Implementar Success by Design

Completado

En esta unidad se describe cómo se debe implementar el proceso de Success by Design, desde el uso de la plantilla hasta la presentación de las conclusiones y recomendaciones. Success by Design está diseñado para ser flexible; se puede adaptar a cada estilo de entrega. Sin embargo, la estructura de presentación debe ser lo suficientemente clara para que cualquiera la pueda seguir.

Alinear las expectativas

Success By Design tiene como objetivo ayudar al arquitecto de soluciones a ser más proactivo durante su interacción con los equipos del proyecto, a descubrir los objetivos del cliente, a comprender lo que se diseñó en cuanto a la arquitectura, e identificar y evitar de manera proactiva áreas en las que los equipos del proyecto a menudo se encuentran con problemas durante los proyectos.

El arquitecto de soluciones debe ser considerado un asesor de confianza, que emplea el conocimiento y la experiencia de trabajar en otros proyectos y comparte esa experiencia y las prácticas recomendadas para ayudar a evitar problemas. En consecuencia, el arquitecto de soluciones puede ayudar a garantizar que el cliente pueda empezar a trabajar con confianza y de manera satisfactoria.

En un proyecto, el arquitecto de soluciones debe asegurarse de que las partes interesadas comprendan los objetivos de los entregables del taller y por qué son importantes.

En el taller de plano técnico de la solución, obtendrá información que puede utilizar en el proyecto (plan, hitos, objetivos, alcance, etc.). Este taller es útil para el equipo del proyecto durante la implementación porque ayuda a crear un plan de lo que se desarrolla (integraciones, interfaces, soluciones, etc.) y a determinar en qué etapa se entrega el proyecto, así como a garantizar que el plan del proyecto está en consonancia con todas las partes interesadas y el alcance del proyecto.

El objetivo del taller de implementación es ser proactivo al examinar detenidamente áreas en las que los problemas más comunes pueden afectar a los planes e hitos del proyecto, y a identificar y crear conciencia sobre los riesgos y las brechas de funcionalidad. Al identificar estos riesgos y brechas, puede crear un plan para mitigar los riesgos y evitar problemas de implementación habituales.

En el taller de preparación para la puesta en marcha, el objetivo es comprender y ayudar a dar forma a la estrategia de puesta en marcha del cliente y comparar esta estrategia con los procedimientos recomendados. Con este enfoque, puede ayudar a evitar sorpresas durante la puesta en marcha, la fase más crítica del proyecto.

Resultado del taller

Después de cada taller, el Arquitecto de soluciones prepara una lista de hallazgos y recomendaciones basadas en lo aprendido durante el taller. Se debe programar una reunión de seguimiento para tratar las recomendaciones que sean necesarias.

Si bien el Arquitecto de soluciones es minucioso en los talleres, no se espera que se planteen todas las preocupaciones posibles sobre el proyecto y que se eviten todos los problemas del proyecto. El Arquitecto de soluciones solo revisará la información que compartan los equipos de clientes y partners, y si no se comparte alguna información (o no se comparte con un nivel de detalle suficiente), esa información no se incluirá en la revisión.

Las revisiones se realizan comparando los procedimientos recomendados y las experiencias de otros compromisos con su proyecto y procesos de negocio. Aunque no puede asegurar a los asistentes que no surgirán problemas durante un proyecto, puede enfatizar la importancia de comprender la información que se evalúa y que no se evalúa durante la revisión.

Entre las cuestiones que debe tener en cuenta con respecto al resultado del taller se incluyen:

• Success by Design no valida la calidad del código escrito por los desarrolladores. Si bien hay formas de comprobar el código, esas validaciones no confirmarán la lógica del código.

• La arquitectura de la solución se revisa de manera general, pero no se revisa en un nivel de detalle granular sobre cómo se ha creado. Por ejemplo, si tiene un flujo de Power Automate que se creó para una finalidad concreta, no revise el diseño del flujo. Si el flujo utiliza 10 pasos para hacer lo que podría haberse hecho en solo dos, esto está fuera del alcance de la revisión.

• La arquitectura, las integraciones, las interfaces y el diseño se comprueban en una vista general para determinar si la solución se encuentra en máxima consonancia con las opciones disponibles, los procedimientos recomendados y la hoja de ruta de Microsoft. Un ejemplo de esta situación es si decide no utilizar una máquina virtual local porque podría estar en una ubicación de Microsoft Azure que se encuentra en el mismo centro de datos que el entorno de Dynamics 365 del cliente.

