Jaa

Usein kysyttyjä kysymyksiä sähköisten asiakirjojen yhdistämisestä ostotilauksiin Copilotin avulla (esiversio)

  • Artikkeli

[Tämä artikkeli sisältää julkaisua edeltävää materiaalia ja voi muuttua.]

Nämä usein kysytyt kysymykset käsittelevät tekoälyn vaikutusta Sähköisen asiakirjan kohdistusavustaja -ominaisuuteen Business Centralissa.

Tärkeää

Mikä on sähköisten asiakirjojen kohdistusapuri?

Modernit liiketoimintatapahtumat ohjautuvat sähköisiin asiakirjoihin. Ne ovat keskeisiä dokumentteja, kuten laskuja ja kuitteja, jotka siirtävät kaksisuuntaisesti toimituksen ja vastaanoton välillä. Sähköisiä laskuja voidaan luoda ja lähettää digitaalisesti jäsennetyssä muodossa, joka helpottaa automaattista laskujen käsittelyä. Saapuvien digitaalisten laskujen käsittely voi kuitenkin olla haasteellista ostoreskontratiimeille.

Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä (PK-yrityksissä) ostoreskontratiimin merkitys on keskeinen toimittajan velvoitteiden tarkassa seurannassa. Tiimin keskeinen tehtävä on kirjata saapuvat laskut tarkasti. Tarkkuus voi kuitenkin olla haastavaa etenkin täsmäytettäessä ulkoisia toimittajien laskuja ja aiemmin luotuja ostotilauksia. Koodien, kuvausten ja mittayksiköiden ristiriidat ovat usein haastavia, sillä kyseiset elementit eivät aina täsmää eri järjestelmissä ja yrityksissä. Lisäksi odottamattomat kustannukset, kuten kuljetusmaksut, voivat näkyä erillisinä rivinimikkeinä, jotka on muutettava manuaalisesti. Kirjanpitäjien on sisällytettävä asiakirjoihin myös laskun numerot ja päivämäärät. On tärkeää huomata, että ostotilausten ja ulkoisten laskujen suhde ei ole aina yhden suhde yhteen. Samalle ostotilaukselle voidaan useita ulkoisia laskuja.

Business Centralissa luotiin aiemmin uusia ostolaskuja vastaanotettujen sähköisten laskujen perusteella. Laskujen ja aiemmin luotujen ostotilausten manuaalinen täsmäyttäminen on prosessi, joka vie paljon aikaa ja on virhealtis.

Sähköisen asiakirjan kohdistusapuri käyttää generatiivista tekoälyä sujuvoittamaan tätä prosessia automatisoimalla ulkoisten sähköisten laskujen analyysia. Ominaisuus antaa kirjanpitäjille mahdollisuuden pyytää Copilotia täsmäyttämään saapuvien sähköisten laskujen rivit ja ostotilausten rivit Business Centralissa.

Mitä ominaisuuksia sähköisten asiakirjojen kohdistusapurissa on?

Copilot mahdollistaa tekoälypohjaisen tuen, kun vastaanotettu digitaalinen lasku kohdistetaan aiemmin luotuihin ostotilauksiin Business Centralissa. Copilot kohdistaa rivit seuraavien perusteella:

  • Kuvausten samankaltaisuus
  • Mittayksiköt
  • Laskutettavissa olevat määrät
  • Summat

Copilot tunnistaa samankaltaiset kuvaukset, jos niissä on oikeat mittayksiköt ja hinnat. Se voi etsiä vastaavuuksia myös monimutkaisemmissa tapauksissa. Se voi esimerkiksi tunnistaa, onko sähköisessä laskussa kaksi riviä, joissa on saman nimikkeen variantti, mutta ostotilauksessa on vain yksi rivi. Business Central kohdistaa nämä rivit, mikäli kuvaukset ovat samankaltaiset ja hinnat ovat samat.

Copilot ei yhdistä sähköisiä asiakirjoja päätepistepalveluun digitaalisten tositteiden noutoa tai lähettämistä varten. Tämä tehtävä pysyy täysin käyttäjän hallinnassa ja on edellytys Copilotin hyödyntämiseen. Näin toimitaan riippumatta siitä, onko digitaaliset asiakirjat lisätty Business Centraliin käyttämällä päätepistepalvelun yhteyttä tai syöttämällä manuaalisesti.

