Implementar eDiscovery de Microsoft Purview (Estándar)

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Microsoft Purview eDiscovery (Estándar) proporciona una herramienta básica de exhibición de documentos electrónicos que las organizaciones pueden usar para buscar y exportar contenido en Microsoft 365. Las organizaciones también pueden usar eDiscovery (Estándar) para colocar una suspensión de exhibición de documentos electrónicos en ubicaciones de contenido, como:

  • Buzones de Exchange
  • Sitios de SharePoint
  • Cuentas de OneDrive
  • Microsoft Teams

No se necesita nada para implementar eDiscovery (Estándar). Sin embargo, hay algunas tareas de requisitos previos que un administrador de TI y un administrador de exhibición de documentos electrónicos deben completar antes de que una organización pueda empezar a usar eDiscovery (Estándar) para buscar, exportar y conservar contenido.

En esta unidad se examinan los pasos necesarios para configurar eDiscovery (Estándar) y crear un caso de exhibición de documentos electrónicos (Estándar). Estos pasos incluyen:

  • Asegúrese de que la licencia adecuada es necesaria para acceder a eDiscovery (Estándar) y coloque una suspensión de exhibición de documentos electrónicos en las ubicaciones de contenido.
  • Asigne permisos a los equipos de TI, legales e investigación de una organización para que puedan acceder a los casos y administrarlos.
  • Cree casos para buscar y exportar contenido.

1. Comprobar y asignar las licencias adecuadas

Las licencias para eDiscovery (Estándar) requieren la suscripción de organización adecuada y las licencias por usuario.

  • Suscripción de la organización. Para acceder a eDiscovery (Estándar) en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview y usar las características de suspensión y exportación, una organización debe tener:

    • Exchange Online Plan 2, O
    • Microsoft 365 suscripción E3 u Office 365 E3 o superior, O
    • Microsoft 365 las organizaciones de primera línea deben tener una suscripción F5.

  • Licencias por usuario: Para colocar una retención de exhibición de documentos electrónicos en buzones y sitios, los usuarios deben tener asignada una de las siguientes licencias, según la suscripción de su organización:

    • Licencia de Exchange Online Plan 2, O
    • Una licencia de Microsoft 365 E3 u Office 365 E3 o superior, O
    • Licencia de Office 365 E1 con una licencia de complemento de Exchange Online Plan 2 o Archivado de Exchange Online, O
    • Microsoft 365 Frontline F5 Compliance or F5 Security & Compliance add-on license AND Office 365 E1 license with a SharePoint Online Plan 2 or OneDrive for Business Plan 2 add-on license

    Para obtener información sobre cómo asignar licencias, vea Asignar licencias a usuarios.

Lectura adicional. Para obtener información e instrucciones sobre seguridad y cumplimiento:

Paso 2: Asignar permisos de exhibición de documentos electrónicos

A un usuario se le deben asignar los permisos adecuados para acceder a eDiscovery de Microsoft Purview (Estándar) o para agregarse como miembro de un caso de exhibición de documentos electrónicos (estándar). En concreto, se debe agregar un usuario como miembro del grupo de roles administrador de exhibición de documentos electrónicos en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Los miembros de este grupo de roles pueden:

  • Crear y administrar casos de exhibición de documentos electrónicos (Estándar).
  • Agregar y quitar miembros a un caso de exhibición de documentos electrónicos (Estándar).
  • Coloque una suspensión de exhibición de documentos electrónicos en los usuarios.
  • Crear y editar búsquedas.
  • Exportar contenido de un caso de exhibición de documentos electrónicos (Estándar).

Complete los pasos siguientes para agregar usuarios al grupo de roles administrador de exhibición de documentos electrónicos:

  1. En el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, seleccione permisos en el panel de navegación.
  2. En la página Permisos, en el grupo de soluciones de Microsoft Purview, seleccione Roles.
  3. En la página Grupos de roles para soluciones de Microsoft Purview, seleccione el grupo de roles Administrador de eDiscovery.
  4. En el panel de detalles del Administrador de eDiscovery que aparece, seleccione Editar junto a la sección Administrador de exhibición de documentos electrónicos.
  5. En la página Elegir administrador de eDiscovery del Asistente para editar grupos de roles, seleccione Elegir administrador dedetección.
  6. En la página Elegir administrador de eDiscovery, seleccione el botón +Agregar. Al hacerlo, se muestra la lista de usuarios.
  7. Active la casilla de todos los usuarios que quiera agregar al grupo de roles y, a continuación, seleccione el botón Agregar en la parte inferior del panel.
  8. Puede seleccionar el botón Agregar o Quitar para modificar los usuarios seleccionados, si es necesario. Una vez que la lista sea correcta, seleccione Listo.
  9. Seleccione Guardar para agregar los usuarios al grupo de roles y, a continuación, seleccione Cerrar para completar el proceso.

