Versión segura con código QR

Hay dos maneras de liberar un trabajo de impresión con impresión universal: impresión directa y versión segura. Con impresión directa, el trabajo de impresión se libera inmediatamente en la impresora después de que el usuario lo envíe, a menos que haya una liberación de trabajo de terceros configurada en la impresora. La liberación segura ayuda a evitar la impresión innecesaria y ayuda a mantener la privacidad del usuario manteniendo sus trabajos hasta que aparezcan en la impresora.

La versión segura con código QR es una de las formas de liberación segura. Con la aplicación móvil de Microsoft 365, el usuario puede escanear un código QR adjunto a la impresora y liberar su trabajo de impresión. Esto se admite en dispositivos Android para la versión 16.0.16501 o posterior de la aplicación y en dispositivos iOS para la versión 2.76 o posterior de la aplicación. Para usar la versión segura con código QR, el administrador debe configurar la impresora en el portal de impresión universal.

Requisitos previos

• Aplicación móvil de Microsoft 365, versión 16.0.16501 o posterior para Android y la versión 2.76 o posterior para iOS
• Licencia de suscripción necesaria asociada para usar la aplicación móvil de Microsoft 365 para la cuenta profesional
• Licencia de impresión universal asignada a la cuenta de usuario

Cómo habilitarlo?

Los usuarios con derechos de acceso al rol Printer Administración istrator pueden habilitar la liberación segura con código QR por impresora a través del portal de administración de impresión universal.

• Vaya a Impresión universal en Azure Portal aka.ms/UPPortal
• Vaya a la página Impresoras.
• Haga clic en una impresora para la que desea habilitar la versión segura.
• En la página de la impresora, vaya a la hoja Propiedades.
• Haga clic en Opciones de versión del trabajo.
• Seleccione Código QR como tipo de versión y haga clic en Guardar.
• Guardar el código QR en la pantalla
• Imprimir el código QR
• Cinta/pegado de la impresión del código QR en la impresora

Experiencia del usuario final

Las impresoras con la versión segura de código QR configurada se detectan e instalan en el dispositivo cliente del usuario de la misma manera que otras impresoras de impresión universal. La experiencia de impresión también es la misma que para minimizar la curva de aprendizaje del usuario final. La única diferencia con la liberación de código QR es cuando el usuario quiere recoger su documento en la impresora.

Liberar el trabajo de impresión en la impresora

• Subir a la impresora
• Asegúrese de que ha iniciado sesión en la aplicación de Microsoft 365 con su cuenta corporativa.
• Escanear el código QR en la impresora de 1 de 2 maneras:
  1. A través de la aplicación de cámara del teléfono (recomendado)
  2. Como alternativa, en la aplicación de Microsoft 365, vaya a Aplicaciones > Scan > QR Code
• Habrá un cuadro de diálogo de confirmación que aparece en la aplicación. El nombre del recurso compartido de impresora debe coincidir con el nombre del recurso compartido de impresora mostrado en la impresión del código QR (el de paréntesis).
• Recorra el flujo para seleccionar el trabajo de impresión y liberarlo en la impresora.

Recomendaciones y procedimientos recomendados

• Si habilita la versión segura de código QR en una impresora, los usuarios solo pueden liberar el trabajo de impresión a través de la aplicación de Microsoft 365 en su teléfono después de escanear el código QR en la impresora. Ponga otra manera: el trabajo de impresión ya no se imprimirá inmediatamente desde la impresora cuando el usuario envíe el trabajo.
• Las propiedades de ubicación Ciudad, Edificio, Piso y Sala de la impresora se mostrarán en la aplicación de Microsoft 365 cuando el usuario esté en la impresora y haya examinado el código QR. Se recomienda actualizar las propiedades de ubicación de la impresora para garantizar una experiencia fluida para el usuario final.
• Al asignar un nombre al recurso compartido de impresora, incluya identificadores de ubicación como edificio y piso. Incluya identificadores sobre el mecanismo de versión. Un ejemplo sería "BuildingName-RoomName-QRcode"
• Una vez que cambie el tipo de versión a liberación segura del código QR, imprima inmediatamente el código QR y adjunte el código QR en la impresora.

Preguntas más frecuentes

Cómo saber que tengo la versión correcta de la aplicación?

Para Android: en la página de Android Play Store de la aplicación de Microsoft 365, puedes comprobar la versión de la aplicación desplazando hacia abajo hasta "Acerca de esta aplicación", haciendo clic en ella, desplázate hacia abajo hasta Versión de información > de la aplicación. Cualquier versión superior a la 16.0.16501 tendrá la característica .

Para iOS: en Configuración, busque la aplicación de Microsoft 365 y el número de versión debe estar en la sección "Acerca de".

¿Qué ocurre si no he iniciado sesión en mi cuenta corporativa?

No podrá liberar el trabajo de impresión de su cuenta personal porque debe enviar el trabajo de impresión con su cuenta corporativa. Verá un mensaje de error que le pedirá que inicie sesión en su cuenta corporativa.

¿Qué ocurre si tengo varias cuentas corporativas?

Asegúrese de que la cuenta corporativa correcta haya iniciado sesión y esté activa en la aplicación de Microsoft 365. Use la característica Escanear código QR en la aplicación de Microsoft 365, en la cuenta corporativa correcta, para escanear el código QR de la impresora.

¿Qué ocurre si he iniciado sesión en mis cuentas personales y corporativas en la misma aplicación de Microsoft 365?

