Yksikön tietojen näyttäminen ja päivittäminen Excelissä

Koskee seuraavia Dynamics 365 -sovelluksia:
Commerce, Finance, Supply Chain Management

Tässä artikkelissa käsitellään yksikkötietojen avaamista Microsoft Excelissä sekä tietojen näyttämistä, päivittämistä ja muokkaamista Microsoft Dynamicsin Excel-apuohjelmalla. Voit aloittaa yksikkötietojen avaamisen joko Excelistä tai talous- ja toimintosovelluksista.

Kun avaat yksikkötietoja Excelissä, voit tarkastella ja muokata nopeasti tietoja Excel-lisäosalla. Apuohjelman käyttö edellyttää vähintään versiota Microsoft Excel 2016.

Huomautus

Jos Microsoft Entra ID (Azure AD) -vuokraaja on määritetty käyttämään Active Directory Federation Servicesiä (AD FS), varmista, että Officen toukokuun 2016 päivitys on asennettu, jotta Excel-lisäosa pystyy kirjaamaan sinut sisään.

Lisätietoja Excel-apuohjelman käyttämisestä lyhyessä videossa Excel-mallin luominen otsikolle ja rivimalleille.

Yksikkötietojen avaaminen Excelissä, kun aloitat talous- ja toimintosovelluksesta

1. Valitse talous- ja toimintosovelluksessa Avaa Microsoft Officessa.

   Jos sivun juuritietolähde (taulukko) on sama kuin minkä tahansa yksikön juuritietolähde, sivulle muodostetaan oletusasetuksena Avaa Excelissä. Excel-vaihtoehtojen avulla voit avata usein käytetyt sivut, kuten Kaikki toimittajat ja Kaikki asiakkaat.

2. Valitse Avaa Excelissä -vaihtoehto ja avaa luotu työkirja. Tämä työkirja sisältää yksikön sidostiedot, osoitin ympäristöön ja osoitin Excel-lisäosaan.

3. Valitse Excelin Ota muokkaus käyttöön -painike, jotta voit ajaa Excel-lisäosan. Excel-lisäosa toimii Excel-ikkunan oikealla puolella olevassa ruudussa.

4. Jos käytät Excel-lisäosaa ensimmäistä kertaa, valitse Luota tähän lisäosaan.

5. Jos näet kirjautumisruudun, valitse Kirjaudu sisään samoilla tunnuksilla, joilla kirjaudut talous- ja toimintosovelluksiin. Excel-apuohjelma käyttää aiempaa sisäänkirjautumista selaimesta ja kirjaa sinut sisään automaattisesti, jos se on mahdollista. (Käyttöjärjestelmäkohtaisia lisätietoja käytetystä selaimesta on kohdassa Office-apuohjelmien käyttämät selaimet. Kirjautumisen onnistumisen voi varmistaa tarkistamalla, mikä nimi on Excel-apuohjelman oikeassa yläkulmassa.

Excel-lisä lukee valitsemasi yksikön tiedot automaattisesti. Huomaa, että työkirjassa ei ole tietoja ennen kuin Excel-lisäosa on lukenut tiedot.

Avaa yksikön tiedot Excelissä käynnistämisen yhteydessä

1. Avaa Office-kauppa valitsemalla Myymälä-painike Excelin Lisää-välilehden Lisäosat-ryhmässä.

2. Etsi Office-kaupasta avainsanalla Dynamics ja valitse Lisää Microsoft Dynamics Office -lisäosa -kohdan vieressä (Excel-lisäosa).

3. Jos käytät Excel-lisäosaa ensimmäistä kertaa, valitse Luota tähän lisäosaan voidaksesi käyttää sitä. Excel-lisäosa toimii Excel-ikkunan oikealla puolella olevassa ruudussa.

4. Avaa Asetukset-ruutu valitsemalla Lisää palvelimen tiedot -painike.

5. Kopioi kohteena olevan talous- ja toimintosovellusesiintymän URL-osoite selaimessa, liitä se Palvelimen URL-osoite -kenttään ja poista kaikki teksti isäntänimen jälkeen. URL-osoitteessa tulisi olla vain isäntänimi.

   Jos URL-osoite on esimerkiksi https://xxx.dynamics.com/?cmp=usmf&mi=CustTableListPage, poista kaikki kaikki muut tiedot paitsi https://xxx.dynamics.com.

6. Valitse OK ja vahvista muutos valitsemalla Kyllä. Excel-lisäosa käynnistetään uudelleen. Se lataa metatiedot.

   Rakenne-painike on nyt käytettävissä. Jos Excel-lisäosassa on Lataa sovelmat -linkki, et ole todennäköisesti kirjautunut oikeana käyttäjänä. Lisätietoja tämän ongelman ratkaisemisesta on kohdan Sovelmien lataaminen vianmääritysosassa.