Mikä on sähköisten asiakirjojen kohdistusapurin käyttötarkoitus?

Sähköisen asiakirjan kohdistusapuri -ominaisuuden tavoite on auttaa ostoreskontratiimiä kohdistamaan aiemmin luodut ostotilaukset ja saapuvat sähköiset laskut. Suurin osa tästä toiminnasta koskee merkkijonojen kohdistusta. Business Centralissa on ominaisuus, joka automatisoi osan tästä toiminnasta, ja LLM-malleissa on tunnistettu mahdollisuus täydentää kyseistä ominaisuutta ja vähentää entisestään manuaalisia toimia.

Miten sähköisten asiakirjojen kohdistusapuri arvioitiin? Mitä mittareita suorituskyvyn mittaamiseen käytetään?

Ominaisuutta testattiin käyttämällä seuraavien tietojen yhdistelmiä:

  • Ulkoisen nimikkeen kuvaukset
  • Mittayksiköt
  • Määrät ja summat
  • Vakiomuotoiset nimikekuvaukset
  • Eri kielet
  • Muut parametrit, jotka koskevat kunkin kentän tyypillisiä vaihtelua ja tietorajoituksia

Testitiedot ilmaisevat sekä tyypillistä käyttöä että haitallisten toimijoiden käyttöä. Suorituskykyä mitattiin vertaamalla sitä samojen sähköisten laskujen ja ostotilausten tietojen manuaaliseen kohdistamiseen.

Mitä rajoituksia sähköisten asiakirjojen kohdistusapurissa on? Miten käyttäjät voivat minimoida sähköisten asiakirjojen kohdistusapurin rajoitukset, kun he käyttävät järjestelmää?

Sähköisen asiakirjan kohdistusavustaja toimii parhaiten, kun ulkoisen (sähköisen laskun) ja sisäisen (Business Centralin) nimikekuvauksen ja mittayksiköiden kieli on sama. Jos kieliä on useita tai nimikekuvauksia on useilla kielillä, tuloksena on usein vähemmän vastineita ja ehdotuksia.

Sähköisten laskujen nimikkeiden ja ostotilausten nimikkeiden ehdotettu kohdistus toimii parhaiten englannin kieltä käytettäessä. Vaikka ominaisuutta voi käyttää millä tahansa kielellä, jota Business Central tukee, muilla kielillä nimikevasteita saattaa olla vähemmän. Lue lisätietoja kohdasta Millä maantieteellisillä alueilla ja kielillä sähköisten asiakirjojen kohdistusapuri on saatavana?.

Millä maantieteellisillä alueilla ja kielillä sähköisten asiakirjojen kohdistusapuri on saatavana?

Tämä Copilot-ominaisuus on käytettävissä kaikissa tuetuissa Business Centralin maissa/alueilla. Ominaisuus kuitenkin käyttää Microsoft Azure OpenAI Servicea, joka on tällä hetkellä saatavana Business Centralissa joillakin maantieteellisillä alueilla. Jos ympäristö sijaitsee maassa tai alueella, jossa Azure OpenAI Service ei ole saatavana, järjestelmänvalvojien on sallittava tietojen siirtojen maantieteellisten alueiden välillä. Lisätietoja kohdassa Copilot-tietojen siirtäminen maantieteellisten alueiden välillä.

Copilot-ominaisuus on vahvistettu, ja sillä on englannin kielen tuki. Vaikka sitä voi käyttää muilla kielillä, se ei välttämättä toimi tarkoitetulla tavalla. Kielen laatu voi vaihdella käyttäjän vuorovaikutus- tai järjestelmäasetusten mukaan, mikä voi vaikuttaa tarkkuuteen ja käyttökokemukseen. Vastausten laatu voi olla myös huonompi, jos Business Centralin käyttäjän kieliasetus poikkeaa Business Central -tietokannassa olevien yritystietojen ensisijaisesta kielestä.

Lisätietoja maantieteellisestä saatavuudesta ja kielen saatavuudesta on kohdassa Copilotin kansainvälinen saatavuus.

