Planificación presupuestaria

El objetivo de este laboratorio es proporcionar una vista guiada de las actualizaciones de funcionalidad en el área de Microsoft Dynamics 365 Finance planificación presupuestaria. El objetivo de este laboratorio es presentar un ejemplo de configuración rápida del módulo de planificación presupuestaria y mostrar cómo se puede llevar a cabo la planificación presupuestaria con esta configuración. Este laboratorio se centra específicamente en los siguientes procesos de negocio o tareas:

• Creación de una jerarquía organizativa para planificación presupuestaria y configuración de la seguridad del usuario
• Definición de escenarios de planes presupuestarios, columnas de planes presupuestarios, diseños y plantillas de Excel
• Creación y activación del proceso de planificación presupuestaria
• Creación de documentos del plan presupuestario insertando datos reales desde contabilidad general
• Uso de asignaciones para ajustar datos de documentos de plan presupuestario
• Edición de datos de documentos de plan presupuestario en Excel

Requisitos previos

Para este tutorial, debe acceder a la Microsoft Dynamics 365 Finance ambiente con datos de demostración de Contoso y ser aprovisionado como administrador en la instancia. No utilice el modo de navegación privada para este laboratorio: cierre la sesión de cualquier otra cuenta en el navegador si es necesario e inicie sesión con credenciales de administrador. Al iniciar sesión, Seleccionar la casilla de verificación Mantener la sesión iniciada . Esto crea una cookie persistente que la aplicación Excel necesita actualmente. Si inicia sesión en la aplicación con un navegador que no sea Edge, se le pedirá que inicie sesión en la aplicación Excel. Al hacer clic en iniciar sesión en la aplicación Excel, se abre una ventana emergente y, al iniciar sesión, Seleccionar la casilla Mantener la sesión iniciada . Si hacer clic en iniciar sesión en la aplicación Excel no hace nada, borre la caché de cookies.

Información general sobre el escenario

Julia trabaja como directora de finanzas en Contoso Entertainment Systems en Alemania (DEMF). A medida que se acerca el ejercicio 2024, Julia necesita trabajar en la elaboración del presupuesto de la empresa para el próximo año. La preparación del presupuesto se parece a lo siguiente:

1. Julia usa los importes de los valores reales del año anterior como punto de partida para crear el presupuesto.
2. En función de los valores reales del año anterior, Julia crea estimaciones para 12 meses del próximo año
3. Julie revisa el presupuesto con el director financiero. Una vez que ha hecho esto, Julia realiza los ajustes necesarios para el plan presupuestario y finaliza la preparación del presupuesto.

El esquema de configuración de la planificación presupuestaria para el escenario tiene el siguiente aspecto:

Julia usa la siguiente plantilla de Excel para preparar el presupuesto:

Ejercicio 1: Configuración

Tarea 1: Crear una jerarquía organizativa

Como todo el proceso presupuestario se produce en el departamento de finanzas, Julie necesita crear una jerarquía organizativa muy simple, que conste solo del departamento de finanzas.

1.1. Vaya a Jerarquías organizativas y haga clic en Nuevo.

1.2. Escriba el nombre de la jerarquía organizativa en el campo Nombre y haga clic en Asignar propósito.

1.3. Seleccione el botónpara la planificación presupuestaria, haga clic en Agregar y asigne la jerarquía organizativa recién creada.

1.4. Repita el paso anterior para el propósito organizativo de seguridad. Cierre la página cuando haya Listo.

1.5. En la página Jerarquías organizativas , haga clic en Ver. Haga clic en Editar en el diseñador dejerarquías y cree una jerarquía haciendo clic en Insertar.

1.6. Seleccione el departamento de finanzas para la jerarquía de presupuesto.

1.7. Cuando Listo, haga clic en Publicar y cerrar. Seleccione 1/1/2023 como fecha de vigencia para la publicación de la jerarquía.

Tarea 2: Configurar seguridad de usuario

La planificación presupuestaria usa directivas especiales de seguridad para configurar el acceso a los datos de planes presupuestarios. Julia necesita darse acceso a los planes presupuestarios de finanzas a ella misma.

2.1. Pase al contexto de entidad jurídica de DEMF.

2.2. Vaya a Configuración>presupuestaria, Planificación>presupuestaria y Configuración> deplanificación presupuestaria. En la pestaña Parámetros , establezca el valor del modelo de seguridad en Basado en organizaciones de seguridad.

2.3. Vaya a Administración del sistema>Usuarios>Usuarios. Dele al usuario administrador (Julia Funderburk) el rol de Administrador presupuestario.

