Hälytyssääntöjen luominen

Aloittaminen

Ennen hälytyssäännön luomista on päätettävä, milloin ja missä tilanteissa haluat vastaanottaa hälytyksiä. Kun tiedät, mistä tapahtumasta haluat ilmoituksen, voit etsiä sivun, jossa kyseisen tapahtuman aiheuttavat tiedot näkyvät. Tapahtuma voi olla tietty päivämäärä tai tapahtuva muutos. Sinun onkin etsittävä sivu, jossa päivämäärä on määritetty tai jossa muuttuva kenttä tai luotu uusi tietue tulee näkyviin. Kun nämä tiedot ovat valmiina, voit luoda hälytyssäännön.

Hälytyssääntöä luotaessa määritetään ehdot, joiden on toteuduttava ennen hälytyksen antamista. Ehdot tarkoittavat periaatteessa sitä, että tietty tapahtuma esiintyy ja tietyt ehdot täyttyvät samanaikaisesti. Tapahtuman esiintyessä järjestelmä suorittaa tarkistuksen määritettyjen ehtojen mukaisesti.

Hälytyksen erätöiden suorittamisen varmistaminen

Tietojen muuttamisen erätöiden ja eräpäivän hälytysten on oltava käynnissä, jotta hälytyksen ehdot voidaan käsitellä ja ilmoitukset lähettää. Jos haluat suorittaa erätyöt, siirry kohtaan Järjestelmän hallinta>Kausittaiset tehtävät>Hälytykset ja lisää uusi erätyö Muutokseen perustuvat hälytykset ja/tai Eräpäivän hälytykset. Jos tarvitaan pitkään ja usein suoritettava erätyö, valitse Toistuvuus ja määritä Ei päättymispäivää -kohdan Toistumisen kuvio -kohdan arvoksi Minuutit ja Määrä-kohdan arvoksi 1.

Tapahtumat

Tapahtuma, joka käynnistää hälytyssäännön, voi olla tietty päivämäärä tai tapahtuva muutos. Käynnistää tapahtumat, jotka on määritetty Luo hälytyssääntö -valintaikkunan Hälytä seuraavissa tilanteissa -pikavälilehdessä. Tietyn kentän käytettävissä olevat tapahtumat määräytyvät valitun käynnistimen mukaan.

Jos esimerkiksi määrität hälytyssäännön Alkamispäivä-kenttään, eräpäivän tapahtumat soveltuvat. is due in -tapahtumatyyppi on tämän vuoksi käytettävissä kyseisessä kentässä. Eräpäivään perustuva tapahtuma ei kuitenkaan sovellu esimerkiksi Kustannuspaikka-kentälle. is due in -tapahtumatyyppi ei ole tämän vuoksi käytettävissä. Käytettävissä on sen sijaan has changed -tapahtumatyyppi.

Tapahtumatyypit

Mahdollisia tapahtumatyyppejä on kolme:

• Luo- ja Poista-tyyppiset tapahtumat – Nämä tapahtumat käynnistävät hälytyksen, kun tietue luodaan tai poistetaan.
• Päivitystyypin tapahtumat – Nämä tapahtumat käynnistävät hälytyksen, kun tietyn kentän tiedot muuttuvat.
• Määräpäivään liittyvät tapahtumat – Nämä tapahtumat käynnistävät hälytyksen, kun päivämäärä saapuu.

Käyttäjä voi käynnistää muutokset. Esimerkiksi käyttäjä muuttaa ostotilauksen toimituspäivää. Vaihtoehtoisest muutokset voivat tapahtua prosessin osana. Esimerkiksi sivun Tila-kenttä muuttuu niin, että se vastaa järjestelmän eri prosessien elinkaarta.

Olosuhteet

Voit käyttää Luo hälytyssääntö -valintaikkunan Hälytä seuraavasta: -pikavälilehden ehtoja tapahtumien hälytysten ohjauksessa.

Voit esimerkiksi määrittää, että järjestelmä lähettää hälytyksen ostotilausten tilojen muuttuessa vain silloin, kun tila vastaa tiettyjä ehtoja. Haluat ilmoituksen etenkin silloin, kun ostotilauksen tilaksi määritetään Vastaanotettu. Tilan muutos on hälytyksen laukaiseva tapahtuma.

Seuraavaksi päätetään, mistä ostotilauksista haluat saada hälytyksen. Voit esimerkiksi valita yhden seuraavista vaihtoehdoista. Nämä asetukset määrittävät hälytyssäännön ehdot.

