Trabajar con preferencias de cumplimiento
Cuando el asistente de programación muestra resultados, estos se basan por completo en programaciones de recursos y su primera hora disponible. Por ejemplo, el asistente de programación puede determinar que la primera hora en que un recurso estaría disponible es a las 10:41 de la mañana. Programar a alguien para que trabaje en una llamada a las 10:41 podría dificultar la programación de otras citas próximas. Una organización podría preferir que los tiempos se sugieran en intervalos de una hora, por lo que en lugar de a las 10:41, ese recurso estaría disponible a partir de las 11 de la mañana.
Otra cuestión es cuando las organizaciones no programan a los técnicos durante horas específicas del día. Por ejemplo, una organización puede optar por no programar técnicos entre las 12:00 y la 13:00. Esto no solo representa la hora del almuerzo para los recursos, sino que también podría actuar como colchón para permitir que los técnicos recuperen el tiempo si se están quedando atrás. Gracias a estas opciones, el programador podrá ver al cliente, comprenderlo y comunicarse con él de un modo más sencillo.
Para ofrecer estas opciones, la Programación de recursos universal proporciona lo que se denominan preferencias de proceso de entrega. Las preferencias de proceso de entrega son entidades personalizables que le permiten elegir la forma en que se muestran los resultados del asistente de programación, como citas por hora o periodos de tiempo de mañana y tarde.
Las preferencias de pedidos constan de dos características:
- Intervalos: los intervalos muestran resultados del asistente de programación en intervalos de tiempo que dictan la hora de inicio de reservas posteriores.
- Grupos de horarios: permiten a los programadores buscar y ver resultados como bloques de tiempo al usar el asistente de programación. Entre los ejemplos típicos se pueden incluir mañanas, tardes, noches y ventanas de dos horas.
Las preferencias de pedidos están asociadas a registros de requisitos. Cuando el asistente de programación se ejecuta y se contrasta con el requisito, sugiere elementos basados en las preferencias de procesos de entrega definidas. Las preferencias de proceso de entrega se definen navegando a Programación de recursos universal>Preferencias de proceso de entrega y seleccionando el botón Nuevo.
Definición de intervalos
Los intervalos para la programación de intervalos se definen en la pestaña Intervalo del registro de Preferencia de pedidos. Hay tres configuraciones clave definidas para un registro de intervalo.
- Intervalo: define la duración entre los intervalos de tiempo disponibles, como 30 minutos, 45 minutos, 1 hora y 2 horas.
- Inicio de intervalos: define cuándo comienza a contar el intervalo.
- Resultados por intervalo: dicta el número de opciones que recibe un programador para cada intervalo. Si se deja en blanco, el sistema utiliza el valor predeterminado de 1.
En la imagen anterior, el intervalo es de 30 minutos con intervalos que comienzan a las 12 de la mañana. Esto indica que las opciones disponibles para mostrar resultados son 12 de la mañana, 12:30 de la mañana, 1:00 de la mañana, etc. Sin embargo, los resultados dependen de la disponibilidad de los recursos y del horario laboral.
- Si el campo de inicio de intervalos se deja en blanco, el intervalo comienza en el momento de la reserva.
- Por ejemplo, si el intervalo es 30 minutos e Inicio de intervalos está en blanco, cuando intente reservar a 11:13 AM, las opciones de intervalo de tiempo son 11:13 AM, 11:43 AM, 12:13 PM, etc.
Esto funcionará con la configuración de resultados por intervalo. Si una organización tiene 50 recursos que están disponibles a las 9:30 de la mañana y los resultados por intervalo se establecen en 50, se muestran todos los recursos. Si el campo de resultados por intervalo se establece en 5, solo se mostrarán los cinco mejores resultados.
Definición de grupos temporales
A diferencia de los intervalos, los grupos temporales no dictan la hora de inicio de reservas posteriores. Los grupos temporales organizan resultados, pero dejan la hora de inicio y la hora de llegada como están, en función de la programación del recurso. Los detalles de grupos temporales no se pueden definir hasta que se haya guardado un registro de preferencias de proceso de entrega por primera vez. Una vez guardados, los grupos de horarios se definen en la pestaña de detalles haciendo clic en el botón para agregar grupos de horarios en la subcuadrícula de grupos de horarios.
