Administrar orígenes de datos custodios y no custodios

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La administración de orígenes de datos custodios y no custodios es esencial para controlar casos legales e investigaciones. Microsoft Purview eDiscovery (Premium) simplifica el proceso de seguimiento y distribución de notificaciones de suspensión legal, administración de custodios y automatización del proceso de suspensión legal.

Cuando una organización responde a una investigación legal, el flujo de trabajo incluye la identificación, conservación y recopilación de contenido potencialmente relevante. Este proceso se basa en las personas de la organización que son custodios de los datos pertinentes. En eDiscovery, estas personas se denominan custodios de datos. Se definen como personas que tienen control administrativo de un documento o archivo electrónico. Por ejemplo, el custodio de un mensaje de correo electrónico es el propietario del buzón que contiene el mensaje correspondiente.

Aunque puede haber contenido ubicado en buzones y sitios que no están asociados a un custodio, puede seguir siendo relevante para el caso. Estas ubicaciones de contenido, donde los custodios no tienen control administrativo, pero pueden ser propietarios de datos pertinentes, se conocen como orígenes de datos no custodios.

Una suspensión legal conserva el contenido que podría ser relevante para un caso legal. Las retenciones se pueden colocar en los custodios y sus orígenes de datos o en orígenes de datos que no son de custodia. Cuando las ubicaciones de contenido se colocan en espera, el contenido se conserva hasta que se libera la suspensión. Las retenciones garantizan que los datos pertinentes no se eliminen ni modifiquen durante una investigación.

Tipos de retenciones

  • Retenciones de custodio: se aplica a orígenes de datos asociados a custodios específicos, como sus buzones de Exchange, cuentas de OneDrive, sitios de SharePoint y Teams.
  • Retenciones sin custodia: se aplica a orígenes de datos no asociados directamente con custodios específicos, como buzones de grupo, sitios de SharePoint y Teams.

Una notificación de suspensión legal es una comunicación enviada a empleados o custodios de datos que podrían ser relevantes para una investigación legal. Estas notificaciones indican a los custodios que conserven la información almacenada electrónicamente y cualquier contenido que pueda ser relevante para un asunto legal activo o inminente. Los equipos legales deben asegurarse de que cada custodio recibió, leyó, entendió y aceptó cumplir con las instrucciones dadas.

  1. Aviso de emisión: se emite un aviso de suspensión legal a los custodios con información pertinente, instruyéndoles que conserven la información necesaria.
  2. Aviso de nueva emisión: actualice y vuelva a emitir los avisos de suspensión como el ámbito de los cambios de conservación.
  3. Aviso de versión: notifique a los custodios cuando ya no sean necesarios para conservar el contenido.
  4. Recordatorios y escalaciones: Programe recordatorios y escalaciones para realizar un seguimiento con custodios que no responden.

La administración de los administradores

Use la herramienta de administración de custodios integrada en Microsoft Purview eDiscovery (Premium) para administrar los custodios e identificar los orígenes de datos pertinentes asociados a un caso. El sistema puede identificar y retener automáticamente los buzones de Exchange y las cuentas de OneDrive de los custodios. Los orígenes de datos adicionales, como buzones de correo, sitios o Teams, también se pueden asociar a un custodio.

Pasos para agregar y administrar custodios

1. Identificar a los custodios:

  1. Vaya al portal de Microsoft Purview o al portal de cumplimiento de Microsoft Purview con una cuenta que tenga permisos de exhibición de documentos electrónicos.
  2. Vaya a la pestañaeDiscovery eDiscovery (Premium)Cases(Casos de eDiscovery>).>
  3. Seleccione el caso, vaya a la pestaña Orígenes de datos y seleccione Agregar origen de> datosAgregar nuevos custodios.
  4. Agregue usuarios como custodios escribiendo sus nombres o alias.

2. Elija la ubicación de datos del custodio:

  • El sistema incluye el buzón principal y la cuenta de OneDrive para cada custodio.

  • Asocie otras ubicaciones de datos, como sitios de SharePoint o Teams, con el custodio. Expanda los detalles del custodio para ajustar las ubicaciones de datos.

    Captura de pantalla de la pantalla Seleccionar custodio con la opción Borrar resaltada para el buzón de Exchange del usuario y la cuenta de OneDrive.

3. Configure las opciones de suspensión:

  1. Coloque los custodios en espera para conservar el contenido en las ubicaciones de datos asociadas hasta que se quite la suspensión. Active la casilla situada junto a cada custodio en la página Configuración de suspensión .
  2. Compruebe las selecciones de retención del custodio y, a continuación, seleccione Siguiente.

4. Revise a los custodios y complete el proceso:

  1. Compruebe la lista de custodios, sus ubicaciones de datos y la configuración de suspensión.
  2. Seleccione Enviar para agregar custodios y sus ubicaciones de datos al caso y aplicar la configuración de suspensión.

Administración de custodios y orígenes de datos

  • Ver detalles del custodio: la pestaña Orígenes de datos muestra todos los custodios agregados al caso. Seleccione un custodio para ver información detallada.

    Captura de pantalla que muestra los custodios agregados en la pestaña Orígenes de datos.

  • Editar un custodio: actualice los orígenes de datos asociados a un custodio según sea necesario. Seleccione el custodio y elija Editar origen. Ajuste las ubicaciones de datos y mantenga la configuración y, a continuación, envíe los cambios.

  • Volver a indexar los datos del custodio: la indexación es el proceso de organización de los datos para que se puedan buscar y recuperar rápidamente. En el contexto de eDiscovery, la indexación garantiza que todo el contenido relevante se puede buscar y se puede localizar de forma eficaz durante una investigación. A veces, los elementos pueden indexarse parcialmente debido a grandes tamaños de archivo o daños en los datos, lo que dificulta recuperar todos los datos pertinentes con precisión.

    Para volver a indexar los datos del custodio y garantizar resultados de búsqueda completos y precisos:

    1. Vaya a eDiscovery>eDiscovery (Premium) y abra el caso.
    2. Seleccione la pestaña Orígenes de datos .
    3. Seleccione el custodio cuyos datos se deben volver a indexar.
    4. En la página de control flotante, seleccione Actualizar índice. Para confirmar la actualización del índice, seleccione Sí.

    La reindexación es un proceso de ejecución prolongada. Puede realizar un seguimiento del progreso en la pestaña Trabajos o en la pestaña Custodios supervisando el estado en la columna Estado del trabajo de indexación.

    La reindexación garantiza que todos los datos pertinentes se incluyan y representen con precisión en los resultados de la búsqueda, lo que es fundamental para investigaciones legales exhaustivas.

  • Liberar un custodio: cuando se cierra un caso o un custodio ya no es relevante, seleccione el custodio y elija Liberar para quitar las retenciones y actualizar el estado del custodio.

Acción de retención de reintentos

Si el estado de suspensión no se aplica correctamente, seleccione los custodios y seleccione Reintentar acción de retención.

La administración de orígenes de datos custodios y no custodios en microsoft Purview eDiscovery (Premium) garantiza un control exhaustivo y conforme de las investigaciones legales, lo que simplifica la conservación, recopilación y revisión de los datos pertinentes.