Iniciar procedimientos de cambio comunes
Después de usar la tecnología de Microsoft 365 para ayudar a impulsar el cambio, las organizaciones suelen estar interesadas en aprovechar los procedimientos recomendados. Echemos un vistazo a:
- Consideraciones y prácticas de cambio generales para su iniciativa de cambio
- Prácticas y tácticas comunes específicas del escenario específico aprovechadas en escenarios de trabajo comunes
Procedimientos de cambio generales
Tenga en cuenta los siguientes procedimientos recomendados con sus iniciativas de cambio:
Implique de forma activa a patrocinadores y partes interesadas. Los patrocinadores desempeñan un rol clave a la vez que impulsan el cambio. Puede dotar a sus patrocinadores de temas clave y formas de cambiar los comportamientos del modelo de roles. Los patrocinadores también pueden ayudar a desarrollar una plataforma de soporte técnico en toda la organización. Ejemplo: cuando los líderes solicitan a los usuarios que adopten Microsoft Teams, ¿envían esta comunicación a través de Teams o por correo electrónico?
Comunicar "¿Qué incluye esto para mí?". Comunique el valor que el cambio no solo llegará a la organización, sino también a cada empleado. Ejemplo: una reducción del tiempo invertido en reuniones no productivas podría liberar tiempo para que los empleados trabajen en los proyectos que más les importan.
Haga posible y cree una seguridad psicológica. Los empleados pueden ser reacios a probar algo nuevo por temor a las consecuencias que pueda tener. Ejemplo: el coordinador de un departamento envía a todos los empleados un mensaje en el que comparte su entusiasmo y aprobación de un esfuerzo de cambio.
Proporcione acciones e instrucciones claras. ¿Qué es lo que los usuarios deben hacer de forma diferente y qué guía puede proporcionarles para ayudarles a adoptar los nuevos comportamientos? Ejemplo: los correos electrónicos de sugerencias y trucos del administrador se envían a todos los administradores e incluyen sugerencias como la forma de establecer sesiones de formación individual interesantes.
Comparta los éxitos. Refuerce los comportamientos compartiendo momentos de éxito de forma más amplia. Ejemplo: durante una asamblea informativa, se reconoce el departamento con el mayor tiempo de concentración reservado.
Proporcione acceso a más información. Comunique la persona o el lugar al que pueden acudir los empleados para obtener más información. Ejemplo: se crea un sitio central con preguntas más frecuentes y material de aprendizaje junto con una dirección de correo electrónico a la que los usuarios pueden dirigir sus preguntas.
Procedimientos comunes de escenario específico
Estos son algunos escenarios y tácticas comunes para tomar medidas:
- Reducir la sobrecarga causada por las reuniones
- Desarrollar administradores eficientes
- Reducir silos de la organización
Reducir la sobrecarga causada por las reuniones
La sobrecarga de reuniones es una carga frecuente para los empleados y se puede medir a través de métricas de Viva Insights. La siguiente lista de tácticas comunes puede ayudar a solucionar la sobrecarga de reuniones.
Programe reuniones más cortas. El trabajo se expande hasta el tiempo asignado. Cambie la duración predeterminada de las reuniones de 60 a 45 minutos y de 30 a 25 minutos.
Cree una norma de programación de "tiempo de concentración". Las personas, a menudo, se sienten sobrecargadas porque las tareas de colaboración llevan más tiempo de lo que esperamos. El tiempo de concentración es un bloque de tiempo sin reuniones que los empleados pueden usar para las tareas más importantes.
Invite a menos personas. Al preparar la agenda, incluya el propósito de la asistencia de cada participante. En el ejercicio se descubren invitados innecesarios, incluidas personas que son opcionales o que solo necesitan notas de reunión.
Cancele las reuniones periódicas. Cada trimestre se repite la necesidad de reuniones periódicas que consumen la mayor parte del tiempo. Intente cancelar algunas y, después, si le hacen falta, vuelva a agregarlas.
Diga no a las reuniones. Los administradores que rechazan las reuniones en las que no son necesarios, con una breve explicación de por qué las rechazaron, refuerzan las capacidades de los empleados y crean hábitos productivos de modelo de rol.
Use Viva Insights para acortar las reuniones. Al redactar una invitación a una reunión con una duración de una hora, el organizador ve un aviso para acortar la reunión opcionalmente en 15 minutos.
Use Microsoft Teams para evitar reuniones. Los canales de Teams proporcionan a los miembros del equipo una nueva forma de obtener respuesta a las preguntas y proporcionar actualizaciones sin necesidad de una reunión.
Desarrollar administradores eficientes
La relación entre un empleado y su jefe puede aumentar la efectividad a través de una formación adecuada o causar redundancia si a los empleados no se les concede la capacidad. La siguiente lista de tácticas comunes puede ayudar a mejorar la eficacia del administrador.
Habilite las conclusiones para los administradores de personas. Viva Insights ofrece paneles para ayudar a los administradores a identificar formas de mejorar el comportamiento del equipo.
Programe reuniones individuales periódicas. Requiera que los administradores se reúnan con los responsables inmediatos durante 30 minutos como mínimo dos veces al mes y haga que se responsabilicen de lograr ese objetivo.
Prepare los puntos de discusión para reuniones individuales, pero siga siendo flexible. Las reuniones individuales son ideales si tienen estructura, pero no demasiada, para permitir la creación conjunta. Acepte los puntos de discusión al inicio y asigne un tiempo adecuado a los temas más importantes.
Establecer derechos claros de decisión. Cree directrices claras para cuando los administradores sean necesarios para una decisión e identifique quién dentro de un equipo más cercano a la acción es responsable de las decisiones.
Use Teams y OneNote para compartir notas de la reunión. Los empleados pueden compartir notas de la reunión que contengan decisiones y elementos de acción con los administradores como una alternativa para mantenerlos informados.
Reducir silos de la organización
Objetivos entre funciones. Cree objetivos de funciones cruzadas para los administradores de equipos aislados y asigne coordinadores interdepartamentales para comunicarse entre equipos.
Comunidades entre equipos. Cree un espacio para que personas con intereses similares compartan ideas, conocimientos y recursos.
Conecte la red. Los administradores pueden ayudar a ampliar las redes de su equipo revisando los contactos clave e identificando las conexiones que coinciden con los intereses y las aptitudes de otros miembros del equipo.
Agregue colaboradores importantes a través de Viva Insights. Mantenga actualizada la lista Personas importantes. Siga los pasos de la página Red para actualizar la lista.