7. Valitse Rakenne. Excel-lisäosa hakee yksikön metatiedot.

8. Valitse Lisää taulu. Näkyviin tulee luettelo yksiköistä. Yksiköt näytetään muodossa "Nimi – Otsikko".

9. Valitse luettelosta yksikkö, kuten Asiakas - Asiakkaat. Valitse sitten Seuraava.

10. Jos haluat lisätä kentän Käytettävissä olevat kentät -luettelosta Valitut kentät -luetteloon, valitse kenttä ja valitse sitten Lisää. Vaihtoehtoisesti voit kaksoisnapsauttaa Käytettävissä olevat kentät -luettelon kenttää.

11. Kun olet lisännyt haluamasi kentät Valitut kentät -luetteloon, varmista, että kohdistin on oikeassa kohdassa taulukkoa (esimerkiksi solu A1) ja valitse sitten Valmis. Valitse sitten Valmis ja sulje suunnitteluohjelma.

12. Valitse Päivitä ja hae tietojoukko.

Näytä ja päivitä yksikön tiedot Excelissä

Kun Excel-lisäosa lukee yksikön tiedot työkirjaan, voit päivittää tiedot milloin tahansa valitsemalla Excel-lisäosassa Päivitä.

Muokkaa yksikön tietoja Excelissä

Voit muuttaa yksikön tietoja tarpeen mukaan ja julkaista muutokset takaisin talous- ja toimintosovelluksiin valitsemalla Excel-apuohjelmassa Julkaise. Jos haluat muokata tietuetta, valitse työkirjassa solu ja muuta sitten solun arvoa. Jos haluat lisätä uuden tietueen, seuraa jotakin näistä vaiheista:

• Napsauta tietolähdetaulun jotakin kohtaa ja valitse sitten Uusi Excel-lisäosassa.
• Napsauta tietolähdetaulun viimeistä riviä ja paina sarkainpainiketta, kunnes kohdistin siirtyy pois rivin viimeisestä sarakkeesta ja luo uuden rivin.
• Napsauta tietolähdetaulun alapuolella olevaa riviä ja aloita tietojen syöttäminen soluun. Kun siirrät kohdistuksen pois solusta, taulu laajentuu uudelle riville.
• Valitse otsikkotietueiden kenttäsidoksia varten jotakin kentistä ja valitse sitten Uusi Excel-apuohjelmassa.

Huomaa, että uusi tietue luodaan vain, jos kaikki avain- ja pakolliset kentät on sidottu työkirjassa tai jos oletusarvot on täytetty suodatusehdon avulla.

Jos haluat poistaa tietueen, seuraa jotakin näistä vaiheista:

• Napsauta hiiren kakkospainikkeella poistettavan rivin numeroa työkirjan rivin vieressä ja valitse sitten Poista.
• Napsauta hiiren kakkospainikkeella poistettavan rivin numeroa ja valitse sitten Poista>Taulun rivit.

Jos tietolähteitä on lisätty liittyvinä tietolähteinä, otsikko julkaistaan ennen rivejä. Jos muiden tietolähteiden välillä on riippuvaisuuksia, joudut ehkä vaihtamaan oletusjulkaisujärjestystä. Jos haluat muuttaa julkaisujärjestystä, valitse Excel-lisäosassa Asetukset-painike (ratassymboli) ja valitse sitten Data Connector -pikavälilehdessä Määritä julkaisujärjestys.

Lisää tai poista sarakkeita

Voit säätää työkirjaan automaattisesti lisättäviä sarakkeita suunnittelijasovelluksessa.

Muistiinpano

Jos Rakenne-painike ei näy Excel-lisäosan Suodatin-painikkeen alla, ota tietolähteen suunnitteluohjelma käyttöön. Valitse Asetukset-painike (ratassynboli) ja valitse sitten Ota rakenne käyttöön -valintaruutu.

1. Valitse Excel-lisäosassa Rakenne. Kaikki tietolähteet luetellaan.

2. Valitse tietolähteen vierestä Muokkaa-painike (kynäsymboli).

3. Muuta Valitut kentät -luettelon kenttäluetteloa haluamallasi tavalla seuraavasti:

   • Jos haluat lisätä kentän Käytettävissä olevat kentät -luettelosta Valitut kentät -luetteloon, valitse kenttä ja valitse sitten Lisää. Vaihtoehtoisesti voit kaksoisnapsauttaa Käytettävissä olevat kentät -luettelon kenttää.
   • Voit poistaa kentän Valitut kentät -luettelosta valitsemalla kentän ja valitsemalla sitten Poista. Vaihtoehtoisesti voit kaksoisnapsauttaa kenttää.
   • Jos haluat muuttaa kenttien järjestystä Valitut kentät -luettelossa, valitse kenttä ja valitse sitten Ylös tai Alas.

4. Ota käyttöön tietolähteeseen tehdyt muutokset valitsemalla Päivitä. Valitse sitten Valmis ja sulje suunnitteluohjelma.

