Gobernanza de activos
Cuando crea guías, utiliza diversos activos, además de texto, para crear instrucciones intuitivas y efectivas. Los activos se dividen en tres categorías:
- Activos de producción propia, como logotipos de empresas aprobados a nivel mundial o un vídeo en el que un operador experimentado muestra los procedimientos recomendados para el uso de una máquina con gestos de las manos.
- Activos producidos externamente, como una ilustración o una imagen que se originan en un manual de usuario en papel o digitalizado que produce el proveedor de máquinas de la empresa.
- Activos híbridos que su organización y un socio externo crean conjuntamente, como un modelo de diseño 3D asistido por PC (CAD) que su organización crea como base del esquema de un proveedor de una pieza de una máquinaD.
Su organización debe administrar los activos individuales y mantener su conformidad, al igual que las guías escritas en general. Asegúrese de que los derechos de uso de los activos están establecidos y que los activos estén siempre actualizados con la última versión. Para ello, su organización debe tener en cuenta los siguientes aspectos, entre otros:
¿Tiene derechos de propiedad intelectual (DPI) para utilizar los activos? Los DPI son relevantes para los activos producidos externamente y los activos híbridos.
Sugerencia
Cuando adquiere una máquina nueva, asegúrese de que los derechos de uso de su organización también se aplican a los planos de la máquina.
Si tiene los derechos de propiedad intelectual, ¿cuáles son las posibles restricciones de uso? ¿La ubicación de uso está limitada a determinados países, regiones o fábricas? ¿Los DPI están limitados en el tiempo?
En su organización, ¿a quién se le asignará la propiedad del activo (desde un punto de vista técnico y práctico)?
¿Cómo se asegurará de que el propietario del activo recibe solicitudes para eliminar el activo de la biblioteca de contenido o reemplazarlo por una versión más reciente? Por ejemplo, se pueden revocar los derechos de uso o se puede actualizar el logotipo de su empresa. Para los activos producidos externamente y los activos híbridos, considere la posibilidad de establecer una estructura de gobernanza en la que su sección de adquisiciones actúe como vínculo entre un proveedor y el propietario de los activos. En este contexto, es importante que los propietarios de los activos mantengan una visión general de dónde se utilizan sus activos (es decir, en qué guías) para poder identificar las guías afectadas por los cambios.
¿Cómo se asegurará de que los autores de las guías reciben notificación sobre los activos eliminados o actualizados para que el autor pueda revisar las guías en consecuencia? Establezca un flujo de trabajo entre los propietarios de los activos y los autores de las guías.
¿Qué convenciones de nomenclatura se utilizarán en la gobernanza de activos? Al incorporar información como el tipo de activo, la fecha de vencimiento y las restricciones geográficas en los nombres de los activos, ayuda a los propietarios de los activos y a los autores de las guías a gestionar el activo de manera correcta.
En las primeras etapas de una implementación de Dynamics 365 Guides, la gobernanza de activos puede parecer redundante porque el equipo del proyecto está cerca de todos los procesos. Sin embargo, sin una gobernanza de los activos, resultará difícil mantenerlos con el tiempo, a medida que el uso de Guides aumente en toda la organización y las piezas de las máquinas, incluidos sus manuales, se queden obsoletas y se reemplacen. Es probable que el uso de activos obsoletos en las guías no cumpla los requisitos de las Prácticas adecuadas (GxP) de {industry}.