Työhönottoprosessien hallinta
Tärkeä
Tämän artikkelin työhönottotoimintoa kutsutaan työhönottoprojekteiksi, ja siinä keskitytään hakijoihin, hakemuksiin ja työhönottoprojekteihin.
Tässä artikkelissa esitellään konsepti, jonka avulla työhönottajat voivat seurata työhönottoprosessin vaiheita, mukaan lukien avoimia toimien ilmoittaminen ja hakijoiden työhönotto, hakijoiden ja hakemusten tietojen seuranta, hakijoiden haastattelu ja yhden tai useamman ehdokkaan valinta organisaatiossasi avoinna oleviin toimiin.
Yleiskuvaus
Työhönottoprojektien avulla voit järjestää yrityksen avoimiin toimiin tarvittavat työhönoton vaiheet. Hakija on henkilö, joka hakee töihin yritykseesi. Hakemus on hakijan osoitus mielenkiinnosta yritykseesi, ja voi olla sidottu työhönottoprojektiin, osoittaen mielenkiinnon tiettyyn toimeen. Yksittäisellä hakijalla voi olla useita avoimia hakemuksia samaan yritykseen tai useampaan organisaatiosi yhtiöön.
Työhönottoprojektit
Työhönottoprojektien avulla työhönottajat voivat seurata yhden tai useamman avoimen toimen täyttämisen etenemistä. Työhönottoprojektissa tunnistetaan osasto ja työ, jossa on avoinna yksi tai useampi toimi. Työhönottoprojektit seuraavat lisäksi seuraavia tietoja avoimista toimista:
- Avoimien toimien määrä
- Työhön ottava esimies ja vaihtoehtoinen yhteyshenkilö toimelle
- Päivämäärä, jolloin ehdotus hyväksyttiin
- Hakemuksen viimeinen jättöpäivä
- Arvioitu alkamispäivämäärä
Työhönottoprojekti sisältää työpaikkailmoitus-arvon, jota käytetään työntekijän itsepalvelu -sivulla avoimen työpaikan ilmoituksena. Avaus voidaan näyttää työntekijöille vain, jos rekrytointiprojektilla on Työpaikkailmoitus-arvo, Näytä työntekijän itsepalvelussa -kentän arvo on Kyllä, Hakemuksen määräaika -kenttä on asetettu tulevaan päivämäärään, ja rekrytointiprojektin Projektin tila -arvo on Aloitettu. Seuraavassa taulukossa luetellaan mahdolliset työhönottoprojektin tilat ja niiden kuvaukset.
| Tila | Merkitsee, että... |
|---|---|
| Ajastettu | Työhönottotoimia valmistellaan. Projektin työhönotto ei ole vielä alkanut. |
| Aloitettu | Hakemuksia otetaan nyt vastaan projektin avoimille toimille. |
| Valmis | Kaikki projektin toimet on täytetty. |
| Peruutettu | Projektin työhönotto on peruutettu. |
Työhönottajat voivat myös tallentaa ulkoisissa työpaikkailmoituskanavissa käytettävän median sekä seurata projektin tai hakemusten kehitystuloksia.
Hakijat
Hakija on henkilö, joka hakee töihin yritykseesi. Hakijat jaetaan organisaation kaikkien tahojen kesken. Siksi sinulla on suuri osaaja-pooli, jonka avulla voit hakea osaajaa. Voit syöttää ja ylläpitää hakijoiden henkilökohtaisia tietoja, osaamisalueita ja erityisjärjestelyjä. Kun hakijatietue on luotu, hakijalle luodaan henkilötietue yleiseen osoitekirjaan. Voit käyttää Hakija-sivua päivittääksesi seuraavat tiedot hakijoista yleiseen osoitekirjaan:
- Osoitetiedot
- Yhteystiedot
- Tunnistetiedot
- Nimitiedot
- Henkilökohtaiset tiedot
Hakemukset
Vastaanotettujen työhakemusten tietoja voi taltioida Hakemus-sivulle. Hakemus on hakijan osoitus mielenkiinnosta organisaatiossasi avoinna olevaa työtä kohtaan. Luodakseen hakemuksen, hakija on rekisteröitävä hakijaksi tai henkilöksi järjestelmääsi.