Más información sobre el grupo de roles administrador de eDiscovery

Hay dos subgrupos en el grupo de roles administrador de eDiscovery. La diferencia entre estos subgrupos se basa en el ámbito.

  • Administrador de la exhibición de documentos electrónicos. Los usuarios a los que se les asigna este rol pueden ver y administrar los casos de exhibición de documentos electrónicos (Estándar) que crean o de los que son miembros. Si otro administrador de exhibición de documentos electrónicos crea un caso pero no agrega un segundo administrador de exhibición de documentos electrónicos como miembro de ese caso, el segundo administrador de exhibición de documentos electrónicos no podrá ver ni abrir el caso en la página de eDiscovery (Estándar) del portal de cumplimiento de Microsoft Purview. En general, la mayoría de las personas de una organización se pueden agregar al subgrupo administrador de eDiscovery

  • Administrador de eDiscovery. Los usuarios a los que se asigna este rol pueden realizar las mismas tareas de administración de casos que un administrador de eDiscovery Sin embargo, un administrador de eDiscovery también puede:

    • Ver todo casos que aparecen en la página eDiscovery (Estándar).
    • Administre cualquier caso en la organización después de que se agreguen como miembro del caso.
    • Acceda y exporte datos de casos en cualquier caso de la organización.
    • Quitar miembros de un caso de eDiscovery Solo un administrador de eDiscovery puede quitar miembros de un caso. Los usuarios que son miembros del subgrupo administrador de eDiscovery no pueden quitar miembros de un caso, incluso si el usuario creó el caso.

    Importante

    Debido a la amplia gama de acceso que tiene que tener una organización, solo unos pocos administradores que sean miembros del subgrupo de administradores de eDiscovery.

Paso 3: Crear un caso de exhibición de documentos electrónicos (estándar)

El siguiente paso es crear un caso y empezar a usar eDiscovery (Estándar). El usuario que crea el caso se agrega automáticamente como miembro.

Sugerencia

Los miembros del grupo de roles Administración de la organización también pueden crear casos de exhibición de documentos electrónicos (Estándar).

Complete los pasos siguientes para crear un caso:

  1. En el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, seleccione eDiscovery en el panel de navegación. En el grupo eDiscovery, seleccione Estándar.
  2. En la página eDiscovery (Estándar), seleccione la opción +Crear un caso en la barra de menús.
  3. En el panel Nuevo caso que aparece, escriba un Nombre para el caso, escriba opcionalmente una Descripcióny, a continuación, seleccione Guardar. El nombre del caso debe ser único en su organización.
  4. El nuevo caso se crea y se muestra en la página eDiscovery (Estándar). Es posible que tenga que seleccionar la opción Actualizar en la barra de menús para mostrar el nuevo caso.

Paso 4 (opcional): Agregar miembros a un caso de exhibición de documentos electrónicos (Estándar)

Si crea un caso en el paso 3 y es la única persona que usará el caso, no tiene que realizar este paso. Puede empezar a usar el caso para crear retenciones de exhibición de documentos electrónicos, buscar contenido y exportar resultados de búsqueda. Realice este paso si desea conceder a otros usuarios (o grupos de roles) acceso al caso.

  1. En el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, seleccione eDiscovery en el panel de navegación. En el grupo eDiscovery, seleccione Estándar.

  2. En la página eDiscovery (Estándar), seleccione el nombre del caso al que desea agregar miembros.

  3. En la página de detalles del caso que aparece, seleccione la pestaña Configuración .

  4. En la pestaña Configuración, se muestran dos iconos: información de casos y Acceso y permisos. Seleccione el botón Seleccionaren el iconoAcceso y permisos .

  5. En el panel Permisos de access & que aparece, en la sección Administrar miembros , seleccione +Agregar para agregar miembros al caso.

    Nota:

    También puede optar por agregar grupos de roles como miembros de un caso. En la sección Administrar grupos de roles , seleccione +Agregar. Solo puede asignar los grupos de roles de los que es miembro a un caso. Esta restricción está en vigor porque los grupos de roles controlan quién puede asignar miembros a un caso de exhibición de documentos electrónicos.

  6. En el panel Agregar miembros, en la lista de usuarios o grupos de roles que se pueden agregar como miembros del caso, seleccione a la izquierda del nombre de las personas o grupos de roles que desea agregar. Al hacerlo, se muestra una casilla para el usuario o grupo de roles. Si tiene una lista grande de personas o grupos de roles que se pueden agregar como miembros, use el cuadro Búsqueda para buscar una persona o grupo de roles específico en la lista.

