Tapahtuman osallistujien kutsuminen, rekisteröiminen ja majoittaminen

Kun tapahtuma on määritetty valmiiksi Dynamics 365 Customer Insights - Journeys ‑järjestelmässä, voit aloittaa sen markkinoinnin. Järjestelmässä on tätä varten monia työkaluja.

Yhteyshenkilöiden kutsuminen tapahtumiin

Kun tapahtuma on suunniteltu ja määritetty valmiiksi, on aika aloittaa sen markkinointi. Customer Insights - Journeys sisältää useita työkaluja tätä tarkoitusta varten:

• Luo markkinointisähköpostiviesti, jonka rakenteeseen sisältyy tapahtumaelementti. Tapahtumaelementti luo viestiin toimintokutsupainikkeen, joka siirtää viestin vastaanottajat suoraan tapahtumasivustoon. Lisätietoja: Sähköpostimarkkinoinnin yleiskatsaus
• Määritä asiakassiirtymä, joka lähettää markkinointisähköpostiviestin kaikille asiaan liittyville yhteyshenkilöille, rekisteröi viestille tehdyt toimet ja reagoi tapahtumaan rekisteröitymisiin. Lisätietoja: Automatisoitujen kampanjoiden luominen asiakassiirtymien avulla.
• Markkinoi tapahtumaa luomalla mainospalkkeja ja yhteisöpalvelujulkaisuja. Lisää jokaiseen julkaisuun tapahtumasivuston linkki ja luo Customer Insights - Journeysin uudelleenohjauksen URL-osoitetoiminnon avulla lyhyitä URL-osoitteita, jotka rekisteröivät napsautukset Customer Insights - Journeysiin ja siirtävät yhteyshenkilöt saman tien tapahtumasivustoon. Voit luoda omat uudelleenohjauksen URL-osoitteet kullekin yhteisöpalvelusivustolle, mainospalkille tai viestille. Voit kerätä tällä tavoin erilliset napsautustulokset kustakin URL-osoitteesta ja arvioida kunkin kanavan tai hankkeen onnistumista. Lisätietoja: Uudelleenohjauksen URL-osoitteiden määrittäminen

Osallistujien rekisteröiminen tapahtumiin ja istuntoihin sekä tapahtumapassit

Tapahtumaan rekisteröitymisen avulla osallistujat voivat rekisteröityä tapahtumaan ja varata paikat tiettyihin istuntoihin tai kokonaisuuksiin. Sen avulla voit myös mitata kiinnostusta tapahtumaan ja kertoa kysynnästä tapahtuman suunnittelijoille esimerkiksi kapasiteetin suunnittelua varten. Tapahtumavastaavat voivat rekisteröintitietueiden avulla arvioida etukäteen, kuinka paljon resursseja tapahtumaan tarvitaan, mille istunnoille tarvitaan isommat tilat tai jopa kannattaako jokin istunto peruuttaa. Ennakkorekisteröinnin avulla osallistujat voivat myös luottaa siihen, että heille on varattu paikka kaikkiin istuntoihin, joissa he haluavat olla mukana.

Customer Insights - Journeys -käyttäjät voivat myös rekisteröidä osallistujia manuaalisesti luomalla tapahtumarekisteröintejä, istuntojen rekisteröintejä ja välittää kohdennuksia suoraan sovelluksessa. Tämän avulla voit esimerkiksi tarjota puhelimitse tapahtuvaa rekisteröintiä. Manuaalisten rekisteröintien avulla käyttäjät voivat myös ohittaa odotuslistat tarvittaessa.

Jokainen rekisteröinti tuottaa tapahtumarekisteröintitietueen, joka kerää yhteen rekisteröityvän henkilön profiilin, passit, halutut istunnot ja lopuksi istunnot, joihin kyseinen henkilö osallistui. Jokaisella rekisteröintitietueen tunnuksella on yksilöllinen tunnus, jonka järjestelmä koodaa QR-koodiin, jonka voit upottaa jokaiselle rekisteröijälle lähetettävään rekisteröintivahvistuksen sähköpostiviestiin. Näet myös kuhunkin rekisteröintitietueeseen upotetun QR-koodin, jotta voit käyttää sitä muissa yhteyksissä, esimerkiksi tulostaaksesi tapahtumassa luovutettavat nimikyltit. Lisätietoja: QR-koodien käyttö tapahtumiin ilmoittautumisessa, sisältölinkeissä tai URL-osoitteissa