Internetin välityksellä toimitetut sähköiset työhakemukset ovat joko ilmoituksiin perustuvia hakemuksia, jotka on lähetetty vastauksena työpaikkailmoitukseen, tai avoimia hakemuksia. Ilmoituksiin perustuvat hakemukset liitetään automaattisesti työhönottoprojektiin, josta ilmoitus on luotu. Avoimet hakemukset liitetään työhönottoprojektiin, joka on määritetty Henkilöstöhallintoparametrit-sivun Työhönotto-alueella.
Hakemuksen tila
Hakemuksen tila ilmaisee, missä vaiheessa työhönottoprosessia hakemus on. Seuraavassa taulukossa luetellaan mahdolliset työhakemusten tilat ja niiden kuvaukset.
| Tila | Merkitsee, että... |
|---|---|
| Vastaanotettu | Hakemus on otettu vastaan. |
| Vahvistettu | Hakijalle voi lähettää vahvistuksen hakemuksen vastaanottamisesta. |
| Haastattelu | Hakijalle voi lähettää kutsun haastatteluun. |
| Hylkääminen | Hakijalle voi lähettää hylkäyskirjeen. |
| Peruutettu | Hakijalle voi lähettää peruuttamista koskevan vahvistuksen. Tämä tila määritetään manuaalisesti. |
| Toimessa | Hakijalle voi lähettää työtarjouksen. |
Vastaustoimenpiteet
Hakemuksen vastaustoimenpide määrittää asiakirjan tai sähköpostiviestin mallin, jota käytetään viestinnässä hakemuksen lähettäneen henkilön kanssa. Liittämällä hakemuksen kirjanmerkkejä vastaustoimenpiteisiin, voit käyttää Hakemus-, Hakija-, Haastattelu- ja Työhönottoprojekti-sivujen arvoja viestinnässä hakijoiden kanssa. Luomalla hakemussähköpostimalleja kirjeenvaihtotoimintoja varten voit lähettää nopeasti sähköposteja hakijoille, joiden hakemuksissa on tietty tilan ja kirjeenvaihdon yhdistelmä. Voit esimerkiksi lähettää vahvistussähköpostin kaikille hakemuksille, joiden tila on Vastaanotettu ja vastaustoimenpide on Vastaanotettu. Viestien lähettämisen jälkeen voit päivittää hakemusten tilan automaattisesti.
Hakemusten reititys
Jos useiden työntekijöiden täytyy tarkistaa hakemus, voit hallita tätä prosessia luomalla kiertolistan Hakemusten reititys -sivulla.
Haastattelut
Hakijan haastattelut voi ajoittaa Hakemus-sivulta . Käytä Lähetä tapaamistiedot -painiketta lähettääksesi haastatteluaikataulun kalenteritiedostona hakijalle ja haastattelijalle.
Osaamisaluekartoitus
taito yhdistämismääritys ja taito yhdistämismääritys voidaan tunnistaa ehdokkaiden, jotka voivat sopia avausta hyvin.
Hakijoiden ottaminen palvelukseen
Käytä Hakemukset-sivua ottaaksesi hakija palvelukseen. Kun hakija palkataan, hakemustietueen tilaksi merkitään Palkattu ja hakijan yleisessä osoitekirjassa olevat tiedot liitetään uuteen työntekijätietueeseen. Yleiseen osoitekirjan tietoihin tehdyt muutokset uuden työntekijätietueen kautta näkyvät myös hakijatietueessa. Tämä voi vähentää tietokirjausten määrää, jos uusi työntekijäsi hakee koskaan yrityksen sisällä uutta työtä. Vanhan työntekijän palkkaamisen uuteen toimeen voit tehdä napsauttamalla Hakemuksen tila -valikosta Muuta toimea, joka aloittaa siirtoprosessin.