2.4. Elija el rol de usuario y haga clic en Asignar organizaciones. 2.5. SeleccioneConceder acceso a organizaciones específicas. Seleccione la jerarquía organizativa creada en el primer paso. Elija el nodo Finance y haga clic en Conceder con elementos secundarios.

Importante

Asegúrese de estar en el contexto de entidad jurídica DEMF al realizar esta tarea, ya que la seguridad de la organización se aplica por entidad jurídica. El plan presupuestario utiliza una seguridad basada en roles. Para ver la página Plan presupuestario , un usuario debe tener uno de los siguientes roles:

• Funcionario de presupuestos
• Colaborador de presupuesto
• Administrador presupuestario

Tarea 3: Crear escenarios

3.1. Vaya a Configuración>presupuestaria, Planificación>presupuestaria y Configuración> deplanificación presupuestaria. En la página Escenarios , tenga en cuenta los escenarios que vamos a utilizar más en este laboratorio: Datos reales del año anterior y Presupuestado.

Nota

Puede crear nuevos escenarios para este ejercicio si lo desea y utilizarlos en su lugar.

Tarea 4: Crear columnas del plan presupuestario

Las columnas del plan presupuestario son las columnas monetarias o basadas en cantidad que se pueden usar en el diseño del documento de plan presupuestario. En nuestro ejemplo, necesitamos crear una columna para los datos reales del año anterior y 12 columnas para representar cada mes en un año presupuestado. Para crear columnas, basta con hacer clic en el botón Agregar y rellenar los valores o mediante Entidad de datos. En este laboratorio usaremos Entidad de datos para rellenar los valores.

4.1. En Configuración presupuestaria Planificación>presupuestaria Configuración de>planificación> presupuestaria, abra lapágina Columnas . Haga clic en el botón Office en la esquina superior derecha de la página y elija Columnas (sin filtrar).

4.2. Se abre un libro de Excel para usarlo para rellenar los valores. Si se le solicita, haga clic en Habilitar edición y Confiar en esta aplicación .

4.3. Necesitaremos más columnas para rellenar los valores. Haga clic en Diseño en el panel lateral derecho para agregar las columnas a la cuadrícula.

4.4. Haga clic en el botón de lápiz junto a PlanColumns para ver las columnas disponibles para agregarlas a la cuadrícula.

4.5. Haga doble clic en cada campo disponible para agregarlo a los campos seleccionados y haga clic en Actualizar.

4.6. En la tabla de Excel agregue todas las columnas que se deben crear. Use la característica Autorrellenar de Excel para agregar líneas rápidamente. Asegúrese de que las líneas se agregan como parte de la tabla (al usar el desplazamiento vertical, debe poder ver encabezados de columna en la parte superior de la cuadrícula).

4.7. Vuelva a la aplicación y actualice la página. Los valores publicados aparecerán.

Tarea 5: Crear plantillas y diseños de documentos de plan presupuestario

El diseño define el aspecto que tendrá la cuadrícula de líneas de documento del plan presupuestario cuando el usuario abra el documento del plan presupuestario. Es posible cambiar el diseño del documento del plan presupuestario para ver los mismos datos en diferentes ángulos. Con columnas definidas para usar con nuestro documento del plan presupuestario, Julia necesita crear un diseño de documento del plan presupuestario, que tendría un aspecto similar al de la tabla de Excel utilizada para crear datos presupuestarios (consulte la sección Resumen del escenario en este laboratorio)

5.1. En Configuración presupuestaria Planificación presupuestaria Configuración de>>planificación> presupuestaria, abra lapágina Diseños . Cree un nuevo diseño de la entrada de presupuesto mensual:

• Seleccione el conjunto de dimensiones de MA+BU para incluir cuentas principales y unidades de negocio en el diseño.
• Muestre todas las columnas del plan de presupuesto creadas en el paso anterior en la sección Elementos. Haga todo excepto Reales del año anterior editable.
• Haga clic en el botón Descripciones para seleccionar qué dimensiones financieras deben mostrar Descripciones en la cuadrícula.

En función de la definición del diseño del plan presupuestario, podemos crear una plantilla de Excel que se usará como manera alternativa de editar los datos de presupuesto. Como la plantilla de Excel tiene que coincidir con la definición de diseño del plan presupuestario, no podrá editar el diseño del plan presupuestario tras la generación de la plantilla de Excel; por tanto, esta tarea se debe realizar una vez que se definen todos los componentes de diseño.

5.2. Para el diseño creado en el paso 5.1, Paso, haga clic en Generación de> plantillas. Confirme el mensaje de advertencia. Para ver la plantilla, haga clic en Vista> de plantilla.

Nota

Asegúrese de Seleccionar Guardar como y Seleccionar el lugar donde se debe guardar la plantilla para editarla. Si el usuario selecciona "Abrir" en el diálogo sin guardar, los cambios realizados en el archivo no se conservarán cuando se cierre el archivo.

