Definir recursos
Es importante que las organizaciones puedan programar recursos que sirvan de respaldo a todas las posibles situaciones de programación que ellas brinden. Para ayudar en esto, la Programación de recursos universal proporciona varios tipos de recursos que pueden usarse para gestionar todo, desde reservar una habitación sin más a situaciones más avanzadas donde necesitemos varios tipos de recursos para el mismo trabajo. Además, define recursos para usuarios, cuentas, contactos o piezas de equipamiento específicos. Los recursos se definen cambiando al área Recurso de la aplicación Field Service y seleccionando Recursos. También se pueden definir recursos que representen instalaciones, equipos o grupos de recursos.
Definición de recursos de instalaciones
Puede crear recursos de instalaciones cuando hay una necesidad de programación para un espacio físico. Los recursos de instalaciones resultan útiles cuando necesite reservar algo, como una habitación para un evento o una fiesta, o un puesto de reparación en un taller mecánico. Las instalaciones también resultan útiles si necesita programar una cita con una persona en una instalación, por ejemplo, una cita para que alguien arregle un portátil en una tienda de Microsoft, o una consulta sobre gestión de patrimonio en un banco.
Al igual que los recursos de personas, que están asociados con registros como usuarios, cuentas o contactos. Cuando cree recursos de instalaciones o equipos, deberá asociarlos con registros de instalaciones o equipos específicos. Por ejemplo, si va a crear un recurso de instalaciones para una sala de formación, primero deberá asegurarse de que existe la sala de formación como registro de instalaciones.
Dado que las instalaciones representan una ubicación física (por ejemplo, una sala de conferencias o un espacio para reuniones), tienen que estar asociadas con una unidad organizativa que contenga una dirección válida en términos de latitud y longitud. Las unidades organizativas se utilizan para organizar y mantener el negocio de una empresa por geografía, función u otras áreas. Cuando se define un recurso de instalaciones, es necesario establecer sus ubicaciones de inicio y finalización en la dirección de la unidad organizativa.
Equipos
Los equipos constituyen un tipo de recurso empleado cuando necesita representar un grupo predefinido de personas que se puede programar para distintos elementos. Por ejemplo, una empresa podría usar un equipo que proporcione servicios de limpieza de habitaciones para representar y definir los equipos de limpieza individuales que se envían a realizar los trabajos. Los equipos aparecen en el tablero de programación igual que cualquier otro recurso. Los miembros de un equipo se pueden mostrar en el tablero de programación, para poder ver la disponibilidad general de todos los miembros del equipo. Cuando se programe un equipo, todos los miembros del equipo quedarán programados también.
Al crear inicialmente un equipo tendrá que definir la Estrategia de equipo. La estrategia de equipo determina cómo gestiona su trabajo el equipo.
Hay tres opciones entre las que elegir:
- Administración de responsables de equipo: el responsable del equipo gestiona el trabajo del equipo. Considere esta opción cuando un equipo esté compuesto por varias personas. Puede designar más de un usuario como líder y para administrar el trabajo.
- Autoadministración de miembros del equipo: los recursos del equipo pueden gestionar su propio trabajo. Elija esta opción para equipos compuestos por usuarios que trabajan juntos habitualmente, pero que no siempre lo hacen en el mismo lugar o momento. La autogestión también permite una mejor captura del tiempo, algo conveniente para organizaciones que facturan por tiempo dedicado al trabajo.
- Poner en cascada y aceptar cascada por completo: todos los recursos de un equipo pueden administrar todo el trabajo. Es la opción idónea cuando un equipo está formada por un usuario y el resto del equipo es maquinaria.
Al crear inicialmente un recurso de equipo tendrá que definir a sus miembros. Para ello, seleccione la pestaña Relacionada, elija Elementos secundarios del recurso y cree un Nuevo grupo de recursos que se pueden reservar. A diferencia de otros registros en Dynamics 365, cuando esté definiendo un miembro del equipo, es preciso cumplimentar todos los campos del formulario.
Por cada miembro del equipo que defina, tiene que proporcionar lo siguiente:
- Nombre: el nombre del recurso tal y como aparece como parte del equipo. Por ejemplo, Equipo de instalación 1 - Dave.
- Recurso principal: define el nombre del equipo al que el recurso estará asociado. (Este campo aparece rellenado de forma predeterminada).
- Recurso secundario: define el recurso que se puede reservar que desea asociar al equipo.
- Desde la fecha: la primera fecha en que el recurso estará disponible como miembro del equipo.
