Jaa

Manuaalisten päätösten konfiguroiminen työnkulkuun

  • Artikkeli

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten manuaalisen päätöksen eri ominaisuudet määritetään.

Manuaalinen päätös konfiguroidaan työnkulkueditorissa napsauttamalla päätöstä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Ominaisuudet, joka avaa Ominaisuudet-sivun. Sitten voit määrittää seuraavien ohjeiden avulla manuaalisen päätöksen ominaisuudet.

Päätöksen nimi

Kirjoita näiden ohjeiden avulla nimi manuaaliselle päätökselle.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.
  2. Kirjoita manuaalisen päätöksen yksilöivä nimi Nimi-kenttään.

Aiherivin ja ohjeiden määrittäminen

Sinun on luotava aiherivi ja ohjeet käyttäjille, jotka on määritetty manuaaliseen päätökseen. Esimerkiksi jos olet konfiguroimassa ostoehdotukselle päätöstä, sille määritetty käyttäjä näkee aiherivin ja ohjeet Ostoehdotukset-sivulla. Aiherivi näytetään sivulla olevalla viestirivillä. Käyttäjä voi sitten avata ohjeet napsauttamalla viestirivin kuvaketta. Seuraavia ohjeita noudattamalla voit määrittää aiherivin ja ohjeet.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.

  2. Kirjoita aiherivi Ohjeet-välilehden Työnimikkeen aihe -kenttään.

  3. Voit mukauttaa aiheriviä lisäämällä paikkamerkkejä. Kun käyttäjät tarkastelevat ilmoitusta, paikkamerkit korvataan asianmukaisilla tiedoilla. Paikkamerkkejä voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta tekstiruudussa kohtaa, johon haluat lisätä paikkamerkin.
    2. Napsauta Lisää paikkamerkki -painiketta.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta lisättävä paikkamerkki.
    4. Valitse Lisää.

  4. Aiherivin käännökset voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta Käännökset-painiketta.
    2. Valitse esiin tulevalla sivulla Lisää.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta kieli, jolla kirjoitat tekstin.
    4. Kirjota tekstisi Käännetty teksti -kenttään.
    5. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä paikkamerkkejä vaiheen 3 mukaisesti.
    6. Valitse Sulje.

  5. Kirjoita ohjeet Työnimikkeen ohjeet -kenttään.

  6. Voit mukauttaa ohjeita lisäämällä paikkamerkkejä. Kun käyttäjät tarkastelevat ohjeita, paikkamerkit korvataan asianmukaisilla tiedoilla. Paikkamerkkejä voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta tekstiruudussa kohtaa, johon haluat lisätä paikkamerkin.
    2. Napsauta Lisää paikkamerkki -painiketta.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta lisättävä paikkamerkki.
    4. Valitse Lisää.

  7. Ohjeiden käännökset voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta Käännökset-painiketta.
    2. Valitse esiin tulevalla sivulla Lisää.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta kieli, jolla kirjoitat tekstin.
    4. Kirjota tekstisi Käännetty teksti -kenttään.
    5. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä paikkamerkkejä vaiheen 6 mukaisesti.
    6. Valitse Sulje.

Määritä päätöksen mahdolliset tulokset

Kun asiakirja määritetään päätöksentekijälle, siihen sisältyy yleensä kysymys, johon päätöksentekijän on vastattava. Kysymyksen vastaus on yleensä Kyllä tai Ei tai Tosi tai Epätosi. Noudata seuraavia ohjeita määrittääksesi manuaalisen päätöksen mahdolliset tulokset.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.

  2. Valitse Tulokset-välilehden Tulos 1 -kenttään tuloksen nimi tai vaihtoehto.

  3. Tulosten käännökset voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta Käännökset-painiketta.
    2. Valitse esiin tulevalla sivulla Lisää.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta kieli, jolla kirjoitat tekstin.
    4. Kirjota tekstisi Käännetty teksti -kenttään.
    5. Valitse Sulje.

  4. Valitse Tulos 2 -kenttään tuloksen nimi tai vaihtoehto.

  5. Tulosten käännökset voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta Käännökset-painiketta.
    2. Valitse esiin tulevalla sivulla Lisää.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta kieli, jolla kirjoitat tekstin.
    4. Kirjota tekstisi Käännetty teksti -kenttään.
    5. Valitse Sulje.

Määritä, milloin ilmoitukset lähetetään

Voit lähettää käyttäjille ilmoituksia, kun päätös on tehty, delegoitu tai eskaloitu. Toimi seuraavasti määrittääksesi, milloin ilmoitukset lähetetään, ja kenelle ne lähetetään.

