Definición de columnas de opciones
Las columnas de opciones proporcionan una lista exacta de valores entre los que pueden elegir los usuarios. Las columnas de opciones ayudan a optimizar la creación de nuevos registros y a estandarizar la entrada de datos; son más adecuadas para un pequeño conjunto de términos cortos estándar que para una larga lista de entradas complejas. No debe usar opciones cuando la columna generalmente contiene entradas únicas que no pueden estandarizarse con facilidad.
Por ejemplo, sería buena idea usar opciones en una página de seguimiento de ventas. Una opción sería idónea para capturar la fase de un cliente potencial si tiene una breve lista de posibles fases de venta. Por otro lado, las opciones no serían una buena idea para introducir el nombre de una calle, ya que habrá cientos o miles de opciones de nombre en prácticamente cualquier ciudad.
Consejo
Asegúrese de supervisar la calidad de los datos al utilizar una opción. Como práctica recomendada, compruebe los datos recopilados con una opción para asegurarse de que los usuarios no utilizan desproporcionadamente el valor predeterminado, en lugar de seleccionar la alternativa adecuada dentro de la opción. Es posible que detecte que los usuarios aceptan el valor predeterminado para poder introducir datos en la página sin pensar demasiado. Determine qué motiva a los usuarios a introducir datos de alta calidad en lugar de seleccionar la primera entrada o el valor predeterminado en una opción; además, evite incluir en la lista términos como "otros", porque las opciones de este tipo no proporcionan datos significativos.
Las opciones, utilizadas adecuadamente y administradas atentamente, contribuyen a garantizar la uniformidad en la entrada de datos, además de aumentar la calidad y la utilidad de los datos recopilados. Una columna de opciones puede ayudar a crear informes significativos e identificar tendencias y grupos de datos. Por último, al crear o editar las columnas de tipo opción, puede hacer que sean obligatorias (requeridas por la empresa).