Mitkä operatiiviset tekijät ja asetukset mahdollistavat ominaisuuden tehokkaan ja vastuullisen käytön?

Copilot täydentää Business Centralissa jo olevaa yhdistämismääritysalgoritmia ja yhdistää rivit, joita algoritmi ei yhdistänyt.

Mitä käyttäjien odotetaan tekevän sähköisten asiakirjojen kohdistusapuria käytettäessä?

Kun saapuvat sähköiset laskut on yhdistetty ostotilauksiin, asiakirjojen rivit on yhdistettävä.

Ostotilauksen yhdistämismääritys -sivulla on näkyvissä molempien asiakirjojen kaikki rivit. Yhdistämismääritys voidaan tehdä täällä manuaalisesti, mikä voi olla hankalaa, jos rivejä on paljon.

Sähköisten asiakirjojen kohdistusapuria voidaan käyttää yhdistämään rivit seuraavien ehtojen perusteella:

  • Kuvausten samankaltaisuus
  • Mittayksiköt
  • Laskutettavissa olevat määrät
  • Summat

Copilotin vastineet voivat on virheellisiä tai epätäydellisiä. Niiden tarkkuus onkin aina tarkistettava, ennen kuin ne päätetään säilyttää. Copilotin vastineet ja ehdotukset tallennetaan Business Centraliin, kun valitaan Säilytä se ja poistutaan Copilotista. Vastineita ja ehdotuksia voidaan muokata ja korjata osumia ennen niiden säilyttämisen valitsemista.

Mitä järjestelmänvalvojilta ja käyttäjiltä odotetaan sähköisten asiakirjojen kohdistusapuria käytettäessä?

Käyttäjien, kuten kirjanpitäjien, tai muiden sähköisiä laskuja vastaanottavien on aina tarkistettava Copilotin vastineiden ja ehdotusten tarkkuus, ennen kuin he valitsevat niiden säilyttämisen. Ostotilausrivit kannattaa tarkistaa, sillä näin voidaan varmistaa näin niiden tarkkuus ja löytää mahdolliset ristiriidat. Sähköisten asiakirjojen kohdistusapurin käyttäminen on käyttäjän päätettävissä. Vaikka järjestelmänvalvoja on ottanut sähköisten asiakirjojen kohdistusapurin käyttöön ja se on käytettävissä, käyttäjä voi silti valita, käytetäänkö sitä aina, joskus vai ei koskaan.

Järjestelmänvalvojat päättävät viime kädessä, käytetäänkö Business Centralissa Copilotin ominaisuuksia. Jos järjestelmänvalvojat ottavat Copilotin käyttöön, heidän on varmistettava, että he myöntävät sen käyttöoikeuden asianmukaisesti.

[HUOMAUTUS!]

  • Ominaisuutta ei tueta Business Centralin paikallisissa versioissa tai yksityisissä pilvipalveluissa.
  • Kumppanit eivät voi laajentaa tätä ominaisuutta. Kumppanikehittäjät eivät voi muokata, korvata eivätkä laajentaa tätä ominaisuutta.

Onko Copilot ainoa tapa kohdistaa sähköiset asiakirjat ostotilauksiin?

Ei. Käyttäjä päättää itse Copilotin käytöstä. Business Centralissa on muita kuin tekoälypohjaisia tapoja kohdistaa vastaanotetun sähköisen laskun nimikkeet ostotilausten nimikkeisiin Business Centralissa. Organisaatiot voivat myös käyttää molempia vaihtoehtoja samanaikaisesti.

Miten annan palautetta tekoälyn luomasta sisällöstä?

Aina kun Copilot antaa vastineita tai ehdotuksia, Microsoftille voidaan antaa palautetta suoraan Copilot-ikkunasta Tykkää- ja Ei tykkää -ohjausobjekteilla. Palautteesi pysyy anonyyminä ja me käytämme näitä tietoja palvelun laadun parantamiseen.

Sähköisten asiakirjojen yleiskatsaus
Sähköisten asiakirjojen yhdistäminen ostotilausriveille Copilotin avulla
Copilot-tietojen siirtäminen maantieteellisten alueiden välillä

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen