähetetään. Valitse jokin seuraavan taulukon vaihtoehdoista ja noudata vaihtoehdon toimia ennen siirtymistä vaiheeseen 8.

    Vaihtoehto Ilmoituksen vastaanottajat Lisävaiheet
    Osallistuja Käyttäjät, jotka on määritetty tiettyyn ryhmään tai rooliin
    1. Valittuasi osallistujan, valitse Rooliperustainen-välilehdellä Osallistujan tyyppi -luettelosta ryhmän tai roolin tyyppi, jolle ilmoituksia lähetetään.
    2. Valitse Osallistuja-luettelosta, ryhmä tai rooli, jolle ilmoituksia lähetetään.
    Työnkulun käyttäjä Nykyisen työnkulun käyttäjät
    • Valittuasi työnkulun käyttäjän, valitse Työnkulun käyttäjä -välilehdessä Työnkulun käyttäjä -luettelosta käyttäjä, joka osallistuu työnkulun.
    Käyttäjä Tietyt käyttäjät
    1. Valittuasi käyttäjän, napsauta Käyttäjä-välilehteä.
    2. Käytettävissä olevat käyttäjät -luettelo sisältää kaikki käyttäjät. Valitse käyttäjät, joille ilmoituksia lähetetään ja siirrä nämä käyttäjät Valitut käyttäjät -luetteloon.

  8. Toista vaiheet 3-7 kullekin tapahtumalle, jonka valitsit vaiheessa 2.

Aikarajan määrittäminen

Noudata seuraavia ohjeita, jos manuaalinen tehtävä on suoritettava tietyn ajan kuluessa.

Muistiinpano

Näiden ohjeiden mukaan valitsemasi asetukset korvaavat asetukset, jotka olet valinnut kunkin hyväksyntävaiheen Liitos- ja Eskalointi-alueilla.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Lisäasetukset.

  2. Merkitse Aseta aikaraja työnkulun elementille -valintaruutu.

  3. Valitse Kesto-kenttään, aika, johon mennessä tehtävä on suoritettava. Valitse jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista:

    • Tunnit– Määritä tuntimäärä, jonka aikana tehtävä on suoritettava. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
    • Päivää – Määritä, kuinka monta päivää tehtävä on suoritettava. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
    • Viikot – Määritä viikkomäärä, jonka aikana tehtävä on suoritettava.
    • Kuukautta – Valitse päivä ja viikko, jolloin tehtävän on oltava suoritettuna. Voit esimerkiksi määrittää, että tehtävä on oltava valmis kuukauden kolmannen viikon perjantaihin mennessä.
    • Vuodet – Valitse päivä, viikko ja kuukausi, jolloin tehtävän on oltava suoritettuna. Voit esimerkiksi määrittää, että tehtävän on oltava valmis joulukuun kolmannen viikon perjantaihin mennessä.

  4. Jos aikaraja ylittyy, järjestelmä suorittaa automaattisesti tehtävälle toiminnon. Valitse Toiminto-luettelosta toiminto, jonka haluat järjestelmän suorittavan.

Määritä käyttäjän käytettävissä olevat toiminnot

Kun manuaalinen tehtävä on määritetty käyttäjälle, käyttäjän pitää suorittaa tehtävälle toiminto. Noudata seuraavia ohjeita määrittääksesi, mitä toimintoja käyttäjät voivat tehdä tehtävälle.

Muistiinpano

Käytettävissä olevat toiminnot vaihtelevat sen mukaan, miten tehtävä on suunniteltu.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Lisäasetukset.
  2. Valitse Valmis-valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi merkitä tehtävän valmiiksi.
  3. Valitse Hylkää -valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi hylätä lähetetyn asiakirjan.
  4. Valitse Pyydä muutosta -valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi pyytää muutosta lähetettyyn asiakirjaan.
  5. Valitse Delegoi-valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi määrittää tehtävän toiselle käyttäjälle.
  6. Valitse Määritä uudelleen-valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi määrittää tehtävän uudelleen toiselle käyttäjälle työnimikejonossa.
  7. Valitse Vapauta-valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi vapauttaa tehtävän työnimikejonoon. Toinen käyttäjä voi sitten suorittaa tehtävän.