  1. Valitse vasemmasta ruudusta Ilmoitukset.

  2. Valitse tapahtuman vieressä oleva valintaruutu, jos haluat lähettää siihen liittyviä ilmoituksia:

    • [Vaihtoehto 1] – Määritetty käyttäjä on valinnut [ Vaihtoehto 1].
    • [Vaihtoehto 2] – Määritetty käyttäjä on valinnut [ Vaihtoehto 2].
    • Delegoi – Määritetty käyttäjä on tehnyt päätöksen toiselle käyttäjälle.
    • Eskaloi – Määritetty käyttäjä ei ole tehnyt päätöstä määritetyssä ajassa.

  3. Valitse sen tapahtuman rivi, jonka valitsit vaiheessa 2.

  4. Kirjoita Ilmoitusteksti-välilehden tekstiruutuun ilmoituksen leipäteksti.

  5. Voit mukauttaa ilmoitusta lisäämällä paikkamerkkejä. Kun käyttäjät tarkastelevat ilmoitusta, paikkamerkit korvataan asianmukaisilla tiedoilla. Paikkamerkkejä voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta tekstiruudussa kohtaa, johon haluat lisätä paikkamerkin.
    2. Napsauta Lisää paikkamerkki -painiketta.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta lisättävä paikkamerkki.
    4. Valitse Lisää.

  6. Ilmoitusten käännökset voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta Käännökset-painiketta.
    2. Valitse esiin tulevalla sivulla Lisää.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta kieli, jolla kirjoitat tekstin.
    4. Kirjota tekstisi Käännetty teksti -kenttään.
    5. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä paikkamerkkejä vaiheen 5 mukaisesti.
    6. Valitse Sulje.

  7. Valitse Vastaanottaja-välilehdellä käyttäjät, joille ilmoitukset lähetetään. Valitse jokin seuraavan taulukon vaihtoehdoista ja noudata vaihtoehdon toimia ennen siirtymistä vaiheeseen 8.

    Vaihtoehto Ilmoituksen vastaanottajat Lisävaiheet
    Osallistuja Käyttäjät, jotka on määritetty tiettyyn ryhmään tai rooliin
    1. Valittuasi osallistujan, valitse Rooliperustainen-välilehdellä Osallistujan tyyppi -luettelosta ryhmän tai roolin tyyppi, jolle ilmoituksia lähetetään.
    2. Valitse Osallistuja-luettelosta, ryhmä tai rooli, jolle ilmoituksia lähetetään.
    Työnkulun käyttäjä Nykyisen työnkulun käyttäjät
    • Valittuasi työnkulun käyttäjän, valitse Työnkulun käyttäjä -välilehdessä Työnkulun käyttäjä -luettelosta käyttäjä, joka osallistuu työnkulun.
    Käyttäjä Tietyt käyttäjät
    1. Valittuasi käyttäjän, napsauta Käyttäjä-välilehteä.
    2. Käytettävissä olevat käyttäjät -luettelo sisältää kaikki käyttäjät. Valitse käyttäjät, joille ilmoituksia lähetetään ja siirrä nämä käyttäjät Valitut käyttäjät -luetteloon.

  8. Toista vaiheet 3-7 kullekin tapahtumalle, jonka valitsit vaiheessa 2.

Määritä päätös

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit määrittää käyttäjät, joille manuaalinen päätös määritetään.

  1. Valitse vasemmasta ruudusta Määritys.

  2. Valitse Määrityksen tyyppi -välilehdellä jokin seuraavan taulukon vaihtoehdoista ja noudata vaihtoehdon toimia ennen siirtymistä vaiheeseen 3.

