Análisis de compras

Las empresas capturan muchos datos durante las actividades diarias que sirven de apoyo a la inteligencia empresarial (BI) para los responsables de compras:

• Cotizaciones de compra
• Pedidos de compra
• Facturas de compra

Business Central proporciona características para ayudarle a recopilar, analizar y compartir la información de compras de su organización:

• Informes de Power BI para compras
• Análisis ad hoc en listas
• Análisis ad-hoc de datos en Excel (usando Abrir en Excel)
• Informes de ventas integrados

Cada una de estas características tiene sus ventajas y desventajas, según el tipo de análisis de datos y el rol del usuario. Para obtener más información, vaya a Información general de análisis, inteligencia empresarial e informes.

Este artículo presenta cómo puede utilizar estas características analíticas para obtener información de compras.

Necesidades de análisis en compras

Cuando piense en las necesidades analíticas en las compras, puede que le ayude utilizar un modelo basado en personas que describa las diferentes necesidades analíticas a alto nivel.

Las personas que desempeñan diferentes roles tienen diferentes necesidades en lo que respecta a los datos y los utilizan de diferentes maneras. Por ejemplo, las personas en administración de activos y finanzas interactúan con los datos de manera diferente que las personas en ventas.

Rol	Agregación de datos	Formas típicas de consumir datos
COO / CSO / CFO / CEO	Datos de rendimiento	KPI Paneles Informes financieros
Director de compras	Tendencias, resúmenes	Informes de gestión integrados Análisis ad hoc
Director de compras / Agente de compras	Datos detallados	Informes operativos integrados Datos de tareas en pantalla

Usar Power BI para supervisar los KPI de compras

Un indicador clave de rendimiento (KPI) es un valor medible que muestra la eficacia con la que está cumpliendo sus objetivos. En la adquisición, las personas suelen utilizar los siguientes KPI para supervisar el rendimiento de la organización de adquisición:

• Importe pendiente (sin IVA)
• Importe recibido pero no facturado (sin IVA)
• Crecimiento de las compras periodo a periodo (importe o porcentaje)
• Compras por producto/proveedor/almacén/comprador
• Compras reales vs. presupuesto

Estos KPI de compras, y más, están disponibles en la aplicación de compras de Power BI para Business Central. Para obtener más información, vaya a Aplicación de compras de Power BI.

La siguiente tabla describe cómo puede utilizar los informes de la aplicación de compras de Power BI.

Para...	Abrir en Business Central (CTRL+seleccionar)	Más información
Obtenga un resumen de alto nivel de todas las actividades de compra. Vea estadísticas de compra, tales como resúmenes de importes, importes pendientes, importes recibidos pero no facturados e importes facturados.	Información general de compras	Acerca de Información general de compras
Explore los costos de varios componentes en las compras con un desglose detallado de sus datos de compra por categorías, proveedores, mes fiscal, año y tipos de documento.	Descomposición de compras	Acerca de Descomposición de compras
Analice las actividades de compra diarias y resalte las tendencias y excepciones en el gasto diario. Supervise las fluctuaciones de compra diarias e identifique patrones de gasto inusuales.	Compras diarias	Acerca de Compras diarias
Analice la el promedio de movimientos de 30 días de sus compras, compárelo con el importe total de la compra e identifique tendencias y patrones de compra.	Promedios de movimientos	Acerca de los promedios de movimientos
Obtenga una visión general del total de todas las compras durante un período de 12 meses consecutivos para un análisis y pronóstico de tendencias a largo plazo.	Total anual de movimientos	Acerca del total anual de movimientos
Compare sus datos de compra en diferentes períodos de tiempo. Puede comparar a nivel de año, trimestre o mes, e identificar el seguimiento de las compras en esos periodos.	Periodo tras periodo	Acerca de Periodo tras periodo
Obtenga información sobre su rendimiento de compras a lo largo del tiempo. Identifique tendencias o patrones que surjan con el tiempo.	Año tras año	Acerca de año tras año
Analice las actividades de compra por proveedor y por producto para conocer mejor los productos que consumen una parte significativa del presupuesto de compra.	Compras por producto	Acerca de Compras por producto
Analice las actividades de compra por proveedor para identificar qué proveedores son los responsables de la mayor parte de su actividad de compra.	Compras por proveedor	Acerca de Compras por proveedor
Analice las actividades de compra por comprador para gestionar sus equipos de compras y su rendimiento individual.	Compras por comprador	Acerca de Compras por comprador
Obtenga una visión completa de los datos de compra de las distintas ubicaciones de su almacén e identifique tendencias y patrones en sus actividades de compra.	Compras por almacén	Acerca de Compras por almacén
Compare el gasto real con el presupuesto asignado para asegurarse de que el gasto se alinee con los planes financieros.	Valor real frente a presupuesto	Acerca del valor real frente a presupuesto

Propina

Puede realizar fácilmente un seguimiento de los KPI que muestran los informes de Power BI en relación con sus objetivos empresariales. Para obtener más información, vaya a Realizar un seguimiento de los KPI de su negocio con métricas de Power BI.

