Mejora de la reputación del remitente en el correo electrónico de Azure Communication Services
En este artículo se describen las prácticas recomendadas para la entrega de correo electrónico en la comunicación de empresa a consumidor (B2C) y cómo usar los registros de correo electrónico de Azure Communication Services para ayudar con la reputación de su correo electrónico. Esta completa guía ofrece ideas para optimizar la gestión de las reclamaciones por correo electrónico, fomentar prácticas de correo electrónico más sanas y maximizar el éxito de su entrega de correo electrónico.
Administración de la reputación del remitente y las quejas por correo electrónico para mejorar la entrega de correo electrónico
Azure Communication Services ofrece funcionalidades de correo electrónico que pueden enriquecer las comunicaciones de los clientes. Sin embargo, no hay ninguna garantía de que los correos electrónicos que envíe a través de la plataforma lleguen a la bandeja de entrada del cliente. Para identificar y evitar problemas de entrega de forma proactiva, debe realizar comprobaciones de reputación como:
- Garantizar un porcentaje coherente y correcto de correos electrónicos entregados correctamente a lo largo del tiempo.
- Analizar detalles específicos sobre errores y rechazos de entrega de correo electrónico.
- Supervisar los informes de correo no deseado y abuso.
- Mantener una lista de contactos correcta.
- Describir la participación del usuario y las ubicaciones de la bandeja de entrada.
- Comprender las quejas de los clientes y proporcionar un proceso sencillo para rechazar o cancelar la suscripción.
Para habilitar los registros y supervisar la entrega de correo electrónico, siga los pasos descritos en Registros de correo electrónico de Azure Communication Services.
Rechazos de correo electrónico: estados y tipos de entrega
Los rechazos de correo electrónico indican problemas con la entrega de un correo electrónico. Durante el proceso de entrega de correo electrónico, las respuestas SMTP proporcionan los siguientes resultados:
Correcto (2xx): el proveedor de servicios de correo electrónico aceptó el correo electrónico. Sin embargo, este resultado no garantiza que el correo electrónico haya llegado a la bandeja de entrada del cliente. Un estado de Entregado indica la entrega del correo electrónico.
Error temporal (4xx): el proveedor de servicios de correo electrónico no puede aceptar el correo electrónico en este momento. Pero la dirección del destinatario sigue siendo válida, lo que permite intentos futuros en la entrega. Este resultado se suele denominar rechazo temporal. La causa puede ser varios factores, como la limitación de velocidad o los problemas de infraestructura.
Error permanente (5xx): el proveedor de servicios de correo electrónico rechazó el correo electrónico. Este resultado se suele denominar rechazo permanente. Este tipo de rechazo se produce cuando la dirección de correo electrónico no existe. Un estado de entrega de correo electrónico de Rechazado indica este resultado.
Según las definiciones de RFC:
- Un rechazo permanente (error permanente) hace referencia específicamente a los casos en los que la dirección de correo electrónico no existe.
- Un rechazo temporal abarca varios tipos de errores.
- Normalmente, un rechazo de correo no deseado se produce debido a decisiones de directiva específicas.
Estas prácticas no siempre son uniformes y estandarizadas en los proveedores de servicios de correo electrónico.
