Hyväksyntäprosessien lisääminen työnkulkuun

Määritä hyväksyntäprosessin ominaisuudet seuraavan menettelyn avulla.

Hyväksyntäprosessi konfiguroidaan työnkulkueditorissa napsauttamalla hyväksyntäelementtiä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Ominaisuudet, mikä avaa Ominaisuudet-lomakkeen.

Hyväksyntäprosessin nimeäminen

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit nimetä hyväksyntäprosessin.

1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.
2. Kirjoita hyväksyntäprosessin yksilöivä nimi Nimi-kenttään.

Määritä, milloin järjestelmä käsittelee asiakirjaa automaattisesti

Voit määrittää järjestelmän siten, että se käsittelee automaattisesti asiakirjan, jos tietyt ehdot täyttyvät. Järjestelmä voi hyväksyä esimerkiksi kuluraportit, joiden kokonaissummat ovat alle 100 USD. Noudata seuraavia ohjeita määrittääksesi, milloin järjestelmä käsittelee asiakirjaa.

1. Valitse vasemmasta ruudusta Automaattiset toiminnot.

2. Merkitse Ota käyttöön automaattiset toiminnot -valintaruutu.

3. Valitse Lisää ehto.

4. Määritä ehto.

5. Voit tarvittaessa määrittää useita ehtoja.

6. Voit tarkistaa, onko ehdot määritetty oikein käymällä läpi seuraavat ohjeet:

   1. Valitse Testi, jolloin Testaa työnkulun ehto -lomake tulee näyttöön.
   2. Valitse tietue lomakkeen Tarkista ehto -alueelta.
   3. Valitse Testi. Järjestelmä arvioi, täyttääkö tietue määrittämäsi ehdot.
   4. Palaa Ominaisuudet-lomakkeeseen valitsemalla OK tai Peruuta.

7. Valitse Automaattinen loppuunvientitoiminto-luettelosta toiminto, jonka haluat järjestelmän suorittavan asiakirjalle.

Määritä, milloin ilmoitukset lähetetään

Voit lähettää käyttäjille ilmoituksia, kun asiakirja on hyväksytty, hylätty, delegoitu tai eskaloitu, tai kun muutosta on pyydetty. Toimi seuraavasti määrittääksesi, milloin ilmoitukset lähetetään, ja kenelle ne lähetetään.

1. Valitse vasemmasta ruudusta Ilmoitukset.

2. Valitse tapahtuman vieressä oleva valintaruutu, jos haluat lähettää siihen liittyviä ilmoituksia:

   • Delegoi – Kun asiakirja on määritetty toiselle käyttäjälle hyväksyntää varten.
   • Eskaloi – Kun määritetty käyttäjä ei ole tehnyt asiakirjan perusteella toimia määritetyssä ajassa.
   • Hyväksy – Kun asiakirja on hyväksytty.
   • Hylkää – Kun asiakirja on hylätty.
   • Pyydä muutosta : Kun määritetty käyttäjä on pyytänyt muutosta lähetettyän tiedostoon.

3. Valitse sen tapahtuman rivi, jonka valitsit vaiheessa 2.

4. Valitse Ilmoitusteksti-välilehti.

5. Kirjoita tekstiruutuun ilmoitusteksti.

6. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä siihen paikkamerkkejä, jotka korvataan sopivilla tiedoilla, kun ne näytetään käyttäjille. Paikkamerkkejä voit lisätä seuraavasti:

   1. Napsauta tekstiruutua kohdassa, johon haluat lisätä paikkamerkin.
   2. Napsauta Lisää paikkamerkki -painiketta.
   3. Valitse näyttöön tulevasta luettelosta lisättävä paikkamerkki.
   4. Valitse Lisää.

7. Ilmoitusten käännökset voit lisätä valitsemalla Käännökset. Käy näyttöön tulevassa lomakkeessa läpi seuraavat vaiheet:

   1. Valitse Lisää.
   2. Valitse näyttöön tulevasta luettelosta kieli, jolla kirjoitat tekstin.
   3. Kirjota tekstisi Käännetty teksti -tekstiruutuun.
   4. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä paikkamerkkejä.
   5. Valitse Sulje.

8. Valitse Vastaanottaja-välilehti.

9. Määritä, kenelle ilmoitukset lähetetään Valitse jokin seuraavan taulukon vaihtoehdoista ja noudata vaihtoehdon toimia ennen siirtymistä vaiheeseen 10.

   Vaihtoehto	Ilmoituksen vastaanottajat	Lisävaiheet
   Osallistuja	Käyttäjät, jotka on määritetty tiettyyn ryhmään tai rooliin	Valittuasi Osanottaja napsauta Rooliperustainen-välilehti. Valitse Osallistujan tyyppi-luettelosta ryhmän tai roolin tyyppi, jolle ilmoituksia lähetetään. Valitse Osallistuja-luettelosta, ryhmä tai rooli, jolle ilmoituksia lähetetään.
   Työnkulun käyttäjä	Nykyiseen työnkulkuun osallistuvat käyttäjät	Valittuasi Työnkulun käyttäjä napsauta Työnkulun käyttäjä-välilehteä. Valitse Työnkulun käyttäjä -luettelosta käyttäjä, joka osallistuu työnkulkuun.
   Käyttäjä	Tietyt käyttäjät	Valittuasi käyttäjän, napsauta Käyttäjä-välilehteä. Valitse käyttäjät, joille ilmoituksia lähetetään, ja siirrä nämä käyttäjät Valitut käyttäjät -luetteloon.

