Quitar y eliminar etiquetas de confidencialidad

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En un entorno de producción, es poco probable que una organización deba quitar las etiquetas de confidencialidad de una directiva de etiqueta o eliminar las etiquetas de confidencialidad. Es más probable que una organización tenga que quitar o eliminar etiquetas durante la fase de prueba inicial, antes de liberar las etiquetas en producción. Los administradores de Microsoft 365 deben comprender lo que sucede cuando realizan cualquiera de estas acciones.

Eliminación de una etiqueta de confidencialidad de una directiva de etiqueta

Quitar una etiqueta de una directiva de etiquetas es menos arriesgado que borrarla y siempre se puede volver a añadir más tarde si es necesario. ¿Por qué? Esto es así porque siempre puede volver a agregarla más tarde si es necesario. No podrá eliminar una etiqueta si todavía está en una directiva de etiqueta.

Una organización quita una etiqueta de una directiva de etiqueta para que la etiqueta ya no se publique en los usuarios especificados originalmente. Como resultado, la próxima vez que actualice la directiva de etiquetas, los usuarios ya no verán esa etiqueta para seleccionarla en sus aplicaciones de Office.

Sin embargo, si ya ha aplicado esa etiqueta, el sistema no la quita del contenido o contenedor. Por ejemplo, los usuarios que usan las etiquetas integradas en aplicaciones de escritorio para Word, Excel y PowerPoint aún verán el nombre de etiqueta aplicado en la barra de estado. Una etiqueta de contenedor aplicada continúa protegiendo el sitio de Teams o SharePoint.

Eliminación de una etiqueta de confidencialidad

En comparación, la eliminación de una etiqueta de confidencialidad puede tener varias implicaciones:

  • La etiqueta aplicó el cifrado. En este caso, el sistema archiva la plantilla de protección subyacente para que pueda abrir contenido protegido previamente. Debido a esta plantilla de protección archivada, no podrá crear una etiqueta nueva con el mismo nombre. Sí, las organizaciones pueden usar PowerShell para eliminar una plantilla de protección. Sin embargo, deben abstenerse de hacerlo a menos que sepan con certeza que no necesitan abrir el contenido cifrado con la plantilla archivada.

  • Los documentos se almacenan en SharePoint o OneDrive y se habilitan las etiquetas de confidencialidad para los archivos de Office. Al abrir el documento en Office para la Web:

    • No puede ver la etiqueta aplicada en la aplicación.
    • El nombre de la etiqueta ya no se muestra en la columna Confidencialidad de SharePoint.

    Si la etiqueta eliminada aplicó el cifrado y los servicios pueden procesar el contenido cifrado, se quita el cifrado.

    Las acciones de salida de estos servicios dan como resultado el mismo resultado. Por ejemplo, descargar, copiar en, mover a y abrir con una aplicación móvil o de escritorio de Office. Aunque la información de la etiqueta permanece en los metadatos del archivo, las aplicaciones ya no pueden asignar el identificador de etiqueta a un nombre para mostrar. Por tanto, los usuarios asumirán que un archivo no está etiquetado.

  • Almacena documentos fuera de SharePoint y OneDrive o no ha habilitado etiquetas de confidencialidad para archivos o correos electrónicos de Office. Al abrir el contenido, la información de la etiqueta en los metadatos permanece. Sin embargo, dado que no tiene el identificador de etiqueta para asignar nombres, los usuarios no ven el nombre de la etiqueta aplicada mostrada (por ejemplo, en la barra de estado de las aplicaciones de escritorio). Si la etiqueta eliminada aplicó el cifrado, este permanece y los usuarios siguen viendo el nombre y la descripción de la plantilla de protección ahora archivada.

  • La etiqueta se aplica a contenedores, como sitios en SharePoint y Teams. Quita la etiqueta y el sistema ya no aplica ninguna configuración establecida con esa etiqueta. Esta acción suele tardar entre 48 y 72 horas para los sitios de SharePoint. Puede ser más rápido para Microsoft Teams y Grupos de Microsoft 365.

Al igual que con todos los cambios de etiqueta, quitar una etiqueta de confidencialidad de una directiva de etiqueta o eliminar una etiqueta de confidencialidad tarda tiempo en replicarse en todos los usuarios y servicios.

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1.

Cuando Fabrikam implementó originalmente etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview, creó una etiqueta de confidencialidad que aplicó el cifrado para documentos altamente confidenciales. Esta etiqueta se aplicó más tarde a un documento financiero clave que implica inversiones europeas. Después de varios meses, Fabrikam se dio cuenta de que esta etiqueta no cumplía sus requisitos de administración del ciclo de vida de los datos. Para corregir este problema, la administradora de Microsoft 365 de Fabrikam, Ana Martínez, eliminó la etiqueta de confidencialidad de los documentos altamente confidenciales. Ana planeaba reemplazar la etiqueta por una nueva que fuera una mejor opción para los requisitos de protección de datos de Fabrikam. Sin embargo, antes de que Ana pudiera crear la etiqueta de reemplazo, Alex Rodríguez usó la versión de escritorio de Excel para abrir el documento financiero que implica inversiones europeas. Desde que Alex abrió el documento después de que Ana eliminara la etiqueta, el documento no tenía ninguna etiqueta de confidencialidad asignada. ¿Qué pasó cuando Alex abrió con éxito el documento que implicaba inversiones europeas?