5.3. Paso opcional: Modifique la plantilla de Excel para que se vea más fácil de usar: agregue fórmulas totales, campos de encabezado, formato, etc. Guarde los cambios y cargue el archivo en el diseño del plan presupuestario haciendo clic en diseñoCargar>.

Tarea 6: Crear un proceso de planificación presupuestaria

Julia necesita crear y activar un nuevo proceso de planificación presupuestaria combinando toda la configuración anterior para empezar a introducir planes presupuestarios. El proceso de planificación presupuestaria define qué organizaciones presupuestarias, flujo de trabajo, diseños y plantillas se usarán para crear planes presupuestarios.

6.1. Vaya a Configuración presupuestaria, Planificación>presupuestaria,>Proceso>de planificación presupuestaria y cree un nuevo registro.

• Proceso de planificación presupuestaria: gestión presupuestaria de DEMF del ejercicio 2024
• Ciclo presupuestario: ejercicio de 2024
• Libro mayor – DEMF
• Estructura contable predeterminada – Fabricación P&G
• Jerarquía organizativa – seleccionar la jerarquía creada al principio del laboratorio
• Flujo de trabajo de planificación presupuestaria – asignar flujo de trabajo de Aprobación automática para el departamento de finanzas
• En reglas y plantillas de la etapa de planificación presupuestaria, para cada etapa de planificación presupuestaria del flujo de trabajo seleccione si se permite la adición y modificación de línea y qué diseño se debe usar de manera predeterminada

Nota: Puede crear diseños de documentos adicionales y asignarlos para que estén disponibles en la etapa de flujo de trabajo de planificación presupuestaria haciendo clic en el botón Diseños alternativos.

6.2. Seleccionar Acciones>activar para activar este flujo de trabajo de planificación presupuestaria.

Ejercicio 2: Simulación del proceso

Tarea 7: Generar datos iniciales para el plan presupuestario desde Contabilidad general

7.1. Vaya a Gestión presupuestaria periódica>: genere>un plan presupuestario desde la contabilidad general. Rellene los parámetros del proceso periódico y haga clic en Generar.

7.2. Vaya a Gestión presupuestaria Planes>presupuestarios para encontrar un plan presupuestario creado por el proceso de generación.

7.3. Abra detalles del documento haciendo clic en el hipervínculo Número de documento. El plan presupuestario se muestra tal y como se define en el diseño creado durante este laboratorio.

Tarea 8: Crear presupuesto de año actual en función de los valores reales del año anterior

Los métodos de asignación se pueden usar en el plan presupuestario para copiar fácilmente información de los planes presupuestarios de un escenario a otro, distribuirlos entre períodos o asignarlos a dimensiones. Usaremos asignaciones para crear el presupuesto del año actual a partir de los valores reales del año anterior.

8.1. Elija todas las líneas en la cuadrícula del documento del plan presupuestario y haga clic en Asignar presupuesto.

8.2. Seleccione el método de asignación, la clave de período, los escenarios de origen y destino y haga clic en Asignar.

Los importes reales del año anterior se copiarán en el presupuesto del año actual y los asignará entre períodos con la clave de período de curva de ventas.

Tarea 9: Ajustar documento de plan presupuestario con Excel y finalizar el documento

9.1. Haga clic en Hoja de cálculo para abrir el contenido del documento en Excel.

9.2. Cuando se abra el libro de Excel, Ajustar los números en el documento del plan presupuestario y haga clic en Publicar.

9.3. Vuelva al documento del plan presupuestario. Haga clic en Enviar>flujo de trabajo para aprobar automáticamente el documento.

Una vez que se completa el flujo de trabajo, la etapa del documento del plan presupuestario cambia a Aprobado.

Apéndice

Aprobar automáticamente la configuración del flujo de trabajo

A. Gestión presupuestaria, Configuración>,>Planificación>presupuestaria, Flujos de trabajo presupuestarios. Crea un nuevo flujo de trabajo mediante flujos de trabajo de planificación de presupuesto de plantillas:

Este flujo de trabajo solo contendrá una tarea, Realizar transición de etapa del plan presupuestario.

Guarde y active el flujo de trabajo.

B. Vaya a Configuración>presupuestaria, Planificación>presupuestaria y Configuración> deplanificación presupuestaria. En la pestaña Etapas , cree 2 etapas: Inicial y Enviado.

C. Vaya a Configuración>presupuestaria, Planificación>presupuestaria y Configuración> deplanificación presupuestaria. En la pestaña Etapas del **flujo de trabajo, asocie la aprobación automática del flujo de trabajo creada en el paso A con las etapas Inicial y Enviado.