Tapahtuman järjestäjät voivat skannata kunkin osallistujan esittämän QR-koodin ja tallentaa rekisteröintitunnuksen, jota voidaan käyttää rekisteröinnin ja/tai osallistumisen tarkistamiseen kussakin tapahtumassa tai istunnossa. QR-koodi sisältää vain rekisteröintitunnuksen, joten tapahtumien järjestäjien on tehtävä jonkin verran mukautettua kehitystä toteuttaakseen tarvitsemansa todentamisen, sisäänkirjautumisen ja rekisteröinnin ominaisuudet. Yksi tapa tehdä tämä voi olla mukautetun älypuhelinsovelluksen luominen.

Jos haluat tarkastella kaikkia nykyisiä rekisteröitymisiä ja passimäärityksiä tai luoda niitä järjestelmässä manuaalisesti, työskentele jommassakummassa Tapahtumat-työskentelyalueen entiteetissä:

• Tapahtumat>Tapahtuma>Tapahtumaan rekisteröitymiset: voit tarkastella ja luoda täällä rekisteröitymisiä kaikkiin tapahtumiin.
• Tapahtumat>Tapahtuma>Tapahtumat: avaa tapahtumatietue ja siirry Rekisteröityminen ja osallistuminen ‑välilehteen, jossa voit tarkastella ja luoda valitun tapahtuman rekisteröitymisiä. Jos haluat tarkastella tai luoda yksittäisiä istunnon rekisteröintejä, siirry Esityslista-välilehdelle tapahtumatietueessa, ja avaa siellä listattu istunto.

Segmenttien määrittäminen tapahtuman osallistujien kanssa käytävää viestintää varten

Kun valmistaudut tapahtumaan (tai teet seurantaa sen jälkeen), haluat todennäköisesti viestiä aina silloin tällöin tapahtumaan rekisteröityneiden kanssa. Yksi kätevä tapa hoitaa viestintä on määrittää segmentti, joka etsii oikeat osallistujat, ja luoda sitten asiakassiirtymä, joka lähettää heille sähköpostiviestejä, määrittää seuranta-aktiviteetit ja paljon muuta.

Tapahtumaentiteetteihin liitettyjen yhteyshenkilöiden etsiminen segmenttejä luomalla edellyttää, että järjestelmä synkronoi tapahtumaan liittyvät entiteetit markkinointitietopalvelun kanssa. Jos Customer Insights - Journeys -esiintymää ei ole vielä määritetty synkronoimaan tarvittavia tapahtumaentiteettejä, pyydä järjestelmänvalvojaa tekemään tämä määritys. Jos olet järjestelmänvalvoja, lisätietoja on kohdassa Markkinointitietopalvelun kanssa synkronoitavien entiteettien valinta. Ensisijainen tapahtumaentiteetti (tapahtuma) on yleensä määritetty synkronoitumaan oletusarvoisesti, mutta tapahtuman rekisteröintientiteettiä (tapahtumaan rekisteröityminen) ei ole, vaikka se voisi olla hyödyllistä rekisteröityneiden yhteyshenkilöiden kanssa tapahtuvan viestinnän kannalta.

Hotellihuoneiden varaaminen henkilöstölle, esiintyjille ja vieraille

Jos organisaatiosi on määrittänyt tapahtuman hotellien ja huoneiden ennakkovaraukset Customer Insights - Journeysissa, voit tarkastella ja luoda huonevarauksia valitsemalla Tapahtumat>Logistiikka>Hotellihuoneiden varaukset. Jokainen huonevaraus linkittää tapahtumarekisteröintitietueen (ja siihen liittyvän yhteyshenkilön) Customer Insights - Journeys ‑järjestelmässä määritettyyn hotellihuoneiden ennakkovaraukseen. Jokainen huoneiden ennakkovaraus koskee tiettyä huonetyyppiä (yhden tai kahden hengen huone tai sviitti) tietyssä hotellissa tietyn tapahtuman aikana. Kun kaikki ennakkovaraukseen sisältyvät huoneet on varattu, ennakkovaraus katsotaan loppuunmyydyksi, ellei hotellista ole saatavana lisää huoneita. Huonevarauksissa ei määritetä huoneen numeroa, ainoastaan huoneen tyyppi (ennakkovarauksen mukaan) ja yksilöivä varausnumero.

Lisätiedot: Osallistujalogistiikan ja majoituspaikkojen saatavuuden hallinta