Información general sobre acuerdos de cliente

Los contratos de Field Service permiten a las organizaciones generar automáticamente órdenes de trabajo y facturas con detalles, frecuencia e intervalos de fechas predefinidos predefinidos. Los contratos suelen utilizarse para programas de mantenimiento, inspecciones u otros servicios en los que una organización debe realizar un trabajo con regularidad. Por ejemplo, servicio trimestral de ascensores para realizar el mantenimiento de rutina y comprobar el estado del sistema o servicio semanal de control de plagas.

Estas son algunas maneras diferentes en que los contratos se pueden configurar y usar. El contrato genera:

• Órdenes de trabajo de inspección diaria que los distribuidores programan mediante el tablero de programación o el asistente de programación.
• Las órdenes de trabajo de mantenimiento mensuales que programa automáticamente Resource Scheduling Optimization.
• Las órdenes de trabajo semanales donde el contrato asigna el mismo recurso cada vez a una hora de inicio definida.
• Una sola orden de trabajo cada mes para inspeccionar varios activos de clientes en una ubicación del cliente.
• Varias órdenes de trabajo cada año para inspeccionar varios activos en una ubicación del cliente.
• Facturas trimestrales para facturar a los clientes servicios y productos predefinidos.

Un contrato está pensando para ejecutarse en una ubicación única representada por la cuenta de servicio. Trabajar en diferentes ubicaciones debe configurarse con varios contratos.

Varios incidentes frente a varias periodicidades

Los incidentes múltiples se definen como incidentes de reserva de varios acuerdos dentro de una única configuración de reserva del acuerdo. Las periodicidades múltiples se definen como configuraciones de reserva de varios acuerdos con diferentes periodicidades con un incidente de reserva de acuerdo.

A la hora de decidir si agregar varios incidentes o varias repeticiones, tenga en cuenta las siguientes preguntas:

• ¿Quién realizará el trabajo? Una sola periodicidad crea una sola orden de trabajo, mientras que varias periodicidades crean varias órdenes de trabajo. Si prevé que el trabajo del contrato lo complete una sola persona, puede ser mejor usar una sola periodicidad. Puede utilizar tipos de incidentes con plantillas de grupos de requisitos para ayudar a programar órdenes de trabajo únicas para múltiples recursos.

• ¿Cuánto viaje? Múltiples recurrencias crean múltiples órdenes de trabajo, lo que podría crear más viajes y más desplazamientos de los deseados.

• ¿Cómo se realiza un seguimiento de los activos? Algunas organizaciones prefieren que cada orden de trabajo esté relacionada con un solo activo de cliente. De esta manera saben que el tiempo invertido en una orden de trabajo está correlacionado con el tiempo dedicado al servicio de un activo, lo que ayuda a la creación de informes. Si este es el caso, puede elegir tener varias periodicidades, cada una de ellas creando una orden de trabajo con un incidente único relacionado con un solo activo.

Resource Scheduling Optimization planifica automáticamente las órdenes de trabajo

Resource Scheduling Optimization programa automáticamente las órdenes de trabajo para optimizar las horas laborables y el tiempo de viaje, incluidas las órdenes de trabajo generadas a partir de acuerdos. Si desea utilizar Resource Scheduling Optimization para programar órdenes de trabajo de contratos, hay muchas opciones como:

• Haga que el contrato genere órdenes de trabajo automáticamente y asegúrese de que la orden de trabajo generada la recoge el ámbito de Resource Scheduling Optimization.

• Haga que el contrato se genere automáticamente y reserve órdenes de trabajo y asegúrese de que el recurso preferido esté habilitado para Resource Scheduling Optimization. El estado de la reserva relacionada se puede optimizar. Puede usar programar opciones de bloqueo en la reserva para asegurarse de que la reserva del contrato sigue estando programada para ese recurso, intervalo de tiempo o ambos.

• Crear un ámbito y programación Resource Scheduling Optimization específicos que solo considere órdenes de trabajo generaron de contratos. Puede establecer cadencias y prioridades específicas para cuando se optimizan reservas de órdenes de trabajo de contrato.

Facturas y derechos con contratos

A la hora de decidir usar facturas de contrato, puede crear un nuevo contrato para generar facturas o agregar facturas a un acuerdo de servicio existente. Si las facturas de contrato están relacionadas con mantenimiento programado, se recomienda tener las órdenes de trabajo generadas por contrato y las facturas generadas por contrato como parte del mismo contrato.

Aunque tenga un contrato que genera facturas, las órdenes de trabajo de contrato seguirán creando facturas tras la finalización y el estado Cierre-Registrado . Si solo las facturas de contrato representan lo que se debe facturar al cliente, deberá crear un proceso para ignorar o mitigar facturas de orden de trabajo. Por ejemplo, desactive esas facturas o use listas de precios y derechos para asegurarse de que el subtotal de orden de trabajo y la factura de orden de trabajo es 0 $.

Los derechos se aplican a precios de orden de trabajo basados en varios factores como cuenta de servicio, tipo de incidente y categorías de activos de clientes. Normalmente, se crean tipos de incidentes específicos para clientes específicos que describen el trabajo personalizado. Por ejemplo, si se agrega un tipo de incidente de acuerdo personalizado a una orden de trabajo que hace que los productos y servicios sean $0 al descontarlos al 100 %, aplique un derecho.

Para obtener más información, vaya a Derechos para órdenes de trabajo en Dynamics 365 Field Service.

Presupuestos y ventas

En los escenarios donde desee usar contratos únicamente para la generación de facturas y no para la generación de órdenes de trabajo, piense en usar la presupuestos como parte de la solución Field Service, que tiene capacidades similares.

Los contratos funcionan sin problemas con el proceso de Dynamics 365 Sales Cliente potencial > Oportunidad > Oferta > Pedido. Para configurar:

• Clasificando un cliente potencial como cliente potencial de mantenimiento de servicio.
• Agregando líneas de oportunidad con líneas basadas en servicio.
• Creando líneas de oferta como líneas basadas en servicio y agregando una configuración de reserva de oferta.

Pasos siguientes

Configurar contratos para generar automáticamente órdenes de trabajo y facturas