Ejercicio: Crear un flujo que se ejecuta cuando se produce un evento en Dynamics 365
Puede crear flujos que se inicien cuando se produzca un evento en Microsoft Dataverse o en algún otro servicio. Después, estos flujos realizan una acción en ese servicio.
En Power Automate, puede configurar flujos de trabajo automatizados entre sus aplicaciones y servicios favoritos para sincronizar archivos, recibir notificaciones, recopilar datos y más.
En esta unidad, vamos a generar dos flujos:
- El primer flujo crea una tarea en Microsoft Dataverse cuando se ha creado una cuenta nueva.
- El segundo flujo copia un elemento de lista en Planner cuando se crea una tarea en Microsoft Dataverse.
Estos son algunos ejemplos adicionales de flujos que se pueden crear mediante el uso de Microsoft Dataverse:
- Crear un elemento de lista en Microsoft SharePoint cuando se crea un objeto en Microsoft Dataverse.
- Crear registros de cuentas de Microsoft Dataverse a partir de una tabla de Microsoft Excel.
Requisitos previos
- Acceso a Power Automate.
- Un entorno con una base de datos de Microsoft Dataverse. (Aplicable solo para las cuentas profesionales o educativas).
- Se recomienda un conocimiento básico de Power Automate y experiencia en la creación de flujos.
- Un plan preexistente en Microsoft Planner. Crear un plan en Planner.
Importante
Para invocar un desencadenador de flujo, la tabla de interacción con el cliente de Microsoft Dataverse que se usa con el flujo debe tener activado el seguimiento de cambios. Para obtener más información sobre cómo activar el seguimiento de cambios, consulte Habilitar seguimiento de cambios para controlar la sincronización de datos.
Ejemplo uno: Crear una tarea a partir de una cuenta nueva
Este ejemplo muestra cómo crear una nueva fila en la tabla Tareas de Dataverse cada vez que se agrega una cuenta en la tabla Cuentas de Dataverse. Ambas tablas, Cuentas y Tareas, son parte del Common Data Model y están disponibles en todos los entornos Microsoft Dataverse.
Inicie sesión en Power Automate usando su cuenta de organización; luego, seleccione el entorno para el flujo.
En el panel de la izquierda, seleccione Mis flujos.
Seleccione Nuevo flujo y luego Flujo de nube automatizado.
Escriba un nombre para el flujo en Nombre de flujo. Para este ejemplo, escriba Crear una tarea cuando se crea una cuenta como nombre para el flujo.
En la lista de desencadenadores de flujo, introduzca Microsoft Dataverse en el campo de búsqueda de todos los desencadenadores y seleccione Microsoft Dataverse: Cuando se agrega, modifica o elimina una fila.
Seleccione Crear. Inicie sesión en Dataverse si el sistema se lo solicita.
En el panel del lienzo, seleccione la acción desencadenadora Cuando se agrega, modifica o elimina una fila para abrirla en el panel de configuración de acciones.
Seleccione Agregado en Tipo de cambio y seleccione Cuentas en Nombre de tabla.
Para el Ámbito, elija Organización.
Sugerencia
El desencadenador de Dataverse necesita que se especifique un Ámbito. Este determina si el flujo se ejecuta cuando un usuario en la unidad de negocio crea un registro nuevo o si algún usuario de la organización crea un registro nuevo.
A continuación, agregamos otra acción usando Copilot.
En el panel de Copilot, a la derecha, escriba Cuando se agrega una nueva fila a una tabla de Dataverse, agregar una nueva fila a otra tabla de Dataverse y pulse INTRO.
Copilot ampliará el flujo y agregará la acción Agregar una nueva fila.
Nota
Es posible que Copilot le dé una advertencia de "Parámetros no válidos" en el desencadenador de flujo durante la actualización de este. Si eso sucede, vuelva al desencadenador del flujo y actualice los parámetros obligatorios antes de continuar.
