Общие сведения об управлении документами в SharePoint 2010

Общие сведения об управлении документами в SharePoint 2010

Привет. Это снова я, Адам. Сегодня мне хотелось бы поговорить о еще одном направлении управления контентом — управлении документами. В ближайшие несколько месяцев другие участники нашей технической группы более подробно ознакомят вас с функциями управления документами, которые позволят вам обеспечить максимальную эффективность работы с собранием документов. Также мы рассмотрим, как первые покупатели SharePoint 2010 используют новые функции управления документами для решения самых сложных задач по управлению информацией.

Сегодня мы рассмотрим изменения в области управления документами по сравнению с SharePoint 2007, а также основные принципы, определяющие концепцию управления документами в этом выпуске.

Краткий обзор: управление документами в SharePoint 2007

SharePoint 2007 стал по сути первым выпуском SharePoint, в котором наметился отход от традиционной роли этой платформы как решения для совместной работы, и были представлены функции структурирования и управления для библиотек документов. В этом выпуске было представлено множество важных возможностей инфраструктуры управления документами, в том числе извлечение и возврат, управление основными и вспомогательными версиями, разрешения на уровне элементов, типы контента, рабочие процессы и корзина. Естественно, все эти возможности были тесно интегрированы с клиентскими приложениями Office, такими как Word, Excel и PowerPoint, что позволяло конечным пользователям с легкостью работать с репозиторием документов (основной принцип проектирования, полностью реализованный в выпуске 2010).

С помощью таких возможностей клиенты могли создавать высокоэффективные репозитории знаний на платформе SharePoint 2007.

В выпуске 2010 необходимо было использовать достижения выпуска 2007. Поэтому основные усилия разработчиков были сконцентрированы по трем важнейшим направлениям:

Принцип 1. Управление неуправляемыми элементами

Анализируя то, как клиенты используют возможности управления документами в системе 2007, мы пришли к интересному заключению: эти возможности использовались не только в рамках управляемых развертываний репозиториев документов. Естественно, традиционные функции управления документами активно использовались на стандартных сайтах группы для совместной работы. Однако клиенты также использовали такие возможности для применения политик, структурирования и более глубокого анализа данных в источниках, которые по сути являются неуправляемыми. Это означает, что платформа SharePoint все в большей степени используется для управления неструктурированными данными в среде управления корпоративным контентом.

Это основной принцип, на котором базировалась разработка SharePoint 2010. Например, одним из основных нововведений в SharePoint 2010 стало понятие набора документов. Набор документов можно рассматривать как большую папку, в которой можно группировать связанные документы. Это позволяет документам в наборе использовать общие метаданные, домашнюю страницу, рабочие процессы и процессы архивации:

Начальную страницу набора документов можно настраивать, что позволяет пользователям реализовывать функции просмотра контента в наборе, просмотра и синхронизации метаданных между элементами в наборе, а также управления документами набора.

В процессе разработки этой возможности мы учитывали, что она будет использоваться для управления строго структурированными данными и формализованными процессами (например, для управления отправкой форм фармацевтической компании в контролирующий орган). Однако не менее важным фактором для нас было то, что эта возможность будет использоваться на небольших сайтах групп для управления множеством процессов, требующих привязки друг к другу различных документов (например, группе может потребоваться сформировать комплект документов по продаже, включающий презентацию PowerPoint, электронную таблицу с ценами, а также документ, описывающий торговое предложение).

Возможность неформального и удобного использования набора документов позволяет повысить ценность решения для управления корпоративным контентом в глазах конечных пользователей SharePoint.

Принцип 2. Социальные вычисления и корпоративные метаданные во главе угла.

При разработке набора возможностей управления документами для этого выпуска мы быстро осознали эффективность использования метаданных (как структурированных таксономий, так и упрощенных фолксономий (ключевых слов)) в качестве преобразующей силы в области управления метаданными. В репозитории документов SharePoint 2010 нам требуется использовать все преимущества обеих концепций.

Можно выделить два основных принципа, которые позволяют пользователям SharePoint 2010 использовать преимущества метаданных. Во-первых — теги. Никаких сложностей не возникает с использованием на сайте корпоративных типов контента и таксономий, а также с назначением им тегов пользователями.