- Hasta la fecha: la última fecha en que el recurso estará disponible como miembro del equipo.
- Tipo de miembro del equipo: define el tipo de miembro del equipo. Un miembro del equipo puede ser Líder, Miembro o Ninguno.
Importante
Un recurso solo puede asociarse con un equipo o grupo de recursos durante un periodo de tiempo concreto. Por ejemplo, si han asignado a Ashley al equipo de limpieza de habitaciones uno del 1/1/2023 al 31/1/2023, no podrá estar en otro equipo o grupo de recursos durante dicho periodo de tiempo. Solo se pueden definir como Líder los recursos con el tipo de usuario. Un equipo puede tener varios recursos asignados como tipo de líder.
Cuando intente programar un equipo para una fecha concreta, solo se mostrarán los recursos que pertenezcan a ese equipo en las fechas y horas especificadas y se podrán programar.
Por ejemplo: una organización ha definido un nuevo equipo llamado Equipo de limpieza de habitaciones 1. Han agregado los siguientes recursos secundarios al equipo.
- Responsable del equipo 1: Alan Rock -Del 1 de junio al 31 de diciembre
- Miembro 1 del equipo 1: Bernadette Foley - Del 1 de junio al 31 de diciembre
- Miembro 2 del equipo 1: Clarence Desimone - Del 1 de junio al 31 de octubre
- Sustituto 1 del equipo 1: Dick Cowley -Del 1 de septiembre al 31 de diciembre.
Si un distribuidor intenta programar el equipo para un trabajo el 4 de diciembre, todo el equipo se mostrará y programará, ya que todos están definidos como miembros del equipo en esa fecha. Sin embargo, si un distribuidor trata de programar el equipo para un trabajo el 12 de diciembre, solo Alan, Bernadette y Dick aparecerán y estarán programados, ya que Clarence no está definida como miembro del equipo a partir del 31 de octubre.
Dado que los equipos se programan como cualquier otro recurso, es importante que su equipo tenga horas de trabajo asignadas. Para ello, seleccione la pestaña Horas laborales, a fin de crear una nueva programación de horas laborales. En la siguiente imagen, las horas laborales del equipo se establecen de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. con un descanso de 30 minutos.
Grupos de recursos
Los grupos de recursos permiten a los programadores reservar requisitos para un grupo genérico sin necesidad de decidir qué recurso realizará el trabajo. Después, podemos reprogramar estas reservas para los miembros del grupo en una fecha posterior.
Hay muchas razones por las que puede resultar útil definir grupos de recursos.
- Prevenir el compromiso excesivo: al programar trabajos, los grupos de recursos pueden actuar como marcadores de posición que bloquean el tiempo solicitado hasta que se puedan proporcionar los recursos reales.
- Ayudar en la distribución regional: los distribuidores centrales que supervisan varias regiones pueden usar los grupos de recursos como marcadores de posición hasta que el jefe de recursos local correspondiente pueda proporcionar los detalles específicos.
- Planificar la capacidad: aunque aún no se conozca el recurso específico, se puede definir la capacidad de un grupo y designar los recursos más adelante. Los programadores pueden seguir programando, ya que la capacidad del grupo se puede ajustar igual que si fuera un recurso con nombre.
- Habilitar de manera deliberada la reserva en exceso para las cancelaciones previstas: con los grupos de recursos podemos reservar en exceso los recursos dando por hecho la posible cancelación de algunos clientes.
Los grupos de recursos se crean igual que los recursos del equipo. La diferencia principal es cuando selecciona el grupo como tipo de recurso, tendrá que definir el tipo de grupo de recursos que va a ser. La idea es que los grupos de recursos sean recursos homogéneos, esto es, conviene que sean todos del mismo tipo. Por ejemplo, podría tener un grupo de recursos que sean electricistas, o un grupo de habitaciones que tengan la misma capacidad de programación. Los grupos de recursos también tienen la capacidad de calcular automáticamente la capacidad del grupo, esto es, cuántos recursos hay en el grupo.
Los tipos de grupos de recursos pueden ser:
Instalaciones: representan edificios o ubicaciones.
- Las instalaciones deben tener una unidad organizativa definida para ellas.
- Las ubicaciones de inicio y de fin deben fijarse a la unidad organizativa seleccionada.
Cuentas/Contactos/Usuarios: representan personas y elementos individuales que se pueden programar.
Equipamiento: piezas de equipamiento
Una vez que se crea el grupo de recursos, deberá definir los miembros del grupo de recursos agregando Elementos secundarios de recursos y especificando los Horarios laborales para el Grupo de recursos.