Planeamiento de la implementación de Power BI: retirar y archivar contenido

Nota:

Este artículo forma parte de la serie de artículos sobre el planeamiento de la implementación de Power BI. Esta serie se centra principalmente en la experiencia de Power BI en Microsoft Fabric. Para obtener una introducción a la serie, consulte el planeamiento de la implementación de Power BI.

En este artículo aprenderá a retirar y archivar contenido al final de su ciclo de vida. Este artículo se dirige principalmente a:

• Administradores de Fabric: los administradores responsables de supervisar Fabric en la organización. Es posible que los administradores de Fabric necesiten colaborar con otros administradores, como aquellos que supervisan Microsoft 365 o Azure DevOps.
• Equipos del centro de excelencia (COE) y BI: los equipos que son responsables de supervisar Power BI en la organización. Estos equipos incluyen responsables de la toma de decisiones que deciden cómo administrar el ciclo de vida del contenido de Power BI.
• Equipos de operaciones de datos: los equipos responsables de supervisar la administración del ciclo de vida de las soluciones de datos empresariales. Estos equipos pueden incluir administradores de versiones, que controlan el ciclo de vida de las versiones de contenido e ingenieros que crean y administran los componentes necesarios para usar y admitir de forma eficaz la administración del ciclo de vida.
• Creadores de contenido y propietarios de contenido: usuarios que crean contenido que quieren publicar en el portal de Fabric para compartirlos con otros usuarios. Estas personas son responsables de administrar el ciclo de vida del contenido de Power BI que crean.

La administración del ciclo de vida consta de los procesos y prácticas que se usan para controlar el contenido desde su creación hasta su retirada final. En la quinta fase de administración del ciclo de vida, se admite y supervisa el contenido, lo que implica dar soporte los usuarios y el contenido publicado para facilitar la adopción y solucionar problemas. Finalmente, llegará a la sexta y última fase del ciclo de vida, donde podría identificar el contenido que ya no se usa o necesita. En esta última fase, retirará y archivará el contenido.

Retirar y archivar es importante una vez que el contenido ha cumplido su propósito. Garantiza que no se desperdician recursos que admiten contenido que no es necesario y facilita a los creadores y administradores de contenido la supervisión del contenido necesario. Retirar y archivar un contenido al final de su ciclo de vida, le ayuda a mejorar la gobernanza y la eficiencia, ya que se centra el esfuerzo y los recursos en el contenido relevante y las áreas activas del inquilino.

En la siguiente imagen se muestra el ciclo de vida del contenido de Power BI, en el que se resalta la fase seis, donde se retira y se archiva el contenido.

Nota:

Para obtener información general sobre la administración del ciclo de vida de contenido, consulte el primer artículo de esta serie.

Con el tiempo, es posible que los consumidores ya no necesiten ni usen un contenido. Puede haber muchas razones, como la implementación de contenidos de sustitución, diferentes objetivos empresariales o cambios en las prioridades.

Retirar contenido le ayuda a controlar Power BI de maneras diferentes.

• Un menor número de objetos reduce el desorden y mantiene el entorno más manejable. El hecho de que haya menos elementos también ayuda a los usuarios a navegar por los contenidos activos y es más fácil de mantener.
• Eliminar los elementos no usados reduce la confusión de los consumidores sobre los contenidos que deben usar.
• La auditoría se vuelve más fácil cuando se centra en el contenido activo. Esto es especialmente cierto cuando se auditan los roles y permisos de seguridad.
• Tener menos elementos puede optimizar potencialmente el uso de la capacidad porque los recursos no se usarán accidentalmente.

Decidir cuándo y cómo retirará el contenido

Debe evaluar periódicamente los patrones de uso en su organización a medida que realiza actividades de auditoría y supervisión para identificar el contenido que puede retirar. Los pasos se conocen como actividades de limpieza de contenido. Las actividades de limpieza de contenido son las acciones programadas periódicamente que se realizan para supervisar el contenido, mientras que la retirada de contenido es lo que sucede cuando decide retirarlo al final de su ciclo de vida. Dependiendo del volumen de artículos publicados en su inquilino, podría llevar a cabo estas actividades con mayor regularidad, por ejemplo trimestral o mensualmente.

Sugerencia

La auditoría y la supervisión a nivel de inquilino son actividades clave para ayudarle a decidir cuándo deben retirarse los contenidos.

Planificación de actividades de limpieza de contenido

Las siguientes consideraciones y decisiones clave deben tomarse cuando desee analizar su contenido para identificar lo que podría retirarse y archivarse.

