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【SharePoint 教學】 文件庫與權限劃分的好幫手！

  • Artikkeli

SharePoint 對許多上班族或是 IT 人員來說，是個在管理資料上非常好用的軟體！除了可以當作公開群組以外，也可以將它當作公開的小組網站。

今天小編要跟大家分享如何創立文件庫，並且做權限的劃分。有了這項工具，不論是員工或是管理人員，都能快速找到需要的資料檔案，也能在資訊安全及權限控管上加以管理。

•　創立文件庫－部門檔案歸類利器

Step 1 ： 進入 SharePoint後，於「網站內容」中，點選上方「新增」按鈕，建立「文件庫」。 555

Step 2 ： 依照部門需求建立各部門的文件庫。

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在 SharePoint 中，文件庫扮演非常重要的角色。

在企業中，每一個部門都有專屬於自己的資料需要建檔。此時，便可以善用 SharePoint ，在此建立各部門的文件庫，讓員工進入小組網站時，可以明確看到自己部門內的資料。

如此一來，就能有效增加工作效率，也不用再辛苦地撈資料了！

•　文件庫權限設定

Step 1 ： 點選「網站內容」後，進入部門文件庫的設定頁面 6666

Step 2 ： 點選「此文件庫的權限」

Step 3： 選取欲更改權限的小組成員

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Step 4 ： 勾選欲改變的權限選項

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權限設定對於 SharePoint 來說，就好像是看門的守衛一樣。可以透過權限的設定，規範出哪位成員可以擁有那些文件庫的權力。

舉例來說：今天在小組網站中新增了 HR 以及 Marketing 兩個文件庫，分屬於兩個不同部門的組員擁有。因此只要透過以上的步驟，便能設定出組員的權限。身為一位 HR 的同仁，進入 SharePoint 後，若經過設定，他只能夠看到專屬 HR 的資料庫。反之，對於 Marketing 的同仁來說，也只能看到自己部門的資料庫。

另外，在同一個文件庫中亦可以針對每位成員設定更詳細的權限。在 SharePoint 中預設 「完全控制」、「參與」、「讀取」等多種權限設定。透過權限設定後，管理者也不用擔心資料會被誤刪，更能夠開放上傳、修改等權限給相關管理者。

 

作者：Henry Chen（台灣微軟 Office team  MAA/SAA）