En este caso, si escanea el código QR desde la aplicación nativa de cámara del teléfono, podría abrir automáticamente la aplicación de Microsoft 365 con su cuenta personal, asegúrese de comprobar que su cuenta corporativa es la cuenta activa en la aplicación. Para comprobarlo, pulse la imagen de perfil, normalmente en la esquina superior izquierda de la aplicación y examine la sección "Me".

¿Qué ocurre si tengo dos instalaciones de la aplicación de Microsoft 365: una para uso personal y otra para el trabajo?

Esto solo es aplicable para dispositivos Android. En este caso, si escanea el código QR desde la aplicación nativa de cámara del teléfono, se abrirá automáticamente la aplicación de Microsoft 365 con su cuenta personal. Puede evitarlo haciendo una de estas dos cosas:

1. Use la característica Escanear código QR en la aplicación de Microsoft 365, en su cuenta corporativa, para escanear el código QR de la impresora.
2. Deshabilite el teléfono para abrir automáticamente la versión de Microsoft 365 con la cuenta personal siguiendo estos pasos:
   1. Abra Configuración en su teléfono. Vaya a Aplicaciones, Aplicaciones instaladas o Administrador de aplicaciones, en función de la opción disponible.
   2. En algunos teléfonos, encontrará directamente aplicaciones predeterminadas al pulsar en Aplicaciones. Para otros usuarios, tendrá que pulsar en Aplicaciones predeterminadas avanzadas > . En teléfonos Samsung, pulse el icono de tres puntos en Configuración > Aplicaciones y elija Aplicaciones predeterminadas. En teléfonos Mi, vaya a Configuración > Aplicaciones > Administrar aplicaciones. A continuación, pulse el icono de tres puntos en la parte superior y seleccione Aplicaciones predeterminadas.
   3. Pulse "Abrir vínculos" en la pantalla Aplicaciones predeterminadas. Aquí verá Aplicaciones instantáneas. Desactive el botón de alternancia junto a él.

¿Puedo usar mi teléfono personal?

Sí, dado que puede iniciar sesión en su cuenta corporativa dadas las directivas de Intune de su organización.

¿Funciona esto con teléfonos iOS?

Sí. La aplicación de Microsoft 365, versión 2.76 o posterior, está disponible para esta característica. Se puede descargar desde app Store.

¿Puedo desactivar la liberación segura en la impresora sin anular el registro de la impresora?

Sí, puede volver a cambiar el tipo de versión del trabajo a impresión directa. Asegúrese de quitar el código QR en la impresora y de que los usuarios finales conozcan el cambio.

¿Qué ocurre si descompartido y volver a compartir la impresora?

Cuando descomprima una impresora (es decir, elimine el recurso compartido de impresoras), la impresora no se podrá detectar para los usuarios finales. Al volver a compartir la impresora, el código QR permanecerá sin cambios. Sin embargo, se recomienda que el administrador imprima la nueva impresión de código QR si se ha cambiado el nombre del recurso compartido de impresora para evitar confusiones para el usuario final.

¿Qué ocurre si anule el registro y vuelva a registrar la impresora?

El código QR de la impresora cambiará, por lo que para que el usuario final examine el código QR para liberar su trabajo, el administrador debe imprimir el nuevo código QR y adjuntarlo a la impresora.

¿Funciona la versión segura con código QR para impresoras conectadas a conectores?

Sí.

¿Funciona la versión segura con código QR para impresoras preparadas para impresión universal?

Sí.

¿Mis impresoras necesitan tener configuraciones específicas?

Sin embargo, no, se recomienda actualizar las propiedades de ubicación de la impresora para garantizar una experiencia fluida del usuario final.

¿Qué ocurre si mi impresora ya tiene otra versión habilitada, como la versión de distintivo?

La versión segura con código QR sigue funcionando con otras formas de versión segura. Sin embargo, esto significa que el usuario final tendrá que "liberar" el trabajo de impresión dos veces. En primer lugar, tendrán que liberar el trabajo a través de la aplicación de Microsoft 365 mediante el examen del código QR. A continuación, tendrán que notificaciones en la impresora para finalmente liberar el trabajo que se va a imprimir. Esto se debe a que la versión segura con código QR libera el trabajo de impresión de impresión universal a la impresora, mientras que otras formas de liberación segura (como la versión de distintivo) liberan el trabajo de impresión de la propia impresora. No se recomienda habilitar la versión segura con código QR con impresoras que ya tienen habilitados otros mecanismos de liberación seguros.

¿Qué ocurre si mis usuarios envían un PIN seguro con el trabajo de impresión?

Como se respondió en la pregunta anterior, la versión segura con código QR sigue funcionando con PIN seguro, pero requerirá que el usuario final pase por dos flujos antes de obtener su trabajo de impresión. No se recomienda habilitar la versión segura con código QR con impresoras que ya tienen habilitados otros mecanismos de liberación seguros.

Si la cámara del teléfono de un usuario no funciona, ¿existe una alternativa?

No, necesitamos una cámara física en el teléfono para escanear el código QR. Puede usar la aplicación de cámara nativa del teléfono o la característica Escanear código QR en la aplicación de Microsoft 365.

Si el trabajo no se libera y expira, ¿se cuenta con el volumen de trabajos de impresión incluido? (Es decir, ¿estoy pagando por trabajos que no son liberados?)

No, los trabajos que no se publiquen no se contarán con el recuento de trabajos de impresión y no se le cobrará por ese trabajo de impresión.