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Windows、iPad 以及 Android - 在平板電腦上管理以及使用 Office 資源 (第 1 篇)

  • Artikkeli

英文原文已於 2011 年 10 月 12 日星期三發佈

大家好，歡迎來到我第一篇以 Office IT 專業人員小組成員身分撰寫的部落格文章。我曾經為 Windows 團隊發表多篇部落格文章，主題都很有趣，例如想像 (可能為英文網頁)、自動化部署 (可能為英文網頁)、從實際到虛擬的作業系統移轉 (可能為英文網頁)以及應用程式相容性 (可能為英文網頁)。如果您很好奇我在 Office 團隊做些什麼... 好吧，我們正在為下一個版本開發好多實用的功能，而且我當然想藉此發揮自己的才華。我會在最近幾個月向大家透露更多的消息。

很多人老是喜歡使用「後 PC 世代」這個詞，就像是鍵盤和滑鼠將來一定會人間蒸發一樣。我愛用沒有鍵盤的裝置，而且認識我的人也都知道我有一大堆超級行動電腦 (UMPC)，有些配備鍵盤，有些則沒有。現在，我有一台對接型 HP 8540W，它有一個標準大小的外接鍵盤和滑鼠，我就是用它來寫部落格文章。因為在沒有鍵盤的 Windows 或非 Windows 平板電腦上寫部落格文章很不方便，我那台迷你的 Umid mBook 或 Fujitsu U820 鍵盤，同樣會讓我抓狂。促使工作完成的因素不盡相同，就是因為這樣，所以我認為現在還是屬於「PC 世代」。不論是就內容建立或內容使用模式其中任一觀點提到 Office、生產力應用程式，上面的論述尤其重要。這也讓我有了一個想法：使用者都希望能在這些電腦裝置上得到相同的體驗嗎？

根據這個想法，因此有了一系列的部落格文章。在專門探索人們如何使用各式裝置取得、查看以及編輯工作文件和檔案的系列部落格文章中，這是開山之作。我想提供一些心得並為大家介紹一些實用的方法，用來管理各種安裝不同作業系統和瀏覽器的裝置。這些內容分為以下幾個重點主題。

  1. Office 軟體傳遞類型 – PC、Mac、手機和瀏覽器
  2. 管理各式裝置的電子郵件收發
  3. 自訂觸控裝置的 Office 使用者操作方式
  4. 根據裝置分辨檔案存取
  5. 遠端桌面和應用程式選項、優點和挑戰

這裡有很多內容不僅是在討論 Office 以及 Office 套件的應用，而是具體的描述多種裝置的管理，以及根據您對裝置的信任度而提供差異化的使用權限。Yoni Kirsh 與我曾在去年五月於亞特蘭大召開的 TechEd 發表這個主題 (可能為英文網頁)。我們討論很多主題並展示大量的 Windows、iPad、Android 裝置，當然還有伺服器。雖然我的 Windows 團隊同事對於 IT 的消費化 (可能為英文網頁)這方面提供不少實用的資訊，而且都是在解釋人們為什麼需要裝置，以及管理這些裝置伴隨而來的壓力，但是我認為自己還是需要親自示範一遍，實際架設一個可以運作的 Exchange 和 SharePoint 環境，同時還連接一大堆的裝置，釐清當我們組建由多種裝置構成的環境時，所涉及的各個層面以及各種決策。我在這方面的經驗不多；回到 2006 年，當我們採用「基礎結構最佳化」當做市場行銷口號時，我就決定撰寫一篇超過 500 頁關於 IT 專業人員如何落實我們的核心基礎結構最佳化建議的文章，這樣看來，這篇有關平板電腦主題的文章會有多難？

Office 軟體傳遞類型 – PC、Mac、手機和瀏覽器

任何的調查和報告都一樣，尚缺進一步的考證。如果我把焦點放在 Office 上，您會發現，在各種平台上查看以及編輯 Office 檔案，其實方法很多。

  1. Windows 32 位元和 64 位元專用的完整 Office 應用程式
  2. Mac 作業系統專用的完整 Office 應用程式
  3. Windows 專用的 Office 檢視工具應用程式
  4. Office 行動電話應用程式
  5. Office Web Applications
  6. Windows 和非 Windows 裝置上的 OpenXML 應用程式，用來檢視 OpenXML 檔案 (docx、xlsx、pptx 等等)
  7. 架設在遠端 Windows Server 並安裝遠端桌面服務角色的 Office
  8. 架設在實體或虛擬 Windows 用戶端作業系統上的遠端或本機 Office

當您思考上述所有的選項時，就以自己從事的 IT 行業來看，發現兩個方面很重要：它們提供給使用者的功能夠全面嗎？我可以管理嗎？提到管理這件事，我不能全靠 Office 應用程式替我管理。在這種情況下，管理意謂：

  • 我可以驗證使用者表明的身分嗎？
  • 我可以根據使用者的權限，開放文件或應用程式功能的使用？
  • 我可以控制用戶端的操作，防止不必要的使用者組態更動、沒有必要的程式碼或增益集？