• Nykyinen valittu tietue – Saat hälytyksen, kun tietyn ostotilauksen tilaksi muuttuu Vastaanotettu.
• Kaikki tietueet – Saat hälytyksen, kun nimikkeen ostotilauksen tilaa muutetaan aktiivisessa sivunäkymässä. Voit luoda tietylle tietuejoukolle sääntöjä sivulla olevien suodatuksen lisäasetusten avulla. Voit esimerkiksi luoda hälytyksen, joka käynnistetään tietyn asiakasryhmän asiakkaiden kaikille ostotilauksille.

Päättymissääntö

Määritä Luo hälytyssääntö -valintaikkunan Hälytä tähän asti: -pikavälilehdessä, miten kauan hälytyssääntö on aktiivinen.

Hälytyksen sisältö

Määritä Luo hälytyssääntö -valintaikkunan Hälytystapa-pikavälilehdessä hälytyksen sanomalle aihe- ja sanomateksti.

Käyttäjätunnus

Määritä Luo hälytyssääntö -valintaikkunan Hälytystapa-pikavälilehdessä käyttäjä, joka vastaanottaa hälytyssanomat. Käyttäjätunnus valitaan oletusarvoisesti. Vain organisaation järjestelmänvalvoja voi vaihtaa hälytyksen saavaa käyttäjää.

Hälytykset liiketoimintatapahtumina

Hälytyksiä voidaan lähettää ulkoisesti liiketoimintatapahtuman kehyksen avulla. Kun luot hälytyksen, määritä Organisaation laajuinen -kohdan arvoksi Ei ja Lähetä ulkoisesti -kohdan arvoksi Kyllä. Kun hälytys käynnistää liiketoimintatapahtuman, voit käynnistää Power Automaten luoman työnkulun käyttämällä Kun liiketoimintatapahtuma ilmenee -käynnistimen talous- ja toimintosovellusten yhdistimessä tai lähettää tapahtuman liiketoimintatapahtumien päätepisteeseen Liiketoimintatapahtumien luettelo -kohdan avulla.

Luo hälytyssääntö

0. Hälytyksen erätöiden suorittamisen varmistaminen (katso yllä).
1. Avaa sivu, joka sisältää valvottavat tiedot.
2. Valitse Asetukset-välilehden Jaa-ryhmän toimintoruudussa Luo hälytyssääntö.
3. Valitse Kenttä-kentän Luo hälytyssääntö -valintaikkunassa seurattava kenttä.
4. Valitse Tapahtuma-kentässä tapahtuman tyyppi.
5. Valitse Hälytä seuraavasta: -pikavälilehdessä haluttu vaihtoehto. Jos haluat lähettää hälytyksen liiketoimintatapahtumana, määritä Organisaation laajuinen -arvoksi Ei.
6. Jos haluat hälytyssäännön poistuvan käytöstä tiettynä päivämääränä, valitse Hälytä tähän asti -pikavälilehdessä päättymispäivämäärä.
7. Hyväksy Hälytystapa-pikavälilehden Aihe-kentässä sähköpostiviestin aiheen oletusotsikko tai kirjoita uusi aihe. Tekstistä tulee otsikko sähköpostiviestissä jonka saat, kun hälytys laukaistaan. Jos haluat lähettää hälytyksen liiketoimintatapahtumana, määritä Lähetä ulkoisesti -kohdan arvoksi Kyllä.
8. Valitse Sanoma-kentässä valinnainen sanoma. Tekstistä tulee sanoma, jonka saat, kun hälytys käynnistyy.
9. Tallenna asetukset ja luo hälytyssääntö valitsemalla OK.

Rajoitukset ja ratkaisuehdotukset

Ratkaisuehdotus lomakkeen toissijaisten tietolähteiden hälytysten luontia varten

Hälytyksiä ei voi luoda joillekin lomakkeiden toissijaisille tietolähteille. Kun esimerkiksi asiakkaan tai toimittajan kirjausprofiililomakkeessa luodaan hälytyksiä, käytettävissä on vain otsikon (CustLedger tai VendLedger) kentät eikä dimensiotilit. Tämän rajoituksen ratkaisuehdotus on avata kyseinen taulukko ensisijaisena tietolähteenä käyttämällä SysTableBrowser-lomaketta.

1. Avaa taulukko SysTableBrowser-lomakkeessa.

   	https://<EnvironmentURL>/?cmp=USMF&mi=SysTableBrowser&TableName=<TableName>
   

2. Luo hälytys SysTableBrowser-lomakkeesta.

Muutoksiin perustuvat hälytykset eivät toimi, jos erän tila muuttuu

Muutokseen perustuvat hälytykset eivät toimi erän tilan muutuessa, koska se on pois käytöstä suorituskykysyistä. Sen sijaan on määritettävä Erähälytykset-toiminto. Lisätietoja on kohdassa Hälytysten määrittäminen eräkäsittelyn parannettuihin lomakkeisiin.