    Vaihtoehto Käyttäjät, joille päätös on määritetty Lisävaiheet
    Osallistuja Käyttäjät, jotka on määritetty tiettyyn ryhmään tai rooliin
    1. Valittuasi osallistujan, valitse Rooliperustainen-välilehdellä Osallistujan tyyppi -luettelosta ryhmän tai roolin tyyppi, jolle päätös määritetään.
    2. Valitse Osallistuja-luettelosta, ryhmä tai rooli, jolle päätös määritetään.
    Hierarkia Tietyssä organisaatiohierarkiassa olevat käyttäjät
    1. Valittuasi hierarkian, valitse Hierarkian valinta -välilehdellä Hierarkian tyyppi -luettelosta hierarkian tyyppi, jolle päätös määritetään.
    2. Järjestelmän on noudettava käyttäjien nimijoukko hierarkiasta. Nämä nimet edustavat käyttäjiä, joille päätöksen voi määrittää. Noudata näitä ohjeita määrittääksesi järjestelmän noutamien käyttäjänimien joukon aloituspiste ja lopetuspiste:
      1. Määritä aloituspiste valitsemalla henkilö Alku-luettelosta.
      2. Määritä lopetuspiste valitsemalla Lisää pysäytysehto. Määritä sitten ehto, joka ilmaisee, missä kohtaa hierarkiaa järjestelmä lopettaa nimien noutamisen.
    3. Määritä Hierarkian asetukset -välilehdellä, mille valitun joukon käyttäjille päätös määritetään:
      • Määritä kaikille noudetuille työntekijöille – Päätös määritetään joukon kaikille käyttäjille.
      • Määritä vain viimeksi noudetulle käyttäjälle – Päätös määritetään vain joukon viimeiselle työntekijälle.
      • Jätä pois käyttäjät, joilla on seuraava ehto – Päätöstä ei liitetä niille joukon käyttäjille, jotka täyttävät määritetyn ehdon. Määritä ehto valitsemalla Lisää ehto.
    Työnkulun käyttäjä Nykyisen työnkulun käyttäjät
    • Valittuasi työnkulun käyttäjän, valitse Työnkulun käyttäjä -välilehdessä Työnkulun käyttäjä -luettelosta käyttäjä, joka osallistuu työnkulun.
    Käyttäjä Tietyt käyttäjät
    1. Valittuasi käyttäjän, napsauta Käyttäjä-välilehteä.
    2. Käytettävissä olevat käyttäjät -luettelo sisältää kaikki käyttäjät. Valitse käyttäjät, joille päätös liitetään ja siirrä nämä käyttäjät Valitut käyttäjät -luetteloon.

  3. Määritä Aikaraja-välilehden Kesto-kenttään kuinka paljon aikaa käyttäjällä on tehdä päätös. Valitse jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista:

    • Tunnit – Määritä, kuinka monta tuntia käyttäjän on tehtävä päätös. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
    • Päivää – Määritä, kuinka monta päivää käyttäjän on tehtävä päätös. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
    • Viikot – Määritä viikkomäärä, joka käyttäjällä on aikaa tehdä päätös.
    • Kuukautta – Valitse päivä ja viikko, jolloin käyttäjän on tehtävä päätös. Voit esimerkiksi määrittää, että käyttäjän tulee tehdä päätös kuukauden kolmannen viikon perjantaihin mennessä.
    • Vuodet – Valitse päivä, viikko ja kuukausi, jolloin käyttäjän on tehtävä päätös. Voit esimerkiksi määrittää, että käyttäjän tulee tehdä päätös joulukuun kolmannen viikon perjantaihin mennessä.

    Jos käyttäjä ei tee päätöstä aikarajan puitteissa, päätös on erääntynyt. Erääntyneet päätökset eskaloidaan, sivun Eskalointi-alueessa valitsemiesi asetusten mukaan.

Erääntyneen päätöksen toimenpiteiden määrittäminen

Jos käyttäjä ei tee päätöstä aikarajan puitteissa, päätös on erääntynyt. Erääntyneen päätöksen voi eskaloida tai määrittää automaattisesti toisen käyttäjän tehtäväksi. Seuraa näitä ohjeita, jos haluat eskaloida erääntyneet päätökset.

  1. Valitse vasemmasta ruudusta Eskalointi.

  2. Luo eskalointipolku valitsemalla Käytä eskalointipolkua -valintaruutu. Järjestelmä määrittää päätöksen automaattisesti eskalointipolussa luetelluille käyttäjille. Seuraava taulukko on esimerkki eskalointipolusta.

    Järjestys Eskalointipolku
    1 Määritä rooliin: Donna
    2 Määritä rooliin: Erin
    3 Lopullinen toiminto: [Vaihtoehto 1]

    Tässä esimerkissä järjestelmä määrittää erääntyneen päätöksen Donnalle. Jos Donna ei tee päätöstä ajoissa, päätöksenteko määritetään Erinille. Jos Erin ei tee päätöstä ajoissa, järjestelmä valitsee [vaihtoehdon 1].

  3. Voit lisätä käyttäjän eskalointipolkuun valitsemalla Lisää eskalaatio. Valitse jokin seuraavan taulukon vaihtoehdoista ja noudata vaihtoehdon toimia ennen siirtymistä vaiheeseen 4.

