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Viva Engage archivos en modo nativo para Microsoft 365

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Todas las redes Viva Engage deben convertirse para que funcionen en modo nativo para Microsoft 365. En modo nativo, Sharepoint almacena automáticamente todos los archivos Viva Engage de la red. Es más fácil para los usuarios y administradores acceder a los archivos y administrarlos cuando tiene una única ubicación para el almacenamiento de archivos. Aunque Viva Engage convierte automáticamente las redes de grupo heredadas en modo nativo, es posible que algunas redes deban convertirse manualmente. La herramienta de alineación de modo nativo facilita la conversión de un enorme complemento de archivos de Viva Engage red.

La herramienta de alineación de modo nativo usa las siguientes reglas de control de archivos para grupos de Viva Engage:

  • La herramienta Alineación cambia el nombre de todos los archivos Viva Engage existentes que no se alinean con los estándares de nomenclatura de SharePoint para cumplir los requisitos.
  • Los archivos de grupo que residen en Microsoft Azure se copian en una nueva biblioteca de documentos de SharePoint (SDL) para el grupo. Una vez completada la copia y la migración de archivos, eliminamos la versión que no es de SharePoint de todos los archivos.
  • Los archivos de grupo eliminados anteriormente se eliminan permanentemente.
  • Los nuevos archivos siempre se cargan en sdl.
  • Una vez completada la migración, los archivos de grupo que no son de SharePoint se eliminan en un plazo de 30 días.
  • Viva Engage archivos que no se alinean con los estándares de nomenclatura de SharePoint se cambia el nombre para cumplir los requisitos.

Reglas de cambio de nombre de archivo

La herramienta de alineación del modo nativo también sigue un conjunto de convenciones de nomenclatura de archivos cuando comienza la migración:

  • Los nombres de archivo con caracteres no admitidos en SharePoint reemplazan esos caracteres por un carácter de subrayado (_).
  • Los archivos duplicados, o archivos con nombres que ya existen en SharePoint, se cambian de nombre con el formato filename_yammerFileID_extension.
  • Los nombres de archivo con un espacio en blanco como primer o último carácter, o que terminan con un punto, se editan para quitar esos caracteres.
  • Los archivos sin nombre se denominan según el formato siguiente: Viva Engage File, Viva Engage File (1), etc Viva Engage File (2) .
  • Se cambia el nombre de los nombres de archivo a partir \~$ de para quitar la tilde inicial, por ejemplo: ~$Viva Engage File se cambia el nombre a $Viva Engage File.
  • Los nombres de archivo que contienen _vti_ cualquier lugar del nombre se reemplazan por -vti-. Por ejemplo: Viva_Engage_vti_File se cambia el nombre a Viva-Engage-vti-File.
  • Se cambia el nombre de los nombres de archivo que contienen .lock, CON, PRN, AUX, NUL, COM0 - COM9, LPTO - LPT9 o desktop.ini para anexar _file al nombre. Por ejemplo, COM0 se cambia el nombre a COM0_file.
  • Para los grupos que tienen varios archivos con el mismo nombre, la herramienta anexa nombres de archivo duplicados con _X, donde X es un número creciente para cada archivo duplicado (por ejemplo, file_1, file_2, file_3, etc.).

Antes de ejecutar la herramienta de alineación

Dado que la migración elimina archivos de la red y el proceso es irreversible, los administradores deben realizar las siguientes acciones antes de usar la herramienta de alineación del modo nativo:

  • En caso de que alguien los solicite, exporte los archivos necesarios antes de ejecutar la herramienta de alineación. Obtenga más información sobre cómo exportar datos Viva Engage.
  • Asegúrese de que los usuarios de escritorio y móvil actualicen a la versión más reciente de Viva Engage aplicaciones de Android, Viva Engage iOS y Viva Engage Desktop. Las versiones anteriores de la aplicación tienen problemas para cargar archivos en SharePoint.
  • Si usa API que no son de Microsoft o de asociados para cargar archivos, use la llamada a la API REST actual para cargar archivos en grupos de Viva Engage. Las versiones de API anteriores están bloqueadas. Los tamaños de archivo de carga individuales están limitados a 4 MB.
  • Notificar a los usuarios que la migración elimina archivos de Viva Engage mensajes privados. La versión más reciente del archivo se migra a SharePoint y no se copia ninguna versión anterior.

