Korttien ja asiakirjojen liitteiden, linkkien ja muistioiden hallinta

Tiedostoja voi liittää, linkkejä lisätä ja muistiinpanoja kirjoittaa useimpien luettelosivujen, korttien ja asiakirjojen Tietoruutu-ruudun Liitteet-välilehdessä. Välilehden otsikossa oleva luku ilmaisee, kuinka monta liitettyä tiedostoa, linkkiä tai muistiinpanoa kortissa tai asiakirjassa on.

Rivit-pikavälilehdessä vodaan lisäksi liittää asiakirjoja tietylle riville Liitteet-toiminnolla. Esimerkiksi rakenteen tekniset tiedot halutaan ehkä liittää ostolaskun nimikkeeseen.

Liitteet, linkit ja muistiinpanot pysyvät korttiin tai asiakirjaan liitettyinä muihin tiloihin käsiteltäessä. Kyse voi olla esimerkiksi jatkuvasta myyntitilauksesta kirjattuun myyntilaskuun. Järjestelmä ei kuitenkaan käsittele mitään liitetyyppiä esimerkiksi tulostettaessa tai tallennettaessa tiedostoon.

Liitteitä voi lisätä myös Business Centralista lähetettäviin sähköposteihin. Kun sähköposti lähetetään asiakirjasta, kuten myyntitarjouksesta, Lisää tiedosto lähdeasiakirjasta -toiminto sallii siihen liitettyjen tiedostojen valitsemisen. Vain asiakirjaan liitettyjä tiedostoja voidaan valita. Riveihin liitettyjä tiedostoja ei voida valita.

Huomautus

Kun toimitat ja laskutat myynti- tai ostotilauksen osittain, liite liitetään vain kyseisen tilauksen lopulliseen laskuun. Vastaavasti, kun laskutat lykättyjä tapahtumia, liite liitetään asiakirjan KP-tapahtumiin mutta ei lykkäystapahtumiin.

Jos tilaus poistetaan ennen laskutusta, myös liite poistetaan.

Kun käytät ostolaskun Hae vastaanoton rivit, siihen liittyvän ostotilauksen liite lisätään ostolaskulle.

Tiedoston liittäminen ostolaskuun

Korttiin, asiakirjaan tai asiakirjan riviin liitettävän tiedoston tyypillä ei ole merkitystä, sillä kyse voi olla teksti-, kuva- tai videotiedostossa. Tämä on kätevää esimerkiksi silloin, kun haluat tallentaa toimittajan laskun PDF-tiedostona liittyvään Business Centralin ostolaskuun.

Huomautus

Saapuvat asiakirjat -ominaisuudella liitetyt tiedostot eivät sisälly Liitteet-välilehteen. Lisätietoja on kohdassa Saapuvat asiakirjat. Sama koskee myös asiakirjojen riveihin liitettyjä tiedostoja.

Seuraava toimenpide perustuu ostolaskuun. Vaiheet ovat samanlaiset kaikissa tuetuissa asiakirjoissa ja korteissa.

Vinkki

Jos liite on asiakirjan rivikohtainen, se voidaan liittää riviin. Valitse ensin rivi ja sitten Liitteet-toiminto.

1. Valitse -kuvake, syötä Ostolasku ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Avaa ostotilaus, johon tiedosto halutaan liittää.

3. Valitse tietoruudussa Liitteet.

4. Valitse Asiakirjat-kentässä arvo, kuten 0.

5. Liitetyt asiakirjat -sivulla Liite-kentässä.

6. Tee Liitä tiedosto -valintaikkunassa jokin seuraavista vaiheista liittääksesi tiedoston:

   • Vedä tiedosto laitteesi tiedostonhallinnasta valintaikkunaan.
   • Valitse Selaa napsauttamalla -linkki, etsi tiedosto ja valitse sitten Avaa-painike.

Tiedosto on nyt liitetty ostolaskuun.

Tarkastele liitettyä tiedostoa

1. Avaa Liitteet-välilehti tietoruudussa.
2. Valitse Asiakirjat-kentässä arvo, kuten 1.
3. Valitse Liitetyt asiakirjat -sivulla Esikatselu-toiminto.
4. Ladatun tiedoston avaaminen.

Asiakirjan tallentaminen PDF-liitteenä

Kun asiakirja on tallennettava tiedostoksi, voit käyttää Liitä PDF-tiedostona -toimintoa ja tallentaa nykyisen asiakirjan sisällön PDF-tiedostoksi, joka on liitetty asiakirjan tietoruutuun. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun asiakirjat noudattavat useita vaiheita prosessissa, kuten esimerkiksi myyntiprosessissa ja hyväksynnän työnkulussa, ja haluat viitata edellisen vaiheen tulostukseen.

Seuraava toimenpide perustuu myyntitilaukseen. Vaiheet ovat samanlaiset kaikissa tuetuissa asiakirjoissa.

1. Valitse -kuvake, syötä Myyntitilaukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse ensin myyntitilaus ja valitse sitten Liitä PDF-tiedostona -toiminto.

PDF-tiedosto ja sen sisältö myyntitilauksesta lisätään Liitteet-välilehteen tietoruudussa.

Linkin lisääminen nimikekortista

Voit lisätä kortista tai asiakirjasta linkin mihin tahansa URL-osoitteeseen. Tämä kätevää esimerkiksi silloin, kun haluat linkittää nimikekortin toimittajan nimikeluetteloon.

Seuraava toimenpide perustuu nimikekorttiin. Vaiheet ovat samanlaiset kaikissa tuetuissa korteissa ja asiakirjoissa.

1. Valitse -kuvake, kirjoita nimikkeet ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Valitse nimike, josta haluat lisätä linkin, ja valitse sitten tietoruudussa Liitteet-välilehti.

3. Valitse Linkit-kohdassa +-kuvake.

4. Anna linkki Linkin osoite -kentässä.

   Linkin on oltava kelvollinen Internet- tai intranet-osoite.

5. Kirjoita Kuvaus-kenttään linkkiä koskevia tietoja.

6. Valitse OK-painike.

Linkki on nyt liitetty nimikekorttiin.

Muistion kirjoittaminen myyntitilaukseen

Voit kirjoittaa asiakirjaan tai korttiin muistion, jossa on esimerkiksi ohjeita muille asiakirjan tai kortin käyttäjille. Voit sisällyttää muistioihin tiedostolinkkejä ja URL-osoitteita.

Huomautus

Liitteet-välilehdessä olevat muistiot eivät liity sisäiseen muistiotoimintoon, jota käytetään lähinnä työnkulujen käyttäjien keskinäiseen viestintään. Lisätietoja on kohdassa Työnkulkuilmoitusten määrittäminen.

Seuraava toimenpide perustuu myyntitilaukseen. Vaiheet ovat samanlaiset kaikissa tuetuissa asiakirjoissa ja korteissa.

1. Valitse -kuvake, syötä Myyntitilaukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse myyntitilaus, johon haluat kirjoittaa muistion, ja valitse sitten tietoruudussa Liitteet-välilehti.
3. Valitse Muistiot-osassa +-kuvake.
4. Kirjoita Huomautus-kenttään tekstiä, kuten "Tämä on kiireellinen tilaus."
5. Valitse OK-painike.

Huomautus on nyt liitetty myyntitilaukseen.

Katso myös

Business Centralin käyttö
Saapuvat asiakirjat
Työnkulkuilmoitusten määrittäminen

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen