Opciones de configuración
Antes de trabajar con la facturación de proveedores y OCR, deberá configurar los parámetros necesarios en Finance. También puede usar este tiempo para determinar qué funcionalidad desea habilitar para usar con el servicio OCR. La funcionalidad que puede habilitar incluye:
- Aplicación automática de anticipos a las facturas que se importan.
- Envío de facturas que se han importado a un flujo de trabajo para conciliar líneas de facturas de proveedores pendientes.
Nota
Para usar la funcionalidad para la integración de OCR, deberá activar la funcionalidad en el espacio de trabajo Administración de características. Vaya al espacio de trabajo Administración de características, busque el nombre de la característica Automatización de facturas de proveedores y luego habilítela.
Después de haber habilitado Automatización de facturas de proveedores, puede empezar a usar la funcionalidad en su empresa.
Ejemplo
Para ver un ejemplo de la funcionalidad que se usa, considere el escenario con Contoso Entertainment mientras lidian con sus distintas facturas y proveedores.
Los proveedores de Contoso Electronics envían sus facturas mediante el portal Colaboración de proveedor en Finance. Cuando se envía una factura, un empleado del departamento de proveedores en Contoso procesará manualmente la factura y luego la enviará al flujo de trabajo de aprobación de facturas. Para agilizar este proceso, Contoso puede implementar las capacidades de OCR para que, cuando se envíe una factura, se envíe automáticamente al servicio de flujo de trabajo de Dynamics 365. Este enfoque permitirá que Contoso tenga un proceso de facturación de proveedores que se pueda procesar sin intervención manual.
Parámetros
Para revisar los distintos elementos de configuración para la configuración de OCR, vaya a Proveedores > Configuración > Parámetros de proveedores. Si la característica Automatización de facturas de proveedores está habilitada, la pestaña Automatización de facturas de proveedores se mostrará en los parámetros; de lo contrario, la pestaña no será visible. Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, la pestaña Automatización de facturas de proveedores ofrece la opción de distintas configuraciones que puede modificar para habilitar un determinado comportamiento en el proceso de facturación.
Cuando trabaje con OCR en Finance, debe tener en cuenta los siguientes parámetros clave y sus funciones:
Enviar automáticamente las facturas importadas al flujo de trabajo: acceda a este parámetro en la pestaña Flujo de trabajo de factura de proveedor. Si deja esta opción establecida en No significa que deberá enviar las facturas de forma manual. Si configura este botón de alternancia en Sí, las facturas de proveedores importadas se enviarán automáticamente al sistema de flujo de trabajo. Cuando el botón de alternancia esté establecido en Sí, este proceso solo funcionará si el flujo de trabajo de la factura del proveedor está configurado correctamente para la entidad jurídica con la que está trabajando.
Conciliar recepciones de producto con líneas de factura antes de enviarlas automáticamente: acceda a este parámetro en la ficha desplegable Conciliar recepciones de producto automáticamente. Cuando este botón de alternancia se establece en Sí, la factura que se importa al sistema mediante OCR no se puede enviar automáticamente a un flujo de trabajo a menos que la cantidad de recepción del producto conciliada sea igual a la cantidad de la factura. Este parámetro garantiza que no surjan discrepancias por coincidencias incorrectas debido a facturas de proveedores importadas. Cuando la cantidad de recepción del producto coincida con la cantidad de la factura, la factura se enviará al flujo de trabajo automáticamente.
Aplicación automática de anticipos para facturas importadas: acceda a este parámetro en la ficha desplegable Aplicar anticipos automáticamente. Si esta opción se establece en Sí, el sistema buscará automáticamente anticipos que existen para un pedido de compra específico cuando se importan esas facturas de proveedores. Si existen anticipos, se creará una línea adicional para aplicar el anticipo a las facturas de proveedores correspondientes que se han importado.
Bloquear proceso de automatización de seguimiento en caso de fallo de la aplicación de un anticipo: acceda a este parámetro en la ficha desplegable Aplicar anticipos automáticamente. Si este botón de alternancia se establece en Sí, las facturas importadas se bloquearán si no se puede aplicar un anticipo. Si se bloquea, el proceso de automatización de facturas no podrá procesar el anticipo hasta que se aplique manualmente.
Opción de cantidad: se trata de un parámetro adicional que se puede habilitar para controlar las líneas de factura y que facilita la tarea de un empleado del departamento de proveedores, ya que permite crear las líneas de factura automáticamente. Esto sucedería si, por ejemplo, una orden de compra se factura parcialmente y luego se importa la factura. En lugar de tener que volver manualmente e introducir de nuevo las líneas, el parámetro Opción de cantidad permite que el empleado del departamento de proveedores omita el paso de introducir líneas, ya que la factura importada es la que se encarga de hacerlo.
Estos son algunos de los parámetros que debe tener en cuenta, junto con otras capacidades en la sección Automatización de facturas de proveedores de la página Parámetros. Otra cuestión interesante en esta configuración es la posibilidad de incluir una tarea de registro automatizada dentro del editor de flujo de trabajo. Esta tarea permitirá que una factura de proveedor importada se procese a través del flujo de trabajo sin intervención manual y finalizará con el registro de la factura.
Integrar con un modelo prediseñado personalizado en Invoice Capture
Puede utilizar un modelo prediseñado personalizado para el reconocimiento OCR. A menudo, los clientes reciben facturas con diseños complejos y modelos prediseñados que no pueden arrojar un resultado de reconocimiento preciso. Esto crea cuellos de botella en el proceso, ya que el equipo de proveedores tiene que dedicar tiempo a corregir y revisar esas facturas.
Para agilizar este proceso, puede cargar una factura de muestra, etiquetar los campos deseados y, finalmente, entrenar y publicar el modelo prediseñado y personalizado en AI Builder.
Además, el modelo prediseñado y personalizado le permite especificar y extraer campos adicionales más allá de lo que ofrece el modelo estándar. Estos campos adicionales deben asignarse entre el modelo y la factura en el proceso de configuración.
Cuando se configuran, los nuevos campos se extraen y transfieren automáticamente desde Invoice Capture a Dynamics 365 Finance, lo que garantiza que el sistema satisfaga los requisitos específicos de su organización.