Análisis de tareas y escenarios para Viva Connections
Para determinar qué tareas y escenarios admitir, se recomienda realizar una evaluación de las necesidades con varios departamentos, roles y regiones dentro de la organización. La información de la evaluación de las necesidades le ayudará a identificar y priorizar escenarios y tareas que se van a admitir.
El paso 1 consiste en tener en cuenta las necesidades de roles y regiones específicos. El paso 2 es realizar una evaluación de las necesidades. El paso 3 consiste en analizar escenarios y priorizar las tareas para obtener soporte técnico. El paso 4 consiste en alinear escenarios con componentes de Viva Connections. El paso 5 consiste en planear la segmentación de audiencia. El paso 6 consiste en tener en cuenta las preferencias del dispositivo para diferentes escenarios.
Revisar rápidamente los tipos de tarjetas disponibles
Para comprender mejor si un escenario o una tarea determinados pueden ser compatibles con Viva Connections, debe conocer los tipos de tarjetas que se pueden agregar al panel. El panel será el conjunto de herramientas digitales de su organización y la experiencia de aterrizaje en la aplicación móvil. Verá que algunas herramientas y tareas serán más compatibles con el panel, mientras que otras se adecúan más a la sección Recursos.
A continuación se muestran las tarjetas que se pueden usar con poca configuración y personalización:
| Nombre de la tarjeta | Función de la tarjeta |
|---|---|
| Aprobaciones | Use aprobaciones, cierre la sesión de documentos y apruebe informes de gastos. |
| Tareas asignadas | Use Planner para administrar el trabajo del equipo, asignar tareas y realizar un seguimiento de las tareas. |
| Diseñador de tarjetas | Cree tarjetas personalizadas y vistas rápidas con JSON sin escribir código real. |
| Turnos | Permitir que los usuarios registren la hora de llegada y de salida, y obtengan más información sobre el turno siguiente o actual de la aplicación Turnos en Teams. |
| Tarjeta de la aplicación Teams | Use para abrir una aplicación personal de Teams o un bot especificado por el autor del Panel. |
| Tarjetas de terceros | Usar tarjetas que integren servicios de terceros a través de la Tienda SharePoint (por ejemplo, ADP, ServiceNow, etc.) |
| Tarjeta de Noticias destacadas | Configure la tarjeta De noticias principales para exponer noticias promocionadas desde SharePoint. |
| Vínculo Web | Acceder a un sitio sin salir de la aplicación Viva Connections (tarjeta más popular y usada para vincular a portales de SharePoint y vínculos externos). |
Además de las tarjetas mencionadas anteriormente, los desarrolladores pueden crear sus propias tarjetas con personalización avanzada ampliando Viva Connections con extensiones de tarjeta adaptable (ACE) con SharePoint Framework.
Realizar una evaluación de las necesidades
El objetivo principal de esta fase es identificar las tareas diarias y los puntos problemáticos de los distintos grupos de empleados. A continuación, el equipo de partes interesadas analizará los resultados y decidirá cómo Viva Connections puede abordar tareas y escenarios comunes para respaldar el trabajo diario de los empleados.
Consideraciones al realizar una evaluación de las necesidades:
Identifique los lugares y ubicaciones en los que se encuentra el personal.
Obtenga más información sobre las necesidades de los empleados en función de la ubicación, el departamento y la tarea.
Tenga en cuenta cómo la ubicación geográfica, la cultura y la industria podrían afectar a la fuerza de trabajo.
Explore las formas en que su organización se comunica y colabora mejor.
Descubra lo que su organización necesita aprender en el flujo de su trabajo.
Descubra lo que le cuesta a su organización y dales las herramientas y la información que necesitan para centrar su tiempo y tomar tiempo para descansar.
Tenga en cuenta la cultura de su organización y las formas en que las personas se conectan entre sí.
Muchos orígenes de datos se pueden usar para ayudar a las partes interesadas a decidir escenarios y tareas clave, entre los que se incluyen:
Observaciones anecdóticas
Comunicaciones vía email
Resultados de la encuesta de empleados
Entrevistas con el grupo de enfoque
Incidencias de soporte técnico al cliente
Análisis y datos de uso de aplicaciones de Microsoft 365
A medida que trabaje con propietarios de negocios y partes interesadas clave para alinear su estrategia de diseño de Viva Connections, responda a lo siguiente para cada tarea:
¿Quién es el público?
¿Qué necesitan los usuarios para lograr o aprender?
¿Qué herramientas o tecnología usan en la actualidad?
¿Qué herramientas o tecnología desea que los visitantes usen para realizar sus tareas clave?
¿Qué información se debe promocionar?
Obtenga información sobre cómo Lamna Healthcare comienza a identificar las necesidades
Como preparación para Viva Connections, como administrador de comunicaciones internas, trabaja con el equipo de planificación de Lamna Healthcare Viva Connections lleva a cabo una evaluación de las necesidades durante un par de semanas en toda la organización. El propósito de la evaluación de las necesidades es comprender cómo cada rol y región realizan actualmente el trabajo, los puntos problemáticos comunes y las posibles mejoras.
Trabaja con los miembros del equipo de planificación para identificar los diferentes roles y regiones de la organización y conectarse con los líderes y administradores de personas que son representativos de esos roles y regiones. El equipo de planificación aprende más sobre las necesidades de los empleados entrevistando a los gerentes y a un grupo de personas en determinados roles, y a través de encuestas a audiencias más amplias.
Estos son algunos problemas que ha detectado en toda la organización:
El equipo de beneficios de RR. HH. recibe una gran cantidad de correos electrónicos todos los días en los que se pregunta dónde encontrar información sobre el stock, la atención sanitaria, el reembolso de la matrícula y el cuidado de niños. El equipo pasa varias horas al día tratando con las preguntas más frecuentes y respondiendo a consultas sobre formularios y documentos.
Los empleados de todas las unidades de negocio de Lamna informaron que querían un acceso más fácil a la información de nómina y a las actualizaciones y cambios del calendario.
Con tantos roles y empleados diferentes en todas las regiones, varios empleados de Lamna se quejaron de no tener acceso a noticias o noticias específicas del trabajo relacionadas con su ubicación. Esta queja resalta la necesidad de una ubicación central, como la Fuente, donde las noticias regionales y organizativas se pueden comunicar fácilmente a todos los empleados.
Las encuestas de satisfacción de los empleados recibidas por los profesionales de RR. HH. muestran que algunos empleados tienen dificultades para controlar su estrés y su salud mental.
Además, ha detectado algunos problemas específicos del rol. Por ejemplo:
Nicoletta, miembro del personal de janitorial de Lamna, es un empleado de pago por hora y afirmó que el horario de entrada y salida de turnos era un proceso tedioso debido a tener que completarlo en un equipo compartido. Dado que Nicoletta necesita viajar por todo el hospital para completar el trabajo cada día, el proceso manual ocupa un tiempo valioso.
Christian es un médico a tiempo completo en el hospital, lo que significa que solo necesita informar de sus ausencias mensuales y sus permisos. Christian expresa que ha sido difícil saber exactamente dónde informar del tiempo libre y qué herramientas usar.
Diego es un profesional de TI en Lamna, y necesita moverse por el hospital para abordar los vales de soporte técnico enviados por los empleados del hospital. Diego y los compañeros del equipo de TI explican que administrar tantos boletos mientras se mueven por el hospital puede ser abrumador.
Registre todos estos hallazgos en una hoja de cálculo para compartirlos con el equipo de planificación y con otras partes interesadas para crear y configurar Viva Connections, adopción y supervisión posterior a la implementación.