• Seleccione el ámbito de análisis: las actividades de limpieza de contenido se pueden realizar en el nivel de inquilino. Sin embargo, también es habitual realizar un análisis a nivel de área de trabajo, capacidad o dominio. De este modo, puede tomar decisiones y medidas en función de necesidades o poblaciones de usuarios específicas. Por ejemplo, los administradores del área de trabajo pueden ser responsables de las actividades normales de limpieza de contenido de las áreas de trabajo que administran.
• Decida una ventana temporal para el contenido específico: considere qué ventana temporal es relevante para el contenido que está analizando. Aunque es posible que tenga un a ventana temporal estándar (por ejemplo, sin uso en un plazo de tres meses), puede ser difícil usar las mismas directrices en cada situación. Considere los ejemplos siguientes.
  • Ventana temporal estándar de tres meses: un área de trabajo para el equipo de ventas existe para realizar un seguimiento de las bonificaciones trimestrales. Si no se ha producido ningún uso en los últimos tres meses, todo el área de trabajo podría ser retirada.
  • Ventana temporal de menos de un mes: un informe operativo con cifras de ventas diarias está pensado para un uso diario o semanal. Si no se ha usado en el último mes, el informe podría ser retirado.
  • Ventana temporal de más de un año: TI genera un modelo semántico una vez al año para proporcionar informes para auditores externos. Aunque no tiene ningún uso en los últimos meses, es fundamental mantener el modelo semántico. En esta situación, se justifica una ventana temporal de más de un año antes de convertirlo en candidato para su retirada.
  • Excepción sin ventana temporal: los ejecutivos usan de forma intermitente un cuadro de mandos que contiene indicadores clave de rendimiento (KPI) de la organización. Aunque el uso no sea constante y tenga pocos espectadores, no se considerará su retirada basándose únicamente en su escaso uso.
• Creación de clasificaciones: decida qué terminología usará de forma coherente. Cree definiciones comunes para clasificar términos como frecuentemente usados, activamente usados, ocasionalmente usados y no usados. Tenga en cuenta cómo aplicará estos términos para analizar el uso del contenido y los niveles de actividad del usuario. Para obtener más información, consulte Creación de clasificaciones.
• Seleccione métricas de uso relevantes: en la mayoría de las situaciones, deberá tener en cuenta varias métricas, incluidas las vistas reales totales para el contenido y el total de usuarios reales (espectadores) del contenido. Considere los ejemplos siguientes.
  • Número elevado de vistas: un informe puede tener un gran número de vistas de un pequeño número de usuarios. Esta actividad podría reflejar escenarios de uso de BI personal y BI en equipo.
  • Gran número de usuarios: un informe puede tener muchos espectadores de distintos áreas de la organización. Aunque el contenido se usa ampliamente, las vistas reales pueden ser esporádicas e incoherentes. Esta actividad puede reflejar un escenario de uso de BI empresarial.
  • Espectadores potenciales frente a espectadores reales: una aplicación de Power BI o un informe pueden tener permisos asignados para que haya muchos espectadores potenciales. Sin embargo, es posible que vea el uso real de solo un pequeño porcentaje.
• Determine quién llevará a cabo el análisis y la limpieza del uso: en función de cómo se controla la propiedad y la administración de contenido en su organización, considere quién debe encargarse de las actividades de limpieza de contenido.

Una vez que planee cómo realizará un análisis de limpieza de contenido, debe identificar qué contenido retirará.

Identificación del contenido a retirar

Llegados a este punto, ya ha planificado actividades periódicas de limpieza de contenido y ha tomado algunas decisiones clave sobre cómo analizar el contenido de su inquilino. Ahora es el momento de analizar patrones de uso e identificar el posible contenido a retirar. Lo normal es buscar contenido con poco uso y mantenimiento para investigar.

Considere las siguientes acciones para encontrar contenidos poco usados y que ya no se mantienen.

