Generar líneas de factura al importar facturas de proveedores

Importante

Toda la funcionalidad de la que se habla en este artículo, o parte de ella, está disponible como parte de una versión preliminar. El contenido y la funcionalidad están sujetos a cambios. Para obtener más información acerca las versiones preliminares, consulte Disponibilidad de actualización del servicio.

Este artículo describe la funcionalidad para generar automáticamente líneas de factura en facturas de proveedor cuando se importan facturas.

A veces, las facturas de proveedor solo contienen información de encabezado sin detalles de línea, y el proveedor envía las facturas de forma consistente en un patrón fijo:

• Las facturas siempre contienen las mismas líneas que el pedido de compra.
• Las facturas siempre contienen las mismas líneas basadas en los productos enviados, con precios basados en el pedido de compra.

Para optimizar el proceso, las líneas de factura se pueden derivar automáticamente del pedido de compra o de la recepción del producto. Para habilitar la creación automática de líneas de factura, siga estos pasos.

Habilitar la configuración

1. Vaya a Proveedores > Configuración > Parámetros de proveedores.

2. En la pestaña Automatización de facturas de proveedores, en Creación automática de líneas para facturas importadas, configure la opción Crear líneas de factura automáticamente en Sí.

3. En el campo Elija la cantidad predeterminada para la creación automática de líneas de factura, seleccione la cantidad que se debe usar para generar automáticamente líneas de factura:

   • Cantidad pedida: las líneas se generan a partir de líneas de pedidos de compra. Este valor es el valor predeterminado.
   • Cantidad de recepción de producto: el número de pedido de compra se usa para encontrar los recibos de productos relevantes. A continuación, utiliza las cantidades recibidas del producto para generar líneas de factura.

   Este parámetro se usa solo cuando se especifica el rango de números del pedido de compra durante la importación de facturas, pero no se especifica el rango de recepción del producto. Si se especifica el intervalo de recepción del producto, la línea siempre se deriva de la recepción del producto en lugar del pedido de compra.

4. Ajuste el parámetro Permitir la importación de facturas sin líneas derivadas. Este parámetro determina si la importación de facturas está bloqueada si no hay líneas de factura derivadas.

Cambios de entidad de datos

Para admitir la funcionalidad que se describe en este artículo, se agregan tres campos a la entidad de datos Encabezado de factura de proveedor:

• HeaderOnlyImport: este campo debe establecerse en Sí para generar líneas para los encabezados de las facturas.
• PurchIdRange - La lista de números de pedidos de compra. Los números de factura pueden ser un rango, como PO0001..PO0009 (donde los dos puntos separan el inicio y el final del rango), o valores discretos, como PO0001, PO0003, PO0006. Todos los pedidos de compra deben pertenecer a la misma cuenta de proveedor en el encabezado de la factura. De lo contrario, recibirá el siguiente mensaje de error: "Error al generar líneas de factura. Los pedidos de compra tienen diferentes cuentas de proveedores ".
• PackingslipRange - La lista de números de recibo de producto. Se pueden crear líneas de factura de proveedor a partir de recibos de productos. Sin embargo, los números de recibo de los productos no suelen incluirse en las facturas de los proveedores. Solo introduzca los números de recibo de producto en este campo si puede identificar claramente para qué facturas específicas son los recibos de producto. Se pueden generar líneas de factura a partir de recibos de productos. Si se utiliza este campo, la configuración del campo Elija la cantidad predeterminada para la creación automática de líneas de factura en la página Parámetros de proveedores se ignora.

Nota

Si se introducen varios números de recibo de producto, se crean varias facturas de proveedor pendientes con el mismo número de factura. Debe consolidar manualmente estas facturas antes de poder seguir procesándolas. En futuras versiones, las facturas se consolidan automáticamente.

Todos los recibos de productos deben pertenecer a la misma cuenta de proveedor en el encabezado de la factura.

Resultado

Si las líneas se generan correctamente, el siguiente mensaje se registra en el historial de automatización de facturas del proveedor: "Crear líneas de factura automáticamente: correcto".

Si las líneas no se generan, se registra el siguiente mensaje de error: "Crear líneas de factura automáticamente: error".

Importar factura de pago por adelantado

La factura de prepago se puede importar directamente a través de la entidad de datos Encabezado de factura de proveedor cuando el parámetro Crear líneas de factura automáticamente está habilitado.

• HeaderOnlyImport: este campo se establece en Sí para generar líneas para la factura prepago.
• PurchIdRange: el Número de orden de compra que establece el monto del pago anticipado.
• VENDORINVOICETYPE: esto es "VendorAdvance" para indicar una factura de prepago.
• IMPORTEDAMOUNT: el Importe en la factura de prepago.

No se acepta la importación de una factura de prepago cuando la factura de prepago ya haya sido generada sin liquidación bajo la orden de compra.

Importar número de pedido de compra

Cuando una factura de proveedor está asociada con una única orden de compra, el número de orden de compra (PurchId) se proporciona en la entidad del encabezado de la factura del proveedor para respaldar lo siguiente:

• Derivación y validación del código de moneda: el código de moneda se deriva automáticamente de la orden de compra si el código de moneda no se proporciona en la entidad del encabezado de la factura del proveedor. El error de validación se genera cuando la factura importada tiene un código de moneda diferente al especificado en la orden de compra.
• Valores predeterminados de la dimensión financiera: los valores de la dimensión financiera del encabezado de la factura se derivarán del encabezado de la orden de compra. La dimensión financiera correspondiente en las líneas de factura se deriva del encabezado de la factura del proveedor durante el proceso de importación de líneas de factura. Este comportamiento garantiza la coherencia entre las facturas que se importan utilizando el Marco de administración de datos (DMF) y las facturas que se crean utilizando la página Factura de proveedor pendiente.
• Flujo de trabajo de la factura del proveedor: si la validación de la factura falla, la factura se redirige al autor de la orden de compra para abordar cualquier discrepancia. El número de orden de compra correcto garantiza que la factura del proveedor se redirija al originador correcto de la orden de compra durante el proceso de flujo de trabajo.