La herramienta alineación no copia el recuento de seguidor. Los usuarios tampoco pueden marcar los archivos como oficiales.

Administración experiencia paso a paso

Siga estos pasos para usar la herramienta de alineación del modo nativo:

  1. Exporte todos los archivos.

  2. Inicie la herramienta de alineación del modo nativo.

  3. Descargue el informe de alineación, que proporciona detalles sobre los archivos de cada usuario y grupo.

    • Cada usuario tiene un recuento para el número total de archivos de mensajes privados. La herramienta Alineación elimina todos los archivos de mensajes privados cuando se completa el trabajo.
    • Cada grupo tiene un recuento de Viva Engage y archivos de SharePoint. La herramienta Alineación migra todos los archivos Viva Engage a SharePoint, con las excepciones indicadas en este artículo. Los archivos existentes de SharePoint no se ven afectados.

  4. Autorice y ejecute la herramienta. Puede esperar los siguientes períodos de tiempo para redes con recuentos de archivos significativos:

    • Acuerdo de Nivel de Servicio: hasta 30 días para redes con < 100 000 archivos
    • Acuerdo de Nivel de Servicio: hasta 45 días para redes con > 100 000 archivos

  5. Una vez completado el trabajo herramienta de alineación del modo nativo, revise el informe de errores generado automáticamente y determine si son necesarios otros pasos antes de que la red funcione en modo nativo.

Experiencia del usuario final

En esta tabla se explica la experiencia esperada del usuario final para los archivos mientras se ejecuta la herramienta:

Tareas Microsoft 365 Viva Engage Grupos Viva Engage Grupos sin conexión Private Messages
Eliminar archivos El usuario puede eliminar archivos El archivo no se migra a SharePoint. Los archivos se eliminan y los usuarios no tienen acceso.
Editar archivo Los archivos editados se almacenan en SharePoint Solo el archivo más reciente se migra a SharePoint. Si un usuario edita un archivo durante la migración, corre el riesgo de perder datos. Las versiones anteriores ya no son accesibles en SharePoint. N/D
Nuevo archivo Los nuevos archivos se almacenan en SharePoint El archivo está en Microsoft Azure, pero se migra a SharePoint cuando la herramienta completa su trabajo. N/D

Si se elimina un grupo durante el trabajo de herramienta, todos los archivos de ese grupo se eliminan y no se migran.

Después de una entrada correcta al modo nativo

Puede esperar ver los siguientes resultados después de una migración de red al modo nativo:

  • Todos los archivos de grupo se almacenan en SharePoint, lo que proporciona una experiencia de administración de archivos coherente.

  • Puede ejecutar búsquedas de archivos desde SharePoint y desde Viva Engage. Viva Engage busca los primeros 5000 caracteres de archivos en el almacenamiento en la nube de Microsoft Azure y el título y el autor, y busca solo el título y el autor de los archivos almacenados en SharePoint.

Nota:

Si recibe un código de error durante el proceso de alineación del modo nativo, consulte la sección Códigos de error del artículo Solución de problemas de modo nativo.

¿Qué ocurre con los archivos de mensajes privados al ejecutar la herramienta de alineación del modo nativo?

Los usuarios no pueden cargar archivos en mensajes privados. El uso compartido de vínculos sigue estando disponible. Se eliminan todos los archivos de mensajes privados.

Información general sobre el modo nativo

Solución de problemas con el modo nativo para Microsoft 365