• Análisis de vistas: debe centrarse en el número de vistas de los elementos visuales, como informes y aplicaciones.
  • Ordene los elementos por el total de vistas en la ventana temporal (descrita en la sección anterior). Céntrese en buscar elementos que no se usen o que solo se usen ocasionalmente.
  • Analice el uso reciente en función de la ventana temporal.
  • Compruebe si hay una tendencia descendente en comparación con las ventanas temporales anteriores.
• Análisis de consultas: debe centrarse en las consultas enviadas para los elementos de datos, como los modelos semánticos.
  • Ordene los elementos por el total de consultas en la ventana temporal. Céntrese en buscar contenido que no se use o que solo se use ocasionalmente.
  • Analice el uso reciente en función de la ventana temporal.
  • Compruebe si hay una tendencia descendente en comparación con las ventanas temporales anteriores.
• Análisis de los espectadores: a veces, el número total de espectadores del contenido en la ventana temporal puede ser relevante cuando también se compara con las vistas y las consultas.
  • Ordene los elementos por el número total de espectadores en la ventana temporal.
  • Filtre a los espectadores que sean creadores de contenidos, propietarios o miembros del equipo de soporte técnico para poder centrarse en los consumidores con actividad solo de vista.
  • Filtre los espectadores que han usado el informe una o dos veces para ver el efecto en la tendencia de uso. Es posible que estos usuarios hayan abierto accidentalmente un informe.
• Análisis de fechas de actualización: para los elementos de datos (como modelos semánticos o flujos de datos), compruebe la última vez que se actualizó el contenido. Si no se ha actualizado recientemente, probablemente apoye la conclusión de que los elementos de datos ya no se usan.
• Comprobación de fechas de actualización de contenido: puede resultar útil comprobar la última vez que se actualizó o se volvió a publicar el contenido. El contenido que no se ha actualizado recientemente admite la posibilidad de que esté listo para retirarse.
• Comprobación de la documentación: antes de confiar exclusivamente en los datos de estadísticas de uso, revise la documentación o los metadatos disponibles.
  • Busque la documentación que existe para el contenido. Lo ideal sería que un informe incluyera una página de introducción para documentar su uso y público objetivo. Ese tipo de información ayuda a los espectadores, y es especialmente útil cuando el contenido se usa de forma irregular.
  • Revise los metadatos disponibles. La descripción del área de trabajo podría contener información relevante sobre sus patrones de uso previstos. El nombre del área de trabajo podría incluir los sufijos [Dev] o [Test], que aclararían por qué el uso varía considerablemente.
• Comunicación con el propietario del contenido: cuando encuentre un elemento que podría retirarse, pregunte sobre el contenido al contacto o a su propietario. Es posible que tengan otra información sobre las pautas de uso previstas que no se deduzca fácilmente de los datos estadísticos de uso. A veces, es posible que también necesite hablar con expertos en la materia o consumidores del contenido para comprender sus necesidades futuras.

Sugerencia

La API de REST Obtener artefactos no usados como administrador es una forma de encontrar elementos no utilizados. Sin embargo, tenga en cuenta que la API busca en los últimos 30 días del historial. En la mayoría de los casos, es preferible disponer de una ventana temporal más amplia para poder analizar las tendencias a lo largo del tiempo. Para obtener más información, consulte datos de actividad de usuario e inventario de inquilinos.

Preparación para retirar contenido sin usar

Llegados a este punto, ya ha identificado el contenido que podría retirarse. A continuación, debe realizar algunos pasos preparatorios antes de archivarlo y eliminarlo.

• Confirme el ámbito de los elementos que se van a eliminar: antes de continuar, asegúrese de que tiene claro lo que debe eliminar exactamente. Normalmente, es un área de trabajo completa o elementos individuales específicos (como un modelo semántico y los informes que lo usan).
• Compruebe las dependencias: analice el linaje de datos y realice un análisis de impacto para confirmar que ha tenido en cuenta todas las dependencias. Por ejemplo, si se va a retirar un modelo semántico, también se retirarán todos los informes que dependen de él.
• Identifique dónde se archivará el contenido: es fundamental tener una copia de seguridad o un archivo, del contenido antes de eliminarlo. De este modo, podrá recuperarlo más adelante si surge la necesidad. El almacén de archivos debe ser una ubicación segura con el nivel mínimo de permisos para asegurarse de que los usuarios no encuentren y usen accidentalmente el contenido archivado. Hay varias opciones para crear un archivo. Es posible que disponga de un control de código fuente (como la integración de Git). O bien, puede optar por descargar el archivo más reciente del servicio Power BI antes de eliminarlo. También es posible que disponga de una copia de seguridad del modelo semántico. En general, debería considerar archivar el contenido en el repositorio central donde se ha almacenado durante su ciclo de vida (como una biblioteca de documentos de OneDrive o SharePoint, o un repositorio Git).
• Confirme el plan de recuperación: Una vez que haya identificado dónde se archivará el contenido (descrito en el punto anterior), tenga en cuenta cuál será el proceso si descubre que necesita recuperar contenido o revertirlo. Por ejemplo, puede pedir al administrador de Fabric que restaure un área de trabajo eliminada, siempre que se realice durante el período de retención. O bien, puede volver a publicar un elemento específico del archivo que ha creado. Realice una prueba del plan de recuperación para que esté seguro de que puede confiar en el proceso.
• Aclare si se requiere aprobación: en función del contenido y los procesos, es posible que tenga que obtener la aprobación antes de eliminar el contenido.
• Cree un registro de cambios: si surgen preguntas más tarde, es útil disponer de documentación que incluya qué se eliminó, cuándo, por qué y quién lo hizo.
• Confirme quién controlará las eliminaciones: a veces, la persona que decidió retirar el contenido no es la misma persona que realizará las eliminaciones. Compruebe que se conceden todos los permisos necesarios.
  • Elimine un área de trabajo: hay dos maneras de eliminar todo un área de trabajo. Cada manera requiere permisos diferentes.
    • El rol de administrador del área de trabajo es adecuado cuando el usuario que controla la eliminación tiene permiso para acceder a todo el contenido del área de trabajo.
    • El rol de administrador de Fabric es adecuado para los administradores de inquilinos que no requieren acceso directo al contenido. En este caso, realizarán la eliminación desde el portal de administración.
  • Elimine un elemento: se requiere un rol de área de trabajo de colaborador o superior para eliminar un elemento individual de un área de trabajo.
• Confirme cuándo realizar las eliminaciones: porque el contenido no se está usando activamente, no debe importar la fecha y hora de eliminación. Sin embargo, para minimizar el riesgo, algunas organizaciones tienen una ventana de cambio aprobada.
• Comuníquese con el propietario del contenido: que los contactos o el propietario sepan que el contenido se va a archivar y eliminar. Normalmente, los consumidores del contenido no necesitan recibir notificaciones sobre el contenido inactivo. Aunque la comunicación con el usuario puede ser apropiada ocasionalmente, ten cuidado con las situaciones en las que los usuarios se resistan mucho a perder contenidos no utilizados porque no están seguros de si los necesitarán en el futuro.

