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Update no Outlook 2007 - divagações sobre o desempenho pessoal e o uso do software...

  • Artikkeli

Recentemente tivemos um treinamento no Brasil denominado (traduzindo) "Recupere sua vida - aumente sua produtividade". O argumento base é que se perde pelo menos um mês do seu ano fiscal simplesmente porque não se soube gerenciar bem o tempo.

O treinamento foi muito interessante e se baseou no já conhecido conceito do Grid de Gerenciamento de Tempo.

O quadrante VERMELHO representa coisas que são muito urgentes e muito importantes. Podemos associar este quadrante à "apagar um incêndio" - deve ser tratado imediatamente.

O quadrante VERDE representa coisas muito importantes mas não tão urgentes. Normalmente é denominado "tempo de qualidade" pois diz respeito à atividades que contribuem para seus objetivos, mas que não demandam urgência. O resultado é que estas atividades podem ser bem planejadas e executadas com qualidade.

Um bom exemplo seria a preparação, com antecedência, de uma palestra. Atividades físicas, mentais e espirituais fazem parte deste quadrante.

O quadrante AZUL representa o que chamamos de "distrações". São atividades que devem endereçadas naquele momento, mas que, francamente, não são de todo importantes. Tomemos como exemplo atender o telefone ou mesmo ir ao banheiro.

O último quadrante, o LARANJA, representa atividades que não são importantes nem urgentes mas que, se não formos criativos, podem representar uma completa perda de de tempo. Exemplo disto é dirigir no famigerado trânsito de São Paulo.

A regra é priorizar adequadamente, ser criativo e focar no quadrante VERDE. Atividades do quadrante VERDE que não são gerenciadas adequadamente fatalmente se deslocarão para o quadrante VERMELHO. Olhando o quadro acima, às vezes me pergunto se atender o telefone é realmente urgente... você sai correndo do banheiro para atender ao telefone? Ao dirigir, tente ouvir algo que adicione valor, um curso de idiomas, planeje atividades, grave seus pensamentos em algum dispositivo, faça um brainstorm consigo mesmo, etc... Seja criativo!

Um dos comentários do instrutor é que nós "deveríamos" evitar guardar informações, e as que forem guardadas, no outlook, sejam organizadas em pastas... BLASFÊMIA!!!! Naturalmente ele tinha seus argumentos mas confesso que não comprei a idéia por dois motivos:

  • Recuperar aquele "velho" e-mail de dois anos atrás onde fulano dizia X (mas que fulano, recentemente, se esqueceu ter afirmado), é excepcional. Que diremos daquele dado solicitado pelo seu chefe e que foi discutido por email há pelo menos 6 meses?
  • Organizar em pastas é bom, mas despreza uma boa parte da nossa tecnologia atual de busca e indexação. Minha tese segue na linha de que executar uma boa organização por pastas toma bastante tempo, enquanto os metadados e o conteúdo em si, quando indexados estão lá para você consultar! Basta procurar... "de:fulano assunto:controverso enviado:<29/03/2006";

Minha recomendação é guardar, sim, suas preciosas informações (atenção - newsletters devem ir para o lixo, não serem armazenadas) em arquivos pst de tamanho moderado (você tirou backup hoje?). Que tal por quartos? Ou seja a cada quatro meses você migra para um novo.

Toda esta conversa foi para comentar que saiu um update para o Outlook 2007. Um dos intuitos é melhorar o desempenho do sistema ao se lidar com grandes arquivos PSTs e OSTs:

https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=C262BCFD-1E09-49B6-9003-C4C47539DF66

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