5. Jos olet lisännyt kentän (sarakkeen), valitse Päivitä, niin ohjelma hakee päivitetyn tietojoukon.

Julkaisuerän koon muuttaminen

Kun käyttäjä julkaisee muutoksia tietotietueisiin Excel-apuohjelmalla, päivitykset lähetetään erissä. Julkaisuerän koon oletusarvo (ja enimmäismäärä) on 100 riviä, mutta Salli julkaisun eräkoon konfigurointi Excel-apuohjelmassa -ominaisuuden avulla saat joustavuutta julkaisuerän koon alentamiseen erityisesti tilanteessa, kun koet aikakatkaisuja yrittäessäsi julkaista päivityksiä Excelistä.

Järjestelmänvalvojat voivat määrittää koko järjestelmää koskevan julkaisuerän kokorajoituksen Avaa Excelissä -työkirjoissa. Määritys tehdään määrittämällä Julkaisuerän raja -kenttä Office-sovelluksen parametrit -sivun Sovelluksen parametrit -osassa.

Julkaisuerän koko voidaan muuttaa myös yksittäisessä työkirjassa Excel-apuohjelman avulla.

1. Avaa työkirja Excelissä.
2. Valitse Asetukset(ratas) -painike Excel-apuohjelman oikeassa yläkulmassa.
3. Määritä Julkaisuerän koko -kenttään sopiva arvo. Määritetyn arvon on oltava pienempi kuin koko järjestelmää koskeva julkaisuerän raja.
4. Valitse OK.
5. Tallenna työkirja. Jos työkirjaa ei tallenneta, kun apuohjelman asetuksia on muutettu, kyseiset muutokset eivät ole työkirjassa, kun se avataan uudelleen.

Excel-työkirjamallin tekijät voivat määrittää samalla tavoin mallien julkaisuerän koon, ennen kuin ne ladataan järjestelmään.

Kopioi ympäristön tiedot

Ympäristöstä työkirjaan luettavat tiedot voidaan kopioida toiseen ympäristöön. Et voi kuitenkaan muuttaa yhteyden URL-osoitetta noin vain, koska työkirjan tietovälimuisti jatkaa tietojen käsittelemistä aiemmin luotuina tietoina. Sen sijaan tietojen julkaisemisessa uuteen ympäristöön uusina tietoina on käytettävä Kopioi ympäristön tiedot -toimintoa.

1. Valitse Asetukset-painike (ratassymboli) ja valitse sitten Data Connector -pikavälilehden Kopioi ympäristön tiedot.

2. Anna uuden ympäristön palvelimen URL-osoite.

3. Vahvista muutokset valitsemalla OK. Vahvista toiminto valitsemalla Kyllä. Excel-lisäosa käynnistetään uudelleen. Se muodostaa yhteyden uuteen ympäristöön. Työkirjan aiemmin luotuja tietoja käsitellään uusina tietoina.

   Excel-lisäosan uudelleenkäynnistyksen jälkeen näkyviin tulee viestiruutu, jossa kerrotaan, että työkirja on ympäristön kopiointitilassa.

4. Voit kopioida tiedot uuteen ympäristöön uusina tietoina, kun valitset Julkaise. Voit peruuttaa ympäristön kopiointitoiminnon ja tarkistaa aiemmin luodut tiedot uudessa ympäristössä valitsemalla Päivitä.

Vianmääritys

Tietyt ongelmat ovat ratkaistavissa muutaman helpon vaiheen kautta.

• Näkyvissä on Load sents -linkki– Lisätietoja tästä ongelmasta on ohjeaiheessa Kuormitusta, kun kuormitat vianmäärityksen merkintää.
• Saat virhesanoman – Jos saat Sähköpostiviestin viestin, kun Excel-lisäosa lataa metatietoja, Excel-lisäosaan kirjatulla tilillä ei ole oikeutta käyttää kohdistettua palvelua, esiintymää tai tietokantaa. Ratkaise ongelma varmistamalla, että Excel-lisäosan oikeassa yläkulmassa on oikea käyttäjänimi. Jos näkyvillä on väärä käyttäjänimi, valitse se. Kirjaudu sitten ulos ja kirjaudu takaisin sisään.
• Tyhjä Internet-sivu näkyy Excelin yllä– Jos kirjautumisprosessin aikana avataan tyhjä Internet-sivu, tili edellyttää AD VAINK:ää, mutta Excel-lisäosaa edellyttänyt Excel-versio ei ole tarpeeksi uusi kirjautumisvalintaikkunan lataamista varten. Ratkaise ongelma päivittämällä käytössä oleva Excel-versio. Jos olet yritys, jolla on käytössä hidas päivityskanava, voit päivittää Excel-version käyttämällä Office Deployment Tool -työkalua vaihtaaksesi hitaan päivityskanavan nykyiseen päivityskanavaan.
• Saat aikaerän, kun julkaiset tietojen muutokset– Jos vastaanotat aikasanomia yritettäessä julkaista tietoja entiteettiin, harkitse tietojen julkaisemista eräkoon pienentämistä työkirjassa, johon muutos vaikuttaa. Jos yksikkö käynnistää suuren määrän logiikkaa tietueen muutosten yhteydessä, aikakatkaisujen estäminen voi edellyttää, että päivitykset lähetetään pienissä erissä.