  7. En el panel Acceso & permisos , seleccione el botón Salir de la parte inferior del panel, que le devuelve a la página de detalles del caso.

Las organizaciones deben tener en cuenta las siguientes consideraciones al agregar miembros a un caso de exhibición de documentos electrónicos (Estándar):

  • Si se agrega o quita un rol de un grupo de roles que ha agregado como miembro de un caso, el grupo de roles se quitará automáticamente como miembro del caso (o en cualquier caso, el grupo de roles es miembro de). El motivo de esta acción es proteger la organización de proporcionar accidentalmente permisos adicionales a los miembros de un caso. Del mismo modo, si se elimina un grupo de roles, se quitará de todos los casos de los que fuera miembro.
  • Como se mencionó anteriormente, solo un administrador de exhibición de documentos electrónicos puede quitar miembros de un caso. Los usuarios que son miembros del subgrupo administrador de eDiscovery no pueden quitar miembros de un caso, incluso si el usuario creó el caso.

Exploración del flujo de trabajo de eDiscovery (Estándar)

El diagrama siguiente está diseñado para ayudar a las organizaciones a empezar a usar eDiscovery (Estándar) una vez que han creado un caso. A continuación se proporciona un breve resumen de cada paso incluido en este diagrama. Cada resumen resalta algunas funciones de exhibición de documentos electrónicos extendidas (Estándar) que las organizaciones pueden explorar.

Diagrama que muestra el flujo de trabajo Estándar de eDiscovery de Microsoft Purview, que consta de tres pasos.

  1. Crear una suspensión de eDiscovery. El primer paso después de crear un caso es colocar una suspensión (también denominada suspensión de exhibición de documentos electrónicos) en las ubicaciones de contenido de las personas de interés en la investigación. Las ubicaciones de contenido incluyen:

    • Buzones de Exchange
    • Sitios de SharePoint
    • Cuentas de OneDrive
    • los buzones y sitios asociados a Microsoft Teams y Grupos de Microsoft 365

    Aunque este paso es opcional, la creación de una suspensión de exhibición de documentos electrónicos conserva el contenido que puede ser relevante para el caso durante la investigación. Cuando una organización crea una suspensión de exhibición de documentos electrónicos, puede conservar todo el contenido en ubicaciones de contenido específicas. También puede crear una suspensión basada en consultas para conservar solo el contenido que coincida con una consulta de suspensión. Además de conservar el contenido, las retenciones de exhibición de documentos electrónicos permiten a las organizaciones buscar rápidamente las ubicaciones de contenido en espera (en lugar de tener que seleccionar cada ubicación para buscar) cuando crean y ejecutan búsquedas en el paso siguiente. Una vez que una organización completa su investigación, puede liberar cualquier suspensión que haya creado.

  2. Buscar contenido. Después de que una organización cree retenciones de eDiscovery, puede usar la herramienta de búsqueda integrada para buscar en las ubicaciones de contenido retenidas. También puede buscar en otras ubicaciones de contenido datos que puedan ser relevantes para el caso. Una organización puede crear y ejecutar distintas búsquedas asociadas al caso. Puede usar palabras clave, propiedades y condiciones para crear consultas de búsqueda. Las consultas devolverán resultados de búsqueda con los datos que probablemente sean relevantes para el caso. Una organización también puede:

    • Vea las estadísticas de búsqueda que pueden ayudar a refinar una consulta de búsqueda para restringir los resultados.
    • Obtenga una vista previa de los resultados de la búsqueda para comprobar rápidamente si se encuentran los datos pertinentes.
    • Revise una consulta y vuelva a ejecutar la búsqueda.

  3. Exporte y descargue los resultados de la búsqueda. Después de que una organización busque y encuentre datos relevantes para su investigación, puede exportar los resultados de la búsqueda fuera de Microsoft 365. Si lo hace, los usuarios externos al equipo de investigación podrán revisar los resultados. La exportación de datos es un proceso de dos pasos.

    1. Exporte los resultados de la búsqueda fuera de Microsoft 365. Este paso se realiza copiando los resultados de la búsqueda en una ubicación de Azure Storage proporcionada por Microsoft.
    2. Descargue el paquete de exportación en un equipo local. Use la herramienta de exportación de eDiscovery para descargar el contenido en un equipo local. Además de los archivos de datos exportados, el paquete de exportación contiene un informe de exportación, un informe de resumen y un informe de errores.