Usar los informes financieros para elaborar estados de cuenta financieros y KPI (relacionados con las compras)

La característica Financial Reporting le permite obtener información sobre los datos financieros que se muestran en su catálogo de cuentas (COA). Puede configurar informes financieros para analizar cifras en cuentas de contabilidad (G/L) y comparan los movimientos de contabilidad con los presupuestados. Específicamente para compras, puede configurar informes financieros en las cuentas de contabilidad general que utiliza para realizar un seguimiento de las contabilizaciones de compras.

Las dimensiones desempeñan un papel importante en la inteligencia empresarial. Una dimensión son datos que puede agregar a un movimiento como parámetro. las dimensiones, la permiten agrupar movimientos que tienen características similares, como clientes, regiones y productos, y así poder recuperar con facilidad estos grupos para su análisis. Entre otros fines, utilice las dimensiones al definir las vistas de análisis y al crear informes financieros. Para obtener más información, vaya a Trabajar con dimensiones.

Para más información sobre los informes financieros, vaya a Preparar informes financieros con categorías de cuentas y datos financieros.

Informes financieros entre unidades de negocio o entidades jurídicas (relacionadas con la compra)

Algunas organizaciones utilizan Business Central en múltiples empresas o entidades jurídicas. Otros usan Business Central en subsidiarias que deben reportar a organizaciones matrices. Business Central ofrece a los contables herramientas que les ayudan a transferir asientos del libro mayor de dos o más empresas (subsidiarias) a una empresa consolidada. Específicamente para la administración de compras, es posible que desee consolidar las entradas de contabilidad general de sus cuentas de compras para realizar un seguimiento de los KPI de ventas en todas las unidades de negocios o entidades jurídicas.

Para obtener más información, vaya a Consolidación de empresa.

Análisis ad-hoc de datos de compra

A veces, solo es necesario comprobar si los números cuadran correctamente o confirmar rápidamente una cifra. Las siguientes características son excelentes para análisis ad hoc:

• Análisis de datos en las páginas de la lista del libro mayor
• Abrir en Excel

La característica Análisis de datos le permite abrir casi cualquier página de lista, como Pedidos de compra, Histórico facturas compra, Movs. proveedores o Entradas de contabilidad general, entrar en el modo de análisis y, a continuación, agrupar, filtrar y pivotar los datos como mejor le parezca.

Del mismo modo, puede utilizar la acción Abrir en Excel para abrir una página de lista, filtrar la lista a un subconjunto de datos y luego usar Excel para trabajar con los datos. Por ejemplo, mediante el uso de funciones como Analizar datos, Análisis hipotético u Hoja de previsión.

Propina

Si configura OneDrive para funciones del sistema, el libro de trabajo de Excel se abre en su navegador.

Para obtener más información sobre cómo realizar análisis ad hoc de datos de compras, vaya a Análisis ad hoc de datos de compras.

Informes integrados para compras

Business Central incluye varios informes integrados, funciones de seguimiento y herramientas para ayudar a las organizaciones de compras a generar informes sobre sus datos.

Para obtener una descripción general de los informes disponibles para su compra, elija Todos los informes en la página de inicio. Esta acción abre el explorador de roles, que se filtra según las funciones en la opción Informe y análisis. En el encabezado Compras , elija Explorar.

Para obtener más información, vaya a Búsqueda de informes con el explorador de roles.

Análisis de compras en pantalla

Business Central tiene varias páginas que le brindan resúmenes de compras y tareas por realizar. Aquí mostramos un ejemplo para empezar:

• Consultar la disponibilidad de los productos
• Calcular las fechas de compras
• Ver movimientos de compras

Mostrar los movimientos y balances de contabilidad general relacionados con las compras desde la página Catálogo de cuentas

La página Catálogo de cuentas muestra todas las cuentas de contabilidad general con números agregados registrados en la contabilidad general. Desde esta página, puede hacer cosas como:

• Ver informes que muestran movimientos de contabilidad y saldos.
• Revisar una lista de grupos contables para dicha cuenta.
• Para ver los saldos del Debe y el Haber de una sola cuenta.

Específicamente para compras, puede crear una vista en la página Catálogo de cuentas que solo muestre las cuentas que utiliza para registrar entradas de compras.

Para obtener más información, vaya a Entender el catálogo de cuentas.

Analizar datos por dimensiones (relacionadas con las compras)

Las dimensiones son valores que clasifican los movimientos de modo que pueda realizar el seguimiento y el análisis de los documentos, como pedidos de compra. Las dimensiones pueden, por ejemplo, indicar de qué proyecto o departamento procede un movimiento.

Así pues, en lugar de configurar cuentas de libro mayor separadas para cada departamento o ubicación, puede utilizar las dimensiones como base para el análisis y evitar tener que crear una estructura de catálogo de cuentas complicada.

Para obtener más información, vaya a Analizar datos por dimensiones.

Consulte también .

Consolidación de empresa
Aplicación de compras de Power BI
Preparar informes financieros con categorías de cuentas y datos financieros
Gestionar los informes financieros de todas las unidades de negocio o entidades jurídicas
Análisis ad-hoc de datos de compra
Informes integrados para compras
Entender el catálogo de cuentas
Analizar datos por dimensiones
Descripción general de análisis, inteligencia empresarial e informes
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