10. Toista vaiheet 3-9 kullekin tapahtumalle, jonka valitsit vaiheessa 2.

Lopullisen hyväksyjän määrittäminen

Jos asiakirjan lähettänyt käyttäjä myös hyväksyy sen, voit määrittää hänet hyväksyntävaiheen lopulliseksi hyväksyjäksi.

1. Valitse hyväksyntäelementti työnkulkueditorissa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet, mikä avaa Ominaisuudet-lomakkeen.
2. Napsauta vasemmassa ruudussa Lisäasetukset.
3. Valitse Käytä lopullista hyväksyjää -valintaruutu.
4. Valitse luettelosta käyttäjä, joka on lopullinen hyväksyjä.

Estä lähettäjää hyväksymästä työnkulun vaiheita

Jos haluat estää asiakirjoja lähettävät käyttäjät hyväksymästä asiakirjoja itse, toimi seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Järjestelmänhallinta > Työnkulku > Työnkulkuparametrit > Yleinen > hyväksyjä.
2. Päivitä Estä lähettäjän hyväksyntä valitsemalla työnkulun arvoksi Kyllä.

Oletusarvon mukaan asetuksena on Ei mitään ja käyttäjät voivat hyväksyä asiakirjan, jos ne sisältyvät hyväksyntäprosessin määrityksen asetuksiin.

Jos työnkulun lähettämisen yhteydessä on määritetty Estä lähettäjän hyväksyntä ja lopullisessa hyväksyjässä on hyväksyntävaiheita, vahvista, että lopullinen hyväksyjä ei tavallisesti lähetä asiakirjoja työnkulkuun, koska hän ei voi viimeistellä hyväksyntää.

Aikarajan määrittäminen

Noudata seuraavia ohjeita, jos hyväksyntäprosessi on suoritettava tietyn ajan kuluessa.

Muistiinpano

Tässä vaiheessa valitsemasi asetukset korvaavat asetukset, jotka olet valinnut kunkin hyväksyntävaiheen Määritys- ja Eskalointi-kohdissa.

1. Napsauta vasemmassa ruudussa Lisäasetukset.

2. Merkitse Aseta aikaraja työnkulun elementille -valintaruutu.

3. Merkitse Kesto-kenttään aika, johon mennessä hyväksyntäprosessi on suoritettava. Valitse jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista:

   • Tunnit– Määritä tuntimäärä, jonka aikana hyväksyntäprosessi on suoritettava. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
   • Päivät – Määritä, kuinka monta päivää hyväksyntäprosessi on suoritettava. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
   • Viikot – Määritä viikkomäärä, jonka aikana hyväksyntäprosessi on suoritettava.
   • Kuukautta – Valitse päivä ja viikko, johon mennessä hyväksyntäprosessi on suoritettava. Voit esimerkiksi määrittää, että hyväksyntäprosessi on suoritettava kuukauden kolmannen viikon perjantaihin mennessä.
   • Vuodet – Valitse päivä, viikko ja kuukausi, johon mennessä hyväksyntäprosessi on suoritettava. Voit esimerkiksi määrittää, että hyväksyntäprosessi on suoritettava joulukuun kolmannen viikon perjantaihin mennessä.

4. Jos aikaraja ylittyy, järjestelmä käsittelee asiakirjan automaattisesti. Valitse Toiminto-luettelosta toiminto, jonka haluat järjestelmän suorittavan.

Määritä käyttäjän käytettävissä olevat toiminnot

Kun asiakirja on määritetty käyttäjälle hyväksymistä varten, käyttäjän pitää suorittaa asiakirjan toimenpide. Käy läpi seuraavat vaiheet määrittääksesi, mitä toimintoja käyttäjät voivat tehdä lähetetylle asiakirjalle.

1. Napsauta vasemmassa ruudussa Lisäasetukset.
2. Valitse Hyväksy -valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi hyväksyä asiakirjan.
3. Valitse Hylkää -valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi hylätä asiakirjan.
4. Valitse Pyydä muutosta -valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi pyytää muutoksia asiakirjaan.
5. Valitse Delegoi -valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi määrittää asiakirjan hyväksyttäväksi toiselle käyttäjälle.

Muistiinpano

Ota työluettelon toiminnot käyttöön yritysportaalissa -valintaruutu on poistettu.

Hyväksyntävaiheiden konfiguroiminen

Hyväksyntäprosessi koostuu hyväksymisvaiheista. Lisää hyväksyntäprosessiin vaiheita ja määritä vaiheet tekemällä seuraava menettely.

1. Kaksoisnapsauta hyväksyntäprosessia työnkulun editorissa. Työnkulun editori näyttää hyväksyntäprosessin vaiheet.
2. Hyväksyntävaihe lisätään vetämällä vaihe Työnkulun elementit -alueelta alustalle.
3. Lisätietoja hyväksyntävaiheen määrittämisestä on kohdassa Työnkulun hyväksyntävaiheen määrittäminen.