В SharePoint 2010 реализованы единообразные функции управления метаданными, которые можно использовать на сайте SharePoint практически без усилий. Это позволяет унифицировать возможности управления на уровне всей организации. На практике, вы можете, например, один раз определить список проданных продуктов и обеспечить доступ к этим данным на любом сайте SharePoint.

Благодаря применению поиска по мере ввода пользователи могут с легкостью выбирать значения из фолксономии. Также обратите внимание, что тег West Coast был автоматически заполнен, поскольку он установлен в качестве значения по умолчанию для всех документов в этой библиотеке.

Второй основной принцип касается использования преимуществ тегов в SharePoint. Например, библиотеку документов SharePoint 2010 можно настроить для использования метаданных в качестве базы для навигации. Навигацию на основе метаданных можно рассматривать как структуру виртуальных папок, которые можно использовать для фильтрации элементов в библиотеке:

Вместо навигации по традиционным папкам пользователь осуществляет фильтрацию библиотеки в виртуальную папку, в которой содержатся только материалы по продажам палаток фирмы Contoso.

Это крайне эффективный цикл: простой ввод метаданных позволяет назначать теги элементам, что, в свою очередь, позволяет оптимизировать навигацию. С другой стороны, поскольку для навигации по репозиторию пользователи применяют метаданные, это стимулирует их назначать теги элементам!

Принцип 3. Использование браузера в качестве эффективного приложения для управления документами.

Платформа SharePoint всегда использовалась в разнообразных сценариях, однако лучше всего зарекомендовала себя в двух областях:

· Лучшее в своем классе средство для создания веб-страниц и сайтов.

· Решение для хранения документов, управления ими и совместной работы с ними.

При разработке SharePoint 2010 основная ставка была сделана на то, что для создания репозитория управления знаниями требуется слияние этих двух миров. Браузер все в большей степени становится основным приложением, используемым информационными сотрудниками как во внутренней защищенной брандмауэром среде, так и во взаимодействии с клиентом. Часто пользователи загружают документы для последующей работы с ними, однако во многих случаях они работают с документами непосредственно в браузере, просматривая набор контекстных сведений о документе (например, метаданных, связанных документов, вики-страниц, связанных с темой документа).

Современный рынок требует, чтобы система управления документами предоставляла эффективные функции создания страниц и вики-ресурсов, позволяющих добавлять контекстные сведения о документе. Любая система, не поддерживающая такие возможности, уже может смело считаться устаревшей.

В SharePoint 2010 такой подход реализуется по нескольким направлениям. Во-первых, если установлены веб-приложения Office Web Apps (лицензируются в составе набора Office 2010), можно по умолчанию настроить загрузку документов Office в браузере при щелчке документа в библиотеке:

Не выходя из браузера, пользователи могут быстро просматривать документы Office, хранящиеся в SharePoint.

Во-вторых, при работе над этим выпуском был тщательно проработан подход к применению функций управления веб-контентом в репозиториях документов. Например, очень популярная веб-часть запроса контента может использоваться для сведения документов, относящихся к конкретной теме:

Управляющий контентом может создавать страницы, посвященные конкретным темам, например, новому продукту. Такие страницы могут включать описание продукта, маркетинговые графические материалы, а также сведение документов, которым назначены теги, соответствующие конкретному продукту.

Такой подход позволяет объединить два эффективных аспекта платформы SharePoint в одном решении, обеспечивающем обнаружение контента на уровне организации. Это объединение корпоративных ресурсов и традиционного репозитория корпоративных документов.

Подводя итоги: многое еще предстоит сделать!

Надеюсь, что эта статья позволила вам получить общее представление о направлениях развития системы управления документами в SharePoint 2010 и последующих версиях. Мы затронули лишь некоторые из множества функций управления документами в SharePoint 2010. Следите за дальнейшими публикациями, в которых мы будем рассматривать их подробнее! Не стесняйтесь оставлять комментарии о том, что бы вы хотели видеть в нашем блоге (особенно, если вы загрузили бета-версию и уже тестируете возможности SharePoint 2010!)

Спасибо за внимание.

Адам Харметц

Главный руководитель программы, управление документами и записями

Это локализованная запись блога. Исходная статья доступна по адресу Introducing Document Management in SharePoint 2010

Comments

• Anonymous
  December 25, 2011
  Как получить ссылку на начальную страницу набора документов, в виде отдельного столбца, для каждого элемента этого набора? Независимо от структуры этого набора.