Crear el equipo y cumplir los requisitos
Identificar las partes interesadas clave
Después de decidir usar Viva Connections, el primer paso es identificar las partes interesadas clave. Las partes interesadas clave son las personas que priorizarán las tareas, las herramientas y los recursos que Viva Connections deben optimizar y respaldar.
Un equipo típico de partes interesadas incluye:
Socios empresariales (de grupos como RR. HH., especialistas en comunicaciones y promotores de tecnología) para identificar los flujos de trabajo y tareas más valiosos que pueden ser compatibles con Viva Connections.
Administradores de SharePoint y Microsoft Teams que pueden ayudar con tareas en centros de administración.
Propietarios y autores de sitios de SharePoint para el sitio principal que administrarán el contenido, el diseño de navegación y la creación y actualización del panel.
Es posible que otros propietarios y autores del sitio estén involucrados en la actualización de contenido o publicaciones de noticias que serán relevantes para la experiencia de Viva Connections.
Los líderes de la organización (a veces denominados patrocinadores ejecutivos) y los primeros adoptadores (a veces denominados campeones) que pueden ayudar a otros usuarios de la organización a anunciar y escalar Viva Connections.
En la tabla siguiente se describen algunas de las partes interesadas clave en cada fase del proceso de implementación, así como sus roles y responsabilidades. Estas partes interesadas serán sus expertos en goto en lo que respecta a las fases de planeamiento, creación e inicio. Las partes interesadas decidirán qué escenarios serán beneficiosos para cada unidad de negocio, cómo personalizar la plataforma y cómo ayudar a su organización a realizar la transición al uso de Viva Connections.
| Coordinación y planificación | Desarrollo y configuración | Implementación e inicio |
|---|---|---|
| Las principales partes interesadas relacionadas con la administración suelen ser: Profesionales de RR. HH., que administran los miembros del equipo y supervisan la estructura y eficiencia de la empresa y la organización Especialistas de comunicación interna, que facilitan y administran las comunicaciones entre los empleados y los distintos equipos internos. Coordinadores y especialistas de comunicaciones, que ejecutan y mantienen la administración de marca y comunicaciones en toda la empresa. Asistentes administrativos, que completan y supervisan diversas tareas administrativas. Trabaje con las partes interesadas y los asociados empresariales de su organización (de grupos como RR. HH., especialistas en comunicaciones y promotores de tecnología) para identificar los flujos de trabajo y las tareas más valiosos que se pueden completar en Viva Connections. |
El administrador de SharePoint establecerá un sitio principal (si aún no tiene uno) en el centro de administración. Los administradores de SharePoint también pueden ayudar a modernizar sitios y páginas de SharePoint clásicos cuando sea necesario. El administrador de Microsoft Teams agregará la versión de Viva Connections de su organización como una aplicación y elegirá la configuración en el Centro de administración de Teams. Los propietarios y autores del sitio principal diseñarán el contenido, la navegación y el panel del sitio principal. Es posible que otros propietarios y autores del sitio estén involucrados en la actualización del contenido o la publicación de noticias que serán relevantes para la experiencia de Viva Connections. |
Colabore con los campeones (pioneros en adoptar) para ayudar a otras personas de la organización a implementar Viva Connections. Aproveche a los patrocinadores ejecutivos que pueden ayudar a evangelizar Viva Connections en grandes reuniones de la empresa y en amplias comunicaciones. Los propietarios de empresas (como recursos humanos) y los administradores de todos los niveles pueden ayudar a los equipos y a las personas a encontrar valor y a adoptar nuevas formas de trabajar. |
Antes de finalizar la lista de partes interesadas clave, responda a estas preguntas:
- ¿Quién puede representar los trabajos, roles y regiones más importantes que deben ser compatibles con Viva Connections?
- ¿Cómo pueden contribuir los miembros del equipo para identificar escenarios y tareas clave para los empleados de cada unidad o organización?
- ¿Qué roles y regiones necesitan más apoyo?
- ¿Quién de la organización tiene una línea de visión de los líderes, los anuncios organizativos y la cultura general?
- ¿Quiénes son los mejores representantes para ayudar a crear y administrar flujos de trabajo y tareas redundantes?