Seleccione la acción Agregar una nueva fila para configurar las propiedades. Aparecerá el panel de configuración de acciones a la izquierda.
En el campo Nombre de tabla, busque/seleccione la tabla Tareas.
En la selección de tablas aparecen más campos. Seleccione el campo Asunto y el icono contenido dinámico (con la forma de un rayo) para elegir campos de los pasos anteriores.
Para esta unidad, seleccione Nombre de cuenta.
Seleccione Guardar en el lado derecho de la barra de comandos para guardar el flujo.
Ahora, cuando se agrega una nueva fila a la tabla Cuentas, Power Automate crea una nueva fila en la tabla Tareas y el Asunto de la tarea es el nombre de la nueva cuenta.
Ejemplo: Crear una tarea de Planner a partir de una tarea de Microsoft Dataverse
En este ejemplo, se muestra cómo crear una tarea en Microsoft Planner siempre que se cree una tarea en Microsoft Dataverse. Planner es un servicio que puede utilizar para crear listas de tareas pendientes, agregar recordatorios y realizar un seguimiento de los recados. Para completar el ejemplo, tendrá que crear un plan en Planner.
Vuelva a make.powerautomate.com usando su cuenta de organización; luego, seleccione el entorno para el flujo.
En el panel de la izquierda, seleccione Mis flujos.
Seleccione + Nuevo flujo y luego Flujo de nube automatizado.
Escriba un nombre para el flujo en Nombre de flujo. Para este ejemplo, escriba Crear una tarea en Planner cuando se crea una tarea en Dataverse para el nombre del flujo.
Escriba Dataverse en el campo de búsqueda de todos los desencadenadores y seleccione Microsoft Dataverse: cuando se agrega, modifica o elimina una fila.
Seleccione Crear.
El nuevo flujo se abrirá en el diseñador de Power Automate Copilot.
Seleccione el desencadenador Cuando se agrega, modifica o elimina una fila para abrir el panel de configuración de acciones y configurar las propiedades.
En el campo Tipo de cambio, seleccione Agregado.
En el campo Nombre de tabla, busque/seleccione la tabla Tareas.
En el campo Ámbito, seleccione Organización.
Nota
Si el desencadenador muestra Conexión no válida, seleccione Cambiar conexión en el panel de configuración de acciones de la izquierda. Se le solicitará que inicie sesión o seleccione su conexión existente.
A continuación, agregamos una tarea de Planner.
En el panel de Copilot, a la derecha, escriba Cuando se agrega una nueva fila a una tabla de Dataverse, agregar una nueva tarea de Planner y pulse INTRO.
Copilot ampliará el flujo y agregará la acción Crear una tarea.
Nota
Es posible que Copilot haya eliminado el nombre de la tabla del desencadenador. Compruebe que la tabla Tareas aún esté seleccionada y continúe.
Seleccione la acción Crear una tarea para abrir las propiedades en el panel de configuración de acciones, a la izquierda.
En id. de grupo, seleccione el menú desplegable y seleccione el grupo que tiene su plan de Planner. En nuestro ejemplo, voy a seleccionar Ventas y marketing.
En id. de plan, seleccione el plan en el menú desplegable. En nuestro ejemplo, vamos a seleccionar Evento de lanzamiento de producto.
En el campo Título, introduzca un texto y agregue Subject desde el panel de contenido dinámico. En nuestro ejemplo, en el campo Título, vamos a introducir Comenzar el proceso de incorporación para:.
Seleccione el rayo para que aparezcan las opciones de contenido dinámico. Como estamos buscando el asunto ("subject"), empiezo a escribir subject. Cuando "subject" aparezca en el cuadro de contenido dinámico, selecciónelo.
Seleccione Parámetros avanzados e Id. de cubo. Puede seleccionar fuera de la ventana emergente de parámetros avanzados para cerrarla. El campo "Id. de cubo" aparece ahora debajo de los parámetros avanzados.