Rechazos permanentes
Los siguientes códigos SMTP pueden describir los rechazos permanentes:
| Código de error | Descripción | Explicación |
|---|---|---|
| 521 | El servidor no acepta correo | El servidor SMTP encontró un problema que impide que acepte el correo entrante. |
| 525 | Cuenta de usuario deshabilitada | La cuenta de correo electrónico del usuario estaba deshabilitada y no puede recibir correos electrónicos. |
| 550 | Buzón no disponible | El buzón del destinatario no está disponible para recibir correos electrónicos. Es posible que el buzón esté lleno o que tenga un problema temporal. |
| 553 | No se permite el nombre del buzón | La dirección de correo electrónico o el nombre del buzón del destinatario no son válidos o las directivas del sistema de correo electrónico no lo permiten. |
| 5.1.1 | Dirección de buzón de destino incorrecta | La dirección del buzón de destino no es válida o no existe. Compruebe la dirección de errores tipográficos o de formato. |
| 5.1.2 | Dirección del sistema de destino incorrecta | La dirección del sistema de destino no es válida o no existe. Compruebe el dominio de correo electrónico o el sistema del destinatario para ver si hay errores o errores tipográficos. Asegúrese de que el dominio o el sistema estén configurados correctamente. |
| 5.1.3 | Sintaxis de dirección de buzón de correo de destino incorrecta | La sintaxis de la dirección del buzón de destino es incorrecta. Compruebe la dirección de correo electrónico del destinatario para ver si hay errores de formato o caracteres no válidos. Compruebe que la dirección sigue la sintaxis correcta. |
| 5.1.4 | Dirección ambigua del buzón de correo de destino | La dirección de correo electrónico del destinatario no es única y coincide con varios destinatarios. Compruebe la dirección de correo electrónico para obtener precisión y proporcione una dirección única. |
| 5.1.6 | Buzón de destino trasladado | El buzón del destinatario se trasladó a otra ubicación o servidor. Compruebe la nueva dirección del buzón del destinatario para la entrega de mensajes. |
| 5.1.9 | Sistema de destino no compatible | El sistema de correo electrónico del destinatario no está configurado según los protocolos estándar. Póngase en contacto con el administrador del sistema para resolver el problema. |
| 5.1.10 | Dirección de destino de MX null | El dominio de correo electrónico del destinatario no tiene un registro válido de intercambio de correo (MX). Póngase en contacto con el administrador de dominio para corregir la configuración del sistema de nombres de dominio (DNS). |
| 5.2.1 | Buzón de destino deshabilitado | El buzón del destinatario está deshabilitado, lo que impide la entrega de mensajes. Póngase en contacto con el destinatario para habilitar el buzón. |
| 5.2.1 | Problema de expansión de listas de distribución de correo | El buzón de destino es una lista de correo y se produjo un error de expansión. Póngase en contacto con el administrador de la lista de correo para resolver el problema. |
| 5.3.2 | Sistema de destino que no acepta mensajes | El servidor de correo electrónico del destinatario no acepta actualmente mensajes. Intente reenviar el correo electrónico más adelante. |
| 5.4.1 | Dirección de destinatario rechazada | El servidor de correo electrónico del destinatario rechazó el mensaje. Compruebe la dirección de correo electrónico del destinatario para obtener precisión y el formato adecuado. |
| 5.4.4 | No se puede enrutar | El mensaje no se puede enrutar al servidor del destinatario. Compruebe la configuración del servidor y el dominio de correo electrónico del destinatario. |
| 5.4.6 | Bucle de enrutamiento detectado | El servidor de correo electrónico encontró un bucle de enrutamiento al intentar entregar el mensaje. Póngase en contacto con el administrador del sistema para resolver el bucle. |
| 5.7.13 | Cuenta de usuario deshabilitada | La cuenta de correo electrónico del destinatario se deshabilitó y el servidor de correo electrónico no acepta mensajes para esa cuenta. Es posible que el proveedor de servicios de correo haya desactivado o suspendido la dirección de correo electrónico del destinatario, lo que hace que la dirección sea inaccesible para recibir correos electrónicos. O bien, el usuario o la organización optaron por deshabilitar la cuenta de correo electrónico. |
| 5.4.310 | El dominio DNS no existe | El dominio de correo electrónico del destinatario no existe o tiene una configuración DNS incorrecta. Compruebe la configuración de DNS del dominio. |
El envío de correos electrónicos repetidamente a direcciones que no existen puede afectar significativamente a la reputación del remitente. Es fundamental tomar medidas quitando rápidamente esas direcciones de la lista de contactos y administrando diligentemente una lista de contactos correcta.
Códigos de error de rechazos temporales
Supervise detenidamente los rechazos temporales (errores temporales) al enviar correo electrónico. Un gran volumen de rechazos temporales puede indicar un posible problema de reputación. Los proveedores de servicios de correo electrónico podrían ralentizar la entrega del correo electrónico.