Nota:

El período de retención para restaurar un área de trabajo de colaboración podría ser diferente de un área de trabajo personal. La configuración de inquilino Definir período de retención del área de trabajo controla cuánto tiempo se puede recuperar el contenido después de eliminarlo. Para obtener más información, consulte Retención del área de trabajo.

Archivar y eliminar contenido sin usar

Llegados a este punto, ya ha identificado el contenido que pueden retirarse y ha tomado las medidas preparatorias adecuadas para eliminarlos y archivarlos. En este paso final, quitará el contenido. Esto implica seguir las decisiones y planes descritos en la sección anterior.

• Archive el contenido en una ubicación segura: hay varias maneras de hacer una copia de seguridad del contenido y permitirle recuperarlo si es necesario (descrito más adelante en la sección anterior).
• Elimine el contenido: el paso final es eliminar todo el área de trabajo o los elementos individuales, según corresponda (se describe más adelante en la sección anterior).

Lista de comprobación: al planear la retirada y el archivado del contenido, las decisiones clave y las acciones incluyen:

• Planifique las actividades de limpieza de contenido:determine si el alcance del análisis será a nivel de inquilino, de dominio o de área de trabajo. Considere también quién realizará el análisis de uso.
• Decida una ventana temporal: en función de las características del contenido específico, determine la mejor ventana temporal para identificar el posible contenido para la retirada.
• Seleccione métricas de uso: considere las métricas de uso relacionadas con las vistas de contenido y los espectadores más importantes para el contenido.
• Cree clasificaciones: decida qué clasificaciones usará para etiquetar de forma coherente el contenido al analizar los patrones de uso.
• Analice las estadísticas de uso: examine las vistas, las consultas, los espectadores y las actividades de actualización. Ordene, filtre y analice los datos para detectar elementos que son candidatos para la retirada.
• Comuníquese con el propietario: póngase en contacto con el propietario del contenido para confirmar sus hallazgos o para obtener información adicional sobre los patrones de uso esperados. Asegúrese de coordinar las actividades de archivado y eliminación con ellos.
• Analice el linaje de datos y realice un análisis de impacto: investigue las dependencias. Confirme el ámbito de contenido que se va a eliminar.
• Determine cómo y dónde archivarlo: decida qué método se va a usar para realizar copias de seguridad de contenido.
• Compruebe el período de retención del área de trabajo: consulte la configuración de inquilino del período de retención Definir período de retención del área de trabajo para comprender cuál es el período de retención de las áreas de trabajo eliminadas en su organización.
• Confirme y pruebe el plan de recuperación: plan para recuperar el contenido del archivo, en caso de que sea necesario. Pruebe el plan de recuperación para asegurarse de que es confiable.
• Compruebe los permisos: confirme que los permisos necesarios se asignan al usuario o administrador que hará las eliminaciones.
• Archive el contenido: guarde una copia de seguridad del contenido en un lugar seguro al que no tengan acceso los consumidores.
• Elimine el contenido: elimine todo el área de trabajo o los elementos individuales, según corresponda.

Contenido relacionado

Para obtener más consideraciones, acciones, criterios de toma de decisiones y recomendaciones para ayudarle con la implementación de Power BI, consulte Planificación de la implementación de Power BI.