以上是少數幾個大問題，不過是冰山的一角而已。當然，我需要權衡應用程式的功能。如果使用者還是在 Windows XP 上執行 Office 2003，他們應該會期望 Office 可以為他們做什麼事，所以換成一套 Office Web Apps 或 Office for Mac 2011 真的就會滿足他們的期望，讓我可以全盤管理？我已經將這些功能和管理主要場景，想像成以下的象限圖：


我可以在 Mac 或手機上設定和強制執行 (強制執行是關鍵字) 的智慧型管理很少。Office for Mac 2011 允許使用者在安裝的時候設定一些選項，不過缺乏任何原則的強制執行。這表示可依個人喜好進行所有設定，而且這些設定並不具備類似 Active Directory 群組原則的強制執行。您會看到 Microsoft 提供的以下建議 (可能為英文網頁)：

最佳做法

考量

教育以及訓練使用者關於保護文件時可以採用的安全設定。

目前沒有任何系統管理設定可以讓您強制執行自己指定的安全喜好設定。即使您設定和部署安全喜好設定，使用者以後還是可以自行變更。因此，如果您在組織的原則中部署了安全設定，就必須教育使用者有關變更預設值的連帶風險。

我常常擔任會議的主講人，我喜歡引用類似這樣的話，因為這些話的確可以讓聽眾產生有趣的反應。「是的，我會告訴別人 (例如我的母親) 說，不要變更我的預設值 – 這真的有效。」如果您和我一樣，家中的每一部機器通常至少要執行一次 ERD Commander。您的使用者會做得更好嗎？

我們得到的最終結論就是 Office Professional Plus 2010 Windows 應用程式在功能和特性方面很接近，但不完全相同。至於它們的控管，很大程度上唯有透過伺服器才能實現，另一方面就是依賴安裝時所選擇的各種偏好功能。在我的書中，Office for Mac 2011 和 Office for Windows Phone 7 的管理難度其實差不多。雖然手機本身並無法讓我們在安裝的當時，或者安裝之後去選擇自己想用的功能，不過 Exchange Active Sync 強制的各種規定，適時填補了我們無法在安裝時選擇慣用功能的遺憾，而且伺服器端的文件控管功能基本上相似。Windows Phone 7.5 (Mango) 和 Office for Mac 2011 二者都採用「資訊版權管理」。不過比較 Windows 或 Mac 完整功能的用戶端之後，Office for Windows Phone 7 應用程式擁有的功能的確較少。事實上，這些功能與逐一應用程式設定的 Office Web Application 功能大致上相同，特點就是您看到是近乎原汁原味的介面，但文件的編輯或建立功能有一定的侷限性。和它們安裝在本機電腦的相同功能對照之下，大部分的 Web 應用程式 (Windows 或非 Windows) 都存在這些侷限性。如果您還未使用 Office Web Applications，可以從 SharePoint 2010 環境、Windows Live 或 Office 365 入口網站存取這些功能。

最後還有一件重要的事情就是，我已在遠端 Windows Server 或用戶端作業系統安裝 Office，然後透過遠端 Windows 或 Android 裝置、iPad、薄型 PC 或類似的裝置使用 Office。理論上來說，這和在本機以及實體電腦上執行完整功能的用戶端是一樣的，而且利用目前的整合水準，我們離目標越來越近了。就限制功能層級方面來說，我的依據主要是因為缺乏離線應用或者在連線速度很慢的時候使用。根據使用的結構以及您是否允許保留使用者設定檔的設定，或許只能自訂 hkey_local_machine (HKLM) 登錄或預設的使用者設定檔層級，不過這樣會排除每一位使用者的自訂。因為我們有可能會將遠端伺服器或虛擬用戶端架設在我們的資料中心，而且其工作階段永不中斷，同時連接至系統管理工具，以提供各項服務，所以通常會有管理上的優勢。即使遠端架設可以提供各種好處，不過您還是需要注意各個端點存取這些工作階段的方式、資料可以儲存到何處以及可供哪些裝置存取。未來，我們會在本系列部落格文章中討論資料的存取及儲存位置的權限。

接下來，您已經對 Office 應用程式的傳遞類型有了一點概念。我不想在這裡刻意去談重新包裝或「應用程式虛擬化」，因為我大可在談到完整用戶端時一併討論；以下是幾個非等價問題 (可能為英文網頁)以及幾個佈建和管理優點，不過由於這個部落格系列文章的篇幅有限，我會將這種傳遞類型以及 Office Professional Plus 2010 的本機安裝位置濃縮在一篇文章之中。在下一篇部落格文章中，我們將討論平版電腦裝置上的 Exchange Active Sync 電子郵件和行事曆控制功能，以及如何設定和自訂 Office 的觸控功能。

謝謝您閱讀本文章，第 2 篇會有更深入的探討，

Jeremy Chapman

資深產品經理

Office IT 專業人員小組

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Windows, iPad and Android - Managing and Using Your Office Assets in a Tablet World (Part 1)