Los siguientes códigos SMTP pueden describir los rechazos temporales:
| Código de error | Descripción | Explicación |
|---|---|---|
| 551 | Usuario no local, probar ruta de acceso alternativa | El dominio de correo electrónico del destinatario no es local para el sistema de correo electrónico. El sistema debe probar una ruta alternativa para entregar el correo electrónico. |
| 552 | Asignación de almacenamiento superada | La cuenta de correo electrónico del destinatario alcanzó su límite de almacenamiento. Pida al destinatario que libere espacio para recibir nuevos correos electrónicos. |
| 554 | Error de transacción | Error en la transacción de correo electrónico por un motivo no especificado. Investigue para determinar la causa del error. |
| 5.2.2 | Buzón de destino lleno | El buzón del destinatario alcanzó su límite de almacenamiento. El destinatario debe borrar el espacio para recibir nuevos correos electrónicos. |
| 5.2.3 | La longitud del mensaje supera el límite administrativo | La longitud del mensaje supera el límite en el sistema de correo electrónico del destinatario. Reduzca la longitud del mensaje por debajo del límite. |
| 5.2.121 | Se superó el límite de recepción por hora del destinatario | El sistema de correo electrónico del destinatario supera el límite del número de correos electrónicos que puede recibir por hora. Intente enviar el correo electrónico más adelante. |
| 5.2.122 | Se superó el límite de recepción por hora del destinatario | El sistema de correo electrónico del destinatario alcanzó su límite de recepción por hora. Intente enviar el correo electrónico más adelante. |
| 5.3.1 | Sistema de correo de destino completo | El sistema de correo electrónico del destinatario está lleno y no puede aceptar nuevos correos electrónicos. |
| 5.3.3 | Característica no admitida en el sistema de destino | El sistema de correo electrónico del destinatario no admite una característica específica necesaria para la entrega correcta. |
| 5.3.4 | Mensaje demasiado grande para el sistema de destino | El tamaño del mensaje supera el límite en el sistema de correo electrónico del destinatario. Compruebe el tamaño del correo electrónico y considere la posibilidad de comprimirlo o dividirlo. |
| 5.5.3 | Demasiados destinatarios | El correo electrónico tiene demasiados destinatarios y el sistema de correo electrónico de un destinatario no puede procesarlo. El sistema de correo electrónico del destinatario podría tener un límite en el número de destinatarios por correo electrónico. Intente reducir el número de destinatarios. |
| 5.6.1 | Medios no admitidos | El sistema de correo electrónico del destinatario no admite el formato multimedia del correo electrónico. Convierta el formato multimedia en uno compatible. |
| 5.6.2 | Conversión requerida y prohibida | El formato o el contenido del correo electrónico requieren conversión, pero el sistema de correo electrónico del destinatario no puede realizarla. |
| 5.6.3 | Conversión necesaria, pero no compatible | El formato o el contenido del correo electrónico requieren conversión, pero el sistema de correo electrónico del destinatario no la admite. |
| 5.6.5 | Error de conversión | El sistema de correo electrónico del destinatario no pudo convertir el formato o el contenido del correo electrónico. Compruebe el contenido del correo electrónico e intente reenviarlo. |
| 5.6.6 | Contenido del mensaje no disponible | El sistema de correo electrónico del destinatario no puede acceder al contenido del correo electrónico. Compruebe si el contenido del correo electrónico y los archivos adjuntos están dañados o son compatibles. |
| 5.6.11 | Caracteres no válidos | El correo electrónico contiene caracteres no válidos que el sistema de correo electrónico del destinatario no puede procesar. Quite los caracteres no válidos del contenido o la línea de asunto y vuelva a enviar el correo electrónico. |
| 5.7.1 | Entrega no autorizada, mensaje rechazado | El sistema de correo electrónico del destinatario se negó a aceptar el mensaje porque no está autorizado para recibir el mensaje. Póngase en contacto con el administrador del sistema para resolver el problema. |
| 5.7.2 | Expansión de lista de correo prohibida | El sistema de correo electrónico del destinatario no permite la expansión de listas de correo. Consulte al administrador del sistema. |
| 5.7.12 | Remitente no autenticado por organización | La organización del destinatario requiere la autenticación del remitente. Compruebe la configuración de autenticación. |
| 5.7.15 | Nivel de prioridad demasiado bajo | El nivel de prioridad del correo electrónico es demasiado bajo para que el sistema de correo electrónico del destinatario lo acepte. Es posible que el sistema de correo electrónico del destinatario tenga restricciones para aceptar correos electrónicos de prioridad baja. Considere la posibilidad de aumentar el nivel de prioridad del correo electrónico. |
| 5.7.16 | Mensaje demasiado grande para la prioridad especificada | El tamaño del mensaje supera el límite que especifica el sistema de correo electrónico del destinatario para el nivel de prioridad. Compruebe el tamaño del correo electrónico y la configuración de prioridad. |