    Vaihtoehto Käyttäjät, joille päätös eskaloidaan Lisävaiheet
    Hierarkia Tietyssä organisaatiohierarkiassa olevat käyttäjät
    1. Valittuasi hierarkian, valitse Hierarkian valinta -välilehdellä Hierarkian tyyppi -luettelosta hierarkian tyyppi, jolle päätös eskaloidaan.
    2. Järjestelmän on noudettava käyttäjien nimijoukko hierarkiasta. Nämä nimet edustavat käyttäjiä, joille päätöksen voi eskaloida. Noudata näitä ohjeita määrittääksesi järjestelmän noutamien käyttäjänimien joukon aloituspiste ja lopetuspiste:
      1. Määritä aloituspiste valitsemalla henkilö Alku-luettelosta.
      2. Määritä lopetuspiste valitsemalla Lisää pysäytysehto. Määritä sitten ehto, joka ilmaisee, missä kohtaa hierarkiaa järjestelmä lopettaa nimien noutamisen.
    3. Määritä Hierarkian asetukset -välilehdellä, mille valitun joukon käyttäjille päätös eskaloidaan:
      • Määritä kaikille noudetuille työntekijöille – Päätös eskaloidaan joukon kaikille käyttäjille.
      • Määritä vain viimeksi noudetulle käyttäjälle – Päätös eskaloidaan vain joukon viimeiselle työntekijälle.
      • Jätä pois käyttäjät, joilla on seuraava ehto – Päätöstä ei eskaloida niille joukon käyttäjille, jotka täyttävät määritetyn ehdon. Määritä ehto valitsemalla Lisää ehto.
    Työnkulun käyttäjä Nykyisen työnkulun käyttäjät
    • Valittuasi työnkulun käyttäjän, valitse Työnkulun käyttäjä -välilehdessä Työnkulun käyttäjä -luettelosta käyttäjä, joka osallistuu työnkulun.
    Käyttäjä Tietyt käyttäjät
    1. Valittuasi käyttäjän, napsauta Käyttäjä-välilehteä.
    2. Käytettävissä olevat käyttäjät -luettelo sisältää kaikki käyttäjät. Valitse käyttäjät, joille päätös eskaloidaan ja siirrä nämä käyttäjät Valitut käyttäjät -luetteloon.

  4. Määritä Aikaraja-välilehden Kesto-kenttään kuinka paljon aikaa käyttäjällä on tehdä päätös. Valitse jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista:

    • Tunnit – Määritä, kuinka monta tuntia käyttäjän on tehtävä päätös. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
    • Päivää – Määritä, kuinka monta päivää käyttäjän on tehtävä päätös. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
    • Viikot – Määritä viikkomäärä, joka käyttäjällä on aikaa tehdä päätös.
    • Kuukautta – Valitse päivä ja viikko, jolloin käyttäjän on tehtävä päätös. Voit esimerkiksi määrittää, että käyttäjän tulee tehdä päätös kuukauden kolmannen viikon perjantaihin mennessä.
    • Vuodet – Valitse päivä, viikko ja kuukausi, jolloin käyttäjän on tehtävä päätös. Voit esimerkiksi määrittää, että käyttäjän tulee tehdä päätös joulukuun kolmannen viikon perjantaihin mennessä.

  5. Toista vaiheet 3 ja 4 jokaiselle käyttäjälle, joka lisätään eskalointipolkuun. Käyttäjien järjestystä voi muuttaa.

  6. Jos eskalointipolun käyttäjät eivät tee päätöstä ajoissa, järjestelmä tekee päätöksen automaattisesti. Voit määrittää vaihtoehdon, jonka järjestelmän valitsee valitsemalla Toiminto-rivin ja sitten valitsemalla Lopetustoiminto-välilehdellä vaihtoehdon.

Aikarajan määrittäminen

Noudata seuraavia ohjeita, jos päätös on tehtävä tietyn ajan kuluessa.

Muistiinpano

Näiden ohjeiden mukaan valitsemasi asetukset korvaavat asetukset, jotka olet valinnut kunkin hyväksyntävaiheen Liitos- ja Eskalointi-alueilla.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Lisäasetukset.

  2. Merkitse Aseta aikaraja työnkulun elementille -valintaruutu.

  3. Valitse Kesto-kenttään, aika, johon mennessä päätös on tehtävä. Valitse jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista:

    • Tunnit – Kirjoita tuntien määrä. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
    • Päivät – Määritä päivien määrä. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
    • Viikot – Määritä viikkomäärä.
    • Kuukautta – Valitse päivä ja viikko, jolloin päätöksen on oltava tehtynä. Voit esimerkiksi määrittää, että päätös on tehtävä kuukauden kolmannen viikon perjantaihin mennessä.
    • Vuodet – Valitse päivä, viikko ja kuukausi, jolloin päätöksen on oltava tehty. Voit esimerkiksi määrittää, että päätös on tehtävä joulukuun kolmannen viikon perjantaihin mennessä.

  4. Jos aikaraja ylittyy, järjestelmä tekee päätöksen automaattisesti. Valitse Toiminto-luettelosta vaihtoehto, jonka haluat järjestelmän valitsevan.