Procedimientos recomendados para crear un equipo de partes interesadas:
Cree Viva Connections con la ayuda de varias personas, incluidos los propietarios de varias unidades de negocio que tengan una comprensión completa de los procesos empresariales, el conocimiento del dominio de los flujos de trabajo y los conocimientos de administración de cambios.
Implique a las partes interesadas en el proceso de planeación para asegurarse de que las necesidades de todos los usuarios de su organización estén representadas de modo que Viva Connections puedan tener el mayor impacto posible.
Incluya algunos profesionales técnicos, personas de recursos humanos, especialistas en comunicaciones y empleados de operaciones, por nombrar algunos.
Comience con las sugerencias de los profesionales de RR. HH. y, a continuación, use la entrada de unidades de negocio individuales en forma de una evaluación de las necesidades para ayudar a tomar decisiones finales. Los profesionales de RR. HH. suelen tener un conocimiento significativo del trabajo que realizan los empleados.
Cumplir los requisitos técnicos
El equipo de partes interesadas puede ayudar a tomar decisiones y establecer prioridades para cumplir los requisitos técnicos. Si su organización aún no tiene un sitio principal con navegación global personalizada, esta será la primera asignación del equipo. Ambos requisitos se beneficiarán de las diversas perspectivas del equipo de planificación de diferentes roles y regiones.
- Si su organización ya tiene un sitio principal y navegación global personalizada, pero sigue usando sitios y páginas clásicos, considere la posibilidad de modernizar estratégicamente sitios y páginas que son clave para la experiencia de Viva Connections.
- Si su organización ya tiene un sitio principal, navegación global personalizada y sitios modernos, ha cumplido los requisitos técnicos para Viva Connections.
Paso 1: Crear un sitio principal: cree un sitio de comunicación de SharePoint y establézcalo como sitio principal en el Centro de administración de SharePoint. Los sitios de inicio activan características especiales y proporcionan un portal de aterrizaje para toda la organización.
Paso 2: Personalizar la navegación global:Habilitar la navegación global para la barra de aplicaciones de SharePoint. Los vínculos de navegación de la navegación global se heredan mediante la experiencia de Viva Connections. Sin habilitar y personalizar la navegación global, no habrá vínculos en la pestaña Recursos de la aplicación móvil.
Paso 3: Auditar y modernizar sitios y contenido: los sitios que no se han modernizado se abrirán en una ventana del explorador independiente en lugar de en Microsoft Teams. Considere la posibilidad de modernizar sitios y páginas para seguir viendo en Teams mientras usa Viva Connections.
Obtenga información sobre cómo Lamna Healthcare crea su equipo de planificación
Como administrador de comunicaciones internas de Lamna Healthcare, comienza a reunir a su equipo de partes interesadas para planear la implementación de Viva Connections considerando quién puede ayudar a que sea beneficioso para los diferentes roles y regiones. Estas personas actuarán como su Viva Connections comité de planificación y garantizarán que la plataforma sea lo más útil posible para todos los grupos de empleados.
Primero se pone en contacto con el equipo de RR. HH., que está en estrecho contacto con los empleados de Lamna y también es responsable de mantener su salud mental y bienestar. Sabe que colaborar con profesionales de RR. HH. puede ayudarle a hacer una lluvia de ideas sobre el funcionamiento diario que se puede simplificar y automatizar para los empleados.
A continuación, contrata a propietarios de empresas de cada unidad de negocio para obtener más información sobre las diferentes tareas y regiones. Intenta conseguir propietarios de negocios que supervisen roles como médicos, enfermeras, profesionales de TI, estudiantes internos, administradores de oficinas, personal de janitorial y otros empleados.
A continuación, también pregunta por entrada de especialistas en comunicación y propietarios del sitio Sharepoint para poder entender mejor cómo ayudan a comunicar las noticias y los recursos tanto a nivel organizacional como departamental.
Por último, invita a los administradores de Microsoft Teams y SharePoint de Lamna Healthcare y a un equipo de expertos de TI para ayudar a completar los requisitos técnicos y aconsejar otras decisiones técnicas.
Al colaborar con una amplia gama de partes interesadas que trabajan directamente con todas las unidades de negocio del hospital, obtendrá información sobre cómo informar, conectarse e interactuar mejor con los empleados. También obtendrá información sobre qué tareas y escenarios del trabajo diario de los empleados se pueden simplificar con Viva Connections.