| 5.7.17 | El propietario del buzón ha cambiado | El propietario del buzón del destinatario ha cambiado, lo que provoca problemas de entrega de mensajes. Compruebe la propiedad del buzón y póngase en contacto con el propietario. |
| 5.7.18 | El propietario del dominio ha cambiado | El propietario del dominio de correo electrónico del destinatario ha cambiado, lo que provoca problemas de entrega de mensajes. Compruebe la propiedad del dominio y póngase en contacto con el propietario. |
| 5.7.19 | No se puede completar la prueba de Rrvs | No se puede completar la prueba del Sistema de validez de tasa de destinatarios (RRVS) en el sistema de correo electrónico del destinatario. Consulte al administrador del sistema. |
| 5.7.20 | No se encontró ninguna firma Dkim | El sistema de correo electrónico del destinatario no encontró ninguna firma de correo electrónico de claves de dominio identificadas (DKIM) para el correo electrónico. Compruebe la configuración y la firma de DKIM por su parte. |
| 5.7.21 | No se encontró ninguna firma Dkim aceptable | El sistema de correo electrónico del destinatario no encontró ninguna firma DKIM aceptable para el correo electrónico. Compruebe la configuración y la firma de DKIM por su parte. |
| 5.7.22 | No se encontró ninguna firma Dkim válida coincidente con autor | El sistema de correo electrónico del destinatario no encontró ninguna firma DKIM válida con coincidencia de autor para el correo electrónico. Compruebe la configuración y la firma de DKIM por su parte. |
| 5.7.23 | Fallo de validación del SPF | Error en la validación del marco de directivas de remitente (SPF) del correo electrónico del destinatario. Compruebe los registros del SPF y la configuración del servidor de correo electrónico. |
| 5.7.24 | Error de validación del SPF | El sistema de correo electrónico del destinatario encontró un error de validación del SPF. Compruebe los registros del SPF y la configuración del servidor de correo electrónico. |
| 5.7.25 | Error de validación inversa de DNS | Error en la validación inversa de DNS del correo electrónico en el sistema de correo electrónico del destinatario. Compruebe la configuración inversa de DNS. |
| 5.7.26 | Error en varias comprobaciones de autenticación | El correo electrónico produjo un error en varias comprobaciones de autenticación en el sistema de correo electrónico del destinatario. Revise la configuración y los métodos de autenticación. |
| 5.7.27 | La dirección del remitente tiene MX null | El dominio de correo electrónico no tiene un registro MX válido. Póngase en contacto con el administrador de dominio para corregir la configuración de DNS. |
| 5.7.28 | Inundación de correo detectada | El sistema de correo electrónico del destinatario detectó una inundación de correo. Compruebe el tráfico de correo electrónico e identifique la causa de la inundación. |
| 5.7.29 | Error de validación de la Arc | Error en la validación de la cadena de recepción autenticada (ARC) en el sistema de correo electrónico del destinatario. Compruebe la firma de la ARC por su parte. |
| 5.7.30 | Se requiere compatibilidad con TLS requerida | El sistema de correo electrónico del destinatario requiere compatibilidad con la seguridad de la capa de transporte (TLS) para la transmisión de correo electrónico segura. Asegúrese de que el sistema admite TLS. |
| 5.7.51 | Atribución de entrada de inquilino | El sistema de correo electrónico del destinatario atribuye el correo electrónico entrante a un inquilino específico. Compruebe la información del remitente del correo electrónico y la atribución de inquilinos. |
Lista de supresión administrada
Azure Communication Services ofrece una característica denominada lista de supresión administrada, que puede desempeñar un papel fundamental en la protección y conservación de la reputación del remitente.
La caché de listas de supresión realiza un seguimiento de las direcciones de correo electrónico que experimentaron un rechazo permanente para todos los correos electrónicos enviados a través de Azure Communication Services. Cada vez que se produce un error en la entrega de correo electrónico con uno de los códigos de error especificados, la dirección de correo electrónico se agrega a la lista de supresión administrada internamente, que abarca la plataforma Azure y se mantiene globalmente.
Este es el ciclo de vida de las direcciones de correo electrónico que se suprimen:
Supresión inicial: cuando Azure Communication Services encuentra un rechazo permanente con una dirección de correo electrónico por primera vez, agrega la dirección a la lista de supresión administrada durante 24 horas.
Supresión progresiva: si la misma dirección de correo electrónico de destinatario no válida vuelve a aparecer en los correos electrónicos posteriores enviados a la plataforma en el período inicial de 24 horas, se suprime automáticamente de la entrega y el tiempo de almacenamiento en caché se extiende a 48 horas. Para las repeticiones posteriores, el tiempo de caché aumenta progresivamente a 96 horas, después 7 días y, en última instancia, alcanza una duración máxima de 14 días.