Preparar

Una vez que los equipos del partner y del cliente comprenden por qué son necesarios los talleres, puede enviarles las plantillas del taller, que son breves y sencillas y proporcionan notas que explican los objetivos de las preguntas que se realizan en cada diapositiva. Las plantillas breves ayudan a minimizar la posible resistencia que pueden presentar los equipos del cliente y del partner a la hora de proporcionar la información que usted les solicite.

El arquitecto de soluciones debe enviar la plantilla de PowerPoint a los equipos del cliente y del partner al menos una semana antes de la fecha programada para el taller, para que tengan tiempo de recibirla y de agregar la información solicitada. Ajuste esta recomendación de tiempo según la complejidad de la implementación o en función de si se han agregado nuevas características que quizás desee investigar primero.

Cuando reciba el archivo de PowerPoint revisado del cliente, programe un tiempo en su calendario para revisar la información proporcionada en el archivo y empezar a preparar la entrega del taller.

La preparación del taller comienza conociendo a la audiencia. El arquitecto de soluciones debe trabajar con los equipos del proyecto para identificar quién debe asistir, lo cual varía en función del tema del taller.

Si la audiencia es numerosa, y hay una mezcla de roles y departamentos, plantéese la posibilidad de dividir el taller en varias sesiones. El riesgo de saturación es alto cuando la audiencia es demasiado grande o diversa.

Prepare y envíe el orden del día a los asistentes antes del taller. Incluya tiempos de sesión y recursos nombrados en la agenda. Esta preparación permite a los asistentes proporcionar comentarios si creen que se necesita más tiempo y ayudará a mantener el tiempo acordado por cada tema durante el taller.

Entregar

Durante el taller, el cliente o el partner deben presentar el contenido, según corresponda. Mientras el cliente o el partner ofrecen el contenido, debe tomar notas. Una buena práctica es no interrumpir la presentación y esperar hasta el final de cada diapositiva antes de hacer las preguntas o esperar a que el moderador haga una pausa.

La exposición del taller debe sonar como una conversación y no como una indagación. Mantenga las preguntas breves y procure que sean relevantes. La presentación del taller siempre debe comenzar con el orden del día y las conclusiones y terminar con los siguientes pasos. Debe ayudar a garantizar que todos entiendan lo que sucede a continuación.

Después del taller, revise sus notas y actualícelas mientras la información está fresca en su mente. Compruebe que sus notas estén completas, porque es la base de sus conclusiones y recomendaciones.

Orientación general para un taller exitoso

Las siguientes pautas lo ayudan a llevar a cabo un taller de manera satisfactoria:

• Cada reunión puede incluir personas que no estuvieron en sesiones anteriores, por lo que siempre debe comenzar una sesión de taller presentándose y estando preparado para incluir su trayectoria y experiencia con Dynamics 365 o Microsoft Power Platform.

• Asegúrese de que alguien tome notas durante cada sesión. Es posible que no siempre sea usted el que toma las notas (especialmente durante las reuniones presenciales), pero compruebe siempre que alguien esté tomando notas detalladas y pida una copia después de la sesión.

• Confíe en su experiencia y conocimiento, y compártalos con el equipo.

• Lea al público para ayudar a comprender su nivel técnico. Mantenga el nivel técnico acordado para el taller. Por ejemplo, la revisión de un plan de solución es general y debe detenerse si profundiza demasiado. Es mejor programar una sesión de seguimiento que sobrepasar o quedarse sin tiempo en la sesión actual.

• En las sesiones de negocios, no se centre en el cómo. Debe entender el por qué.

• En las sesiones técnicas, no olvide el por qué, incluso si el foco está en el cómo.

• Capture todas las acciones y los temas abiertos a medida que avanza en la sesión. Sin embargo, asegúrese de tener de 5 a 10 minutos al final del taller para resumir las acciones.