Al especificar un grupo temporal, deberá proporcionar:
- Nombre: nombre descriptivo para el grupo, como Mañana, Tarde o Noche.
- Hora de inicio: define la primera vez que se puede programar una reserva dentro del bloque de tiempo.
- Hora de finalización: define la última vez que se puede programar una reserva dentro del bloque de tiempo.
Importante
La hora de finalización define la última vez que una cita puede empezar dentro de la ventana. Por ejemplo, si la ventana de tiempo es de las 8 de la mañana a las 12 de la noche. Es posible que un elemento que tenga una duración se pueda reservar a las 11:30 de la mañana o a las 12 del mediodía, aunque en ambos casos, la hora de finalización estaría más allá de la ventana de tiempo.
En la imagen siguiente, se muestra un ejemplo típico en el que las ventanas de tiempo se definen como mañana y tarde. Se deja un intervalo de una hora, entre las 12:00 y la 13:00.
Asociación con requisitos
Para que las preferencias de pedidos se tengan en cuenta para un requisito, debe asegurarse de que estén adjuntas al registro de requisitos. Esto se puede hacer de varias maneras en función de lo que esté programando.
Por ejemplo, si está programando una solicitud de trabajo, las preferencias de pedidos se pueden definir en la sección de preferencias de la pestaña de configuración. Cuando se guarde la solicitud de trabajo, las preferencias se agregarán automáticamente al registro de requisito asociado a la solicitud de trabajo.
Las preferencias de pedidos también se pueden agregar a un requisito o registro de grupo de requisitos manualmente, o se pueden rellenar mediante un flujo de Power Automate u otro escenario de automatización.
Reserva del requisito con el asistente de programación
Cuando trabaja con un registro de requisito que tiene intervalos de tiempo definidos, los intervalos o grupos temporales definidos en la preferencia de proceso de entrega se cargarán cuando se seleccione el botón de reservar. De este modo se iniciará el asistente de programación.
Intervalos: presenta las opciones disponibles en función de la pantalla de intervalo seleccionada. Por ejemplo, la imagen siguiente utiliza la programación de intervalos de 30 minutos que hemos definido.
Grupos de horarios: los resultados mostrados se basarán en la configuración del grupo de horarios definida en el calendario. En la siguiente imagen se muestra cómo se anotan los recursos en función del grupo de horarios y se muestran.
Uso conjunto de intervalos y grupos de horarios
A veces, es posible que desee utilizar una combinación de intervalos y grupos de horarios de manera conjunta. Es posible definir una preferencia de proceso de entrega que use tanto intervalos como grupos temporales, aunque hay algunas diferencias clave que se deben tener en cuenta al usar ambos.
- No puede agregar un valor para inicios de intervalos. El intervalo se inicia a la hora del primer grupo temporal.
- Si la opción Restablecer intervalos por detalle de grupo temporal se establece en Sí, los intervalos se restablecen cuando un detalle de nuevo grupo temporal se solape con un intervalo.
Supongamos el escenario siguiente
Una empresa física tradicional proporciona citas cada 90 minutos, por lo que sus intervalos se establecen en 90 minutos. Además, separa en grupos de horarios de la mañana y la tarde de 8:00 a 12:00 y de 13:00 A 17:00, con un almuerzo de una hora entre medias. Por lo tanto, intervalos y grupos de horarios son útiles para este negocio.
- Restablecer intervalos por detalle de grupo de horarios = No, las citas serían: 8 de la mañana, 9:30 de la mañana, 11 de la mañana (no 12:30 de la tarde porque esto está bloqueado para el almuerzo), 2:00 y 3: 30 de la tarde.
- Restablecer intervalos por detalle de grupo de horarios = Sí, las citas serían: 8 de la mañana, 9:30 de la mañana, 11:00 de la mañana (no 12:30 de la tarde porque está bloqueado para el almuerzo), 1 de la tarde (restablecimiento para el detalle del siguiente grupo horario), 2:30 de la tarde y 4:00 de la tarde.
Para obtener más información acerca de preferencias de pedidos, consulte Preferencias de pedidos.