Proceso de eliminación automática: las direcciones de correo electrónico se quitan automáticamente de la lista de supresión administrada cuando no se realizan solicitudes de envío de correo electrónico al mismo destinatario dentro del período de tiempo de concesión designado. Una vez expirado el período de concesión, la dirección de correo electrónico se quita de la lista. Si se envían correos electrónicos nuevos al mismo destinatario no válido, Azure Communication Services inicia un nuevo ciclo realizando otro intento de entrega.
Supresión en la entrega: si una dirección de correo electrónico está en un tiempo de concesión, se quitan los correos enviados a esa dirección de destinatario hasta que la concesión de direcciones expire o se quite de la lista de supresión administrada. El estado de entrega de esta solicitud de correo electrónico es Suprimido en los registros de correo electrónico.
Las direcciones de correo electrónico pueden permanecer en la lista de supresión administrada durante un máximo de 14 días. Esta medida proactiva ayuda a proteger la reputación del remitente y le protege de los efectos adversos de enviar correos electrónicos repetidamente a direcciones no válidas. Sin embargo, debe tomar medidas sobre los estados rechazados y limpiar regularmente la lista de contactos para mantener un rendimiento óptimo de entrega de correo electrónico.
Errores de entrega de correo electrónico asincrónicos y relacionados con la reputación
Algunos proveedores de servicios de correo electrónico generan rechazos de correo electrónico a partir de problemas de reputación. Estos rechazos a menudo se clasifican como correo no deseado y relacionado con el abuso, debido a problemas específicos de reputación o contenido. Los mensajes de rechazo pueden incluir direcciones URL a páginas web que proporcionan más explicaciones sobre los rechazos, para ayudarle a comprender el motivo del error de entrega y habilitar la acción adecuada.
Además de los rechazos de nivel SMTP, los rechazos pueden producirse después de que el servidor receptor acepte un mensaje. Inicialmente, la respuesta del proveedor de servicios de correo electrónico podría sugerir la entrega correcta del correo electrónico. Pero más adelante, el proveedor envía una respuesta de devolución.
Estos rechazos asincrónicos normalmente se dirigen a la dirección de ruta de acceso de devolución mencionada en la carga del correo electrónico. Tenga en cuenta estos rechazos asincrónicos y contrólelos en consecuencia para mantener un rendimiento óptimo de entrega de correo electrónico.
Cancelación de la suscripción o cancelación de la suscripción de la administración
Comprender el interés de los clientes en la comunicación por correo electrónico y supervisar las solicitudes de exclusión o cancelación de la suscripción son aspectos cruciales de mantener una reputación positiva del remitente. Tanto si tiene un proceso manual como automatizado para controlar las solicitudes de finalización de suscripción, es importante proporcionar un vínculo de Finalización de suscripción en la carga de correo electrónico que envíe. Cuando los destinatarios deciden no recibir más correos electrónicos, pueden hacer clic en el vínculo Finalización de suscripción y quitar su dirección de correo electrónico de la lista de correo.
La funcionalidad de los vínculos e instrucciones del correo electrónico es fundamental. Deben funcionar correctamente y notificar inmediatamente a la lista de correo de la aplicación para quitar el contacto de la lista adecuada.
Un mecanismo de cancelación de suscripción debe ser explícito y transparente desde la perspectiva del suscriptor. Debe asegurarse de que los usuarios sepan exactamente los mensajes desde los que se anula la suscripción.
Cuando los usuarios están suscritos a varias listas de su organización, lo ideal es ofrecerles un centro de preferencias que les dé la opción de darse de baja de más de una lista. Este proceso evita cancelaciones accidentales de suscripción y permite a los usuarios administrar sus preferencias de optar por recibir/no recibir correos electrónicos de forma eficaz a través del proceso de administración de cancelación de la suscripción.
Pasos siguientes
- Procedimientos recomendados para implementar DMARC
- Solución de problemas de la implementación de DMARC
- Dominios de correo electrónico y autenticación de remitentes para Azure Communication Services
- Creación y administración de un recurso de comunicación por correo electrónico en Azure Communication Services
- Conexión de un dominio de correo electrónico comprobado en Azure Communication Services
Los temas siguientes pueden ser interesantes para usted:
- Familiarización con la biblioteca cliente de correo electrónico.
- Aprenda cómo se envían correos electrónicos con dominios comprobados personalizados.
- Aprenda cómo se envían correos electrónicos con dominios administrados de Azure.