Seguimiento

Después de la entrega del taller, el arquitecto de soluciones debe preparar las conclusiones y las recomendaciones. Esta preparación puede llevar mucho tiempo, así que asegúrese de tener el tiempo suficiente cuando programe la conversación de seguimiento. Las notas de la reunión y las acciones de seguimiento acordadas deben enviarse a los participantes y las partes interesadas necesarias dentro de las 24 horas posteriores a la sesión. Las acciones de seguimiento deben incluir la parte responsable y el plazo. Si no se ha acordado una fecha límite, utilicePor determinar. En las notas de la reunión, comparta problemas y riesgos.

Pasos del taller

El taller consta de tres pasos clave:

• Captura de información
• Realizar el taller
• Crear recomendaciones y resultados

El arquitecto de soluciones del proyecto, o alguien que no esté involucrado en el proyecto a diario, pueden realizar el taller. La ventaja de que un arquitecto de soluciones que no esté asignado al proyecto realice el taller es que el proceso es similar al modo en que se ejecutan los proyectos de FastTrack. A menudo, este enfoque ofrecer a un equipo de proyecto información adicional que procede de alguien ajeno al proyecto.

Captura de información

Aunque todos los proyectos tienen cierto nivel de documentación, el nivel de documentación y el formato pueden variar según las personas interesadas, el ámbito y la metodología del proyecto. La plantilla del taller se ha diseñado para recopilar la información que es relevante para las medidas de éxito del proyecto con el fin de documentarlas de forma estructurada. Con frecuencia, los equipos del proyecto tienen esta información a mano y pueden copiarla de los documentos del proyecto existentes. Sin embargo, es normal que esta información se encuentre dispersa en varios lugares, por lo que es difícil utilizarla y compartirla con los equipos. Como parte de este paso, el arquitecto de soluciones puede compartir la plantilla del taller con el cliente y pedirle que la completen y se la envíen de vuelta al menos cinco días antes de la fecha programada para el taller. Este paso permite tiempo suficiente para revisarla.

Sugerencia

Trabaje estrechamente con las partes interesadas en la captura de la información. Bríndeles la ayuda necesaria para completar la plantilla; puede rellenar previamente la información que ya conoce. En algunos casos, es posible que las partes interesadas también compartan el documento completo, lo que puede requerir más tiempo para revisar y filtrar la información pertinente. La calidad de la información intercambiada afecta a la calidad de la recomendación y establece la prioridad de otros talleres.

Realizar el taller

El taller se puede realizar de forma presencial o mediante una reunión en línea. Normalmente, la decisión de hacerlo de forma presencial o en línea se basa en la complejidad del proyecto, los riesgos y la importancia del cliente. Como parte de esta preparación, el arquitecto de soluciones debe revisar las plantillas completadas y preparar cualquier pregunta y comentario adicional para obtener mayor claridad.

• Programe el taller para asegurarse de que las partes interesadas clave hayan aceptado. La plantilla completada es el artefacto principal del taller.

• Ajuste o personalice la plataforma para atender cualquier pregunta o tema específicos del cliente o del proyecto.

• Durante el taller, revise cada tema con el cliente y comparta lo que ha comprendido.

• Si es necesario, formule preguntas para mejorar la comprensión. Revise las preguntas que capturó de cada tema mientras revisaba la plantilla del taller de cada tema. La intención no es compartir estas preguntas directamente con un cliente, sino utilizarlas durante el taller para propiciar la conversación y evaluar la preparación del cliente en el tema relacionado o la métrica de éxito.

Crear recomendaciones y resultados

Una vez que el arquitecto de soluciones comprende al cliente, el alcance del proyecto y la solución, debe poder destacar los procedimientos recomendados y los patrones de implementación que se deben seguir. Debe aumentar la visibilidad de los riesgos potenciales, como la escalabilidad potencial o los problemas de rendimiento. Debe documentar sus resultados y categorizarlos como riesgos o recomendaciones.

• Riesgos: requieren acciones de seguimiento, como no planificar las pruebas de errores adecuadas de las integraciones clave. A menudo, los riesgos también se descubren a medida que avancen la revisión y las conversaciones durante el taller.

• Recomendaciones: incluyen cualquier área que deba revisarse para hacer que la solución sea más coherente y confiable, y contribuir a que el proyecto se complete con éxito. Por ejemplo, a menudo, es posible que detecte que la configuración adecuada no está disponible para permitir la prueba de integraciones en varios entornos. Asegúrese de que sus recomendaciones sean prácticas y claras.