管理專案，要先學會「用對圖表」！

 

直覺等於迅速，用圖表弄清專案目標！ 識博管理顧問公司執行長張國洋指出「在工作上，運用圖像的目的在於，把數據資料整理成圖像式報表，讓客戶可以立即看到專案的進度與目標，快速理解專案全貌。」舉凡在專案生成及執行過程中的分析、溝通、思考、發想與整理等階段，若能將龐大且複雜的數據資料，運用視覺圖像呈現，在溝通上雙方容易達成共識，讓專案執行更為順暢，以達成客戶目標。 張國洋舉例，以，每一位員工身上都有好幾個專案同時在執行，因此如何掌握每個人的工作時程及工作量（loading），便成為主管很重要的工作。張國洋便經常利用堆疊長條圖，將「人力」「時間」設定為橫軸與縱軸，顯示每個人的專案執行數量與時程，掌握工作分配的合理化。張國洋表示，圖像式管理可以很輕易地掌握人力資源情況，對未來在評估對外配合的人力成本考量上，也有所依據。 另外實務上，客戶交辦工作時，往往很難將確切需求說清楚，經常會令人無所適從，這時候若能透過WBS的工作分解結構表一一做記錄，便很容易將工作內容重新分配、歸納，找出適合的搭配模式，甚至推派出適合的接洽窗口。「這個過程就是專案的雛形。」 五大常用圖表，專案不NG！ 張國洋也舉出自己在工作上常用圖表，各圖表間相互相交叉使用，以用來達成專案目標 第一：時間管理，甘特圖（Gantt chart）呈現進度，讓專案成員一目瞭然。 （圖一：甘特圖。更多詳盡操作與使用時機：https://bit.ly/29s8FXM） 第二：長條圖或折線圖，快速掌握某一段時間內的數字演變與趨勢。 （圖二：長條圖） 第三：雷達圖可用來表示不同屬性的影響、泡泡圖（Bubble chart）用來說明工作程序的輕重緩急。 （圖三：泡泡圖） 第四：心智圖（Mind Map）、腦力激盪圖與可用於創意發想。 （圖四：心智圖，更多使用技巧https://bit.ly/29gVBWo） 第五：流程圖與泳道圖（Swimlane Flowcharts）則可用於表示工作順序或組織結構。 （圖五：泳道圖結合流程圖，更細緻的操作請見https://bit.ly/29sh2T5） 運用圖表分析與報告，精準掌握趨勢！ 張國洋更具體的說明，一般人對於視覺圖像的邏輯思考，仍停留在二維的平面式思考，進入大數據（Big Data）時代，則能運用圖表呈現出更多面向的分析與報告，在專案溝通上更容易勝出。 以上述提到的圖表他會這樣使用，例如，首先以每個專案的「成本」與「時間差」做為X軸與Y軸，建構出象限圖；接著在4個象限上，運用泡泡圖的泡泡大小，呈現預算多寡或風險高低；然後依此排定公司所應投注該專案的人力資源及時間成本。 回想當初之所以使用圖像式的報表匯報，張國洋表示，2006年因工作需要，想要運用圖表的方式將軟體的優缺點一一說明給客戶了解，進而引用公司產品做為企業E化的解決方案，於是去書店買了一本《圖解王：學會圖解式思考與製圖技術》，因此接觸到圖表製作，也接觸到到微軟的 Visio軟體，發現能快速繪製圖表，也容易上手，從此便一直使用至今。 「即便現在手機或平板有不少好用的繪圖軟體，但一遇上重要的圖表，如工作流程圖、泳道圖等，仍習慣用Visio繪製。」 隨著現今社會講究快速解決問題與直覺化溝通方式，但若面對較為複雜的專案時，就必須另尋其他軟體。張國洋建議，不妨利用Visio結合Excel及Project的方式來處理，用了觀念與正確的工具，交互使用，專案管理不求人。 （以上圖一、圖二、圖三，圖由台灣微軟提供，圖三、圖四由經理人整合行銷業務部製作） 文章出處：經理人 —經理人月刊 整合行銷部