En Id. de cubo, seleccione el cubo en el que desea crear la tarea en el menú desplegable (opcional). En nuestro ejemplo, podemos seleccionar Por hacer, pero si creaste un planificador desde cero, busca la opción Siguiente. Si hay otros parámetros para los cuales desea agregar datos, continúe introduciendo el contenido dinámico en sus elementos de tarea de planificador desde Dataverse. Un ejemplo es el campo Fecha y hora de vencimiento, donde puede seleccionar la Fecha de vencimiento desde Dataverse.
Consulte Crear parámetros de una tarea para obtener información sobre los demás campos que puede agregar en la tarea.
Seleccione Guardar en el menú superior derecho para guardar el flujo.
Ahora, cuando se agreguen nuevas tareas en la tabla Tareas, se creará una nueva tarea en "Evento de lanzamiento de producto", en Planner.
Limitaciones de la lógica basada en desencadenadores
Los desencadenadores como Al crear un elemento, Al actualizar un elemento o Al eliminar un elemento inician el flujo unos minutos después de que ocurra el evento. En casos excepcionales, pueden pasar un máximo de dos horas hasta que se desencadena el flujo.
Cuando el desencadenador ocurre, el flujo recibe una notificación, pero el flujo se ejecuta con los datos existentes cuando se ejecuta la acción. Por ejemplo, si la creación de un elemento nuevo desencadena el flujo y actualiza el elemento dos veces antes de que se ejecute el flujo, el flujo se ejecutará una sola vez con los datos más recientes.
Especificar opciones avanzadas
Cuando se agrega un paso a un flujo, puede seleccionar Parámetros avanzados (o Mostrar opciones avanzadas en el diseñador antiguo) para agregar un filtro o consulta de ordenación que controle cómo se filtran los datos.
Por ejemplo, puede utilizar una consulta de filtro para recuperar solo cuentas activas ordenadas por dirección de correo electrónico al recuperar una lista de filas. En el siguiente ejemplo, tenemos Filtrar filas y Ordenar por seleccionados en Parámetros avanzados. Para recuperar solo las cuentas activas, usamos status eq 0. Para ordenar la lista por dirección de correo electrónico, utilizamos el nombre de columna Email. Para obtener más información sobre cómo filtrar y ordenar por consultas, consulte MSDN: $filter y MSDN: $orderby.
Procedimientos recomendados para las opciones avanzadas
Cuando agrega un valor a una columna, debe encontrar la coincidencia con el tipo de columna. Tiene que coincidir, independientemente de si indica un valor o selecciona un valor en el panel de contenido dinámico.
| Tipo de columna | Modo de uso | Dónde encontrarlo | Nombre | Tipo de datos |
|---|---|---|---|---|
| Columnas de texto | Las columnas de texto requieren una sola línea de texto o contenido dinámico que sea una columna de tipo texto. Algunos ejemplos son las columnas Categoría y Subcategoría. | Soluciones>Solución predeterminada>Tarea>Columnas | Categoría | Texto |
| Columnas de tipo numérico entero | Algunas columnas requieren un número entero o un contenido dinámico que sea una columna de tipo numérico entero. Algunos ejemplos son las columnas Porcentaje completado y Duración. | Soluciones>Solución predeterminada>Tarea>Columnas | Porcentaje completado | Número entero |
| Columnas de fecha | Algunas columnas requieren una fecha escrita en formato mm/dd/aaaa o contenido dinámico que sea una columna de tipo de fecha. Algunos ejemplos son las columnas Fecha de creación, Fecha de inicio, Inicio real, Último periodo de retención, Finalización real y Fecha de vencimiento. | Soluciones>Solución predeterminada>Tarea>Columnas | Fecha de creación | Fecha y hora |
| Columnas que requieren un id. de registro y un tipo de búsqueda | Algunas columnas que hacen referencia a otro registro de tabla requieren el id. de registro y el tipo de búsqueda. | Soluciones>Solución predeterminada>Cuenta>Columnas | Accountid | Clave principal |