Impulsar Microsoft 365 Copilot adopción en toda la organización

Completado

Las organizaciones de todos los sectores han pasado de hablar de inteligencia artificial (IA) a implementarla a escala. Para ayudar a las organizaciones en este esfuerzo, Microsoft creó el cuaderno de estrategias de adopción de Microsoft 365 Copilot, que proporciona una guía de implementación paso a paso para ayudar a los administradores y líderes empresariales a impulsar la adopción de Copilot. Este cuaderno de estrategias, que fue informado por información del Microsoft 365 Copilot Programa de acceso anticipado, le ofrece pasos accionables para convertirse rápidamente en una organización con tecnología de inteligencia artificial, acelerar el uso y la interacción, y realizar un seguimiento del progreso y el impacto. Responde a preguntas clave, entre las que se incluyen:

• ¿A quién le doy las primeras licencias de Copilot?
• ¿Dónde puede obtener mi organización la mayor cantidad de ganancias de productividad?
• Cómo poner a los empleados en funcionamiento rápidamente?
• ¿Por qué es importante crear un impulso temprano con Copilot?
• ¿Cuándo empezaré a ver los resultados empresariales?
• ¿Cuáles son las formas de medir el impacto?

En el diagrama siguiente se muestran las cuatro fases siguientes que componen el Microsoft 365 Copilot hoja de ruta de adopción.

Esta unidad de entrenamiento resume los pasos que componen cada fase de adopción. Para ver un examen detallado de estos pasos, consulte el cuaderno de estrategias de adopción de Microsoft 365 Copilot.

Sugerencia

Si sigue los pasos de este cuaderno de estrategias, puede estar seguro de que se está aproximando a la transformación de IA intencionadamente. Tendrá un marco que le ayudará a priorizar primero las áreas con mayor impacto potencial, optimizar el tiempo de valor, administrar el cambio y escalar cuando el tiempo sea correcto. Los pasos de esta guía también pueden ayudarle a obtener la entrada en todos los niveles de su organización. Al hacerlo, puede crear una cultura centrada en la inteligencia artificial, que es el verdadero secreto para obtener una ventaja competitiva con esta tecnología.

Fase 1: prepararse

Los pasos incluidos en esta fase están diseñados para preparar la organización para Microsoft 365 Copilot.

Paso 1: Revisar la configuración de seguridad y datos

Microsoft 365 Copilot se basa en un enfoque completo para la seguridad, el cumplimiento, la privacidad, la identidad y la inteligencia artificial responsable de nivel empresarial. Dado que Copilot hereda automáticamente los datos de Microsoft 365 existentes y los permisos de seguridad, facilita la instalación. También resalta la importancia de establecer prácticas de administración de contenido y gobernanza de datos antes de que comience la implementación.

Para garantizar una colaboración segura con Copilot, trabaje con los clientes potenciales de TI para revisar los datos y las directivas de seguridad actuales. También es importante garantizar a los empleados que su contenido privado y sus datos permanecen protegidos. En este sentido, Copilot es similar a los servicios conectados a la nube, como el correo electrónico y la búsqueda que ya están usando. Anime a los equipos a seguir los procedimientos recomendados existentes de su organización, establecidos por el departamento de TI. Los procedimientos recomendados incluyen el uso de sitios de SharePoint, la administración de permisos y el uso de etiquetas de confidencialidad

Paso 2: Ser intencionado con las asignaciones de licencias

Para maximizar el impacto empresarial, debe determinar la estrategia general de implementación de licencias. Microsoft recomienda concentrar licencias en dos o tres áreas clave de la empresa y luego expandirse desde allí. Tenga en cuenta los siguientes factores a medida que decida un enfoque.

Examine las tendencias de uso actuales

Los usuarios más pesados de los productos de Microsoft 365 están bien posicionados para aprovechar las ventajas de una licencia de Copilot. Una manera de evaluar quién usa más licencias de Copilot es con Microsoft Copilot Dashboard, que funciona con Microsoft Viva. Vaya a la pestaña Preparación para ver la idoneidad técnica y el número total de usuarios de Microsoft 365.

Definición de casos de uso para cada función o equipo empresarial

Al decidir cómo implementar Copilot, identifique los problemas empresariales que deben resolverse y, a continuación, aplique la inteligencia artificial al desafío. Cada equipo debe tener un objetivo claramente definido o un caso de uso específico para la forma en que planea implementar Copilot. Esta capa adicional de especificidad garantiza que la tecnología se integre eficazmente en flujos de trabajo entre roles y niveles. Microsoft, por ejemplo, ha rediseñado el modelo de soporte técnico por niveles para mejorar el servicio al cliente. Definió las métricas de casos de uso como:

• Reducción del tiempo de incorporación de nuevos agentes.
• Optimización del acceso al conocimiento.
• Eliminación de tareas administrativas repetitivas.
• Reducción del volumen de vales.

En Microsoft, este enfoque con tecnología de inteligencia artificial para el servicio al cliente resultó en más clientes atendidos, incluido un 9 % más rápido en el primer tiempo de respuesta y una reducción del 12 % en el tiempo medio de control, con un 9 % más de casos que se tratan a través del chat. Los agentes junior se incorporaron más rápido con un aumento del 13 % en los casos resueltos sin soporte técnico del mismo nivel. Si primero se centra en casos de uso específicos y áreas de alto impacto, puede maximizar el retorno de la inversión (ROI) de Copilot y preparar mejor su organización para escalar verticalmente su adopción.

Asignar Copilot a equipos completos dentro de una función empresarial específica

Evite distribuir licencias de forma fina. Cuando todos los equipos tienen acceso, pueden compartir información y aprender entre sí. Y a medida que más empleados usan Copilot de forma coherente y eficaz, el impacto que Copilot aporta a su organización se multiplica. Para elegir en qué área de negocio empezar, piense en sus mayores oportunidades o puntos de dolor. Muchos clientes de acceso anticipado empezaron en El servicio al cliente y ventas, pero no hay un enfoque único para determinar dónde Copilot puede agregar más valor.

Microsoft, por ejemplo, comenzó en Ventas, Marketing, Servicio al cliente, Recursos humanos y Finanzas. Estas funciones empresariales son donde los equipos de Microsoft dedicaron gran parte de su tiempo a reuniones, a escribir correos electrónicos, a realizar tareas repetitivas y a buscar grandes cantidades de datos e información. Por el contrario, un cliente del Programa de acceso anticipado de Microsoft comenzó con sus equipos de atención al cliente, ventas y experiencia del cliente. El equipo de servicio usó Copilot para exponer las directivas pertinentes, resumir los vales y acceder a las instrucciones de reparación paso a paso de los manuales. Sus equipos de ventas y experiencia del cliente usaron Copilot para enriquecer las interacciones de los clientes con profundidad y contexto adicionales, y resumir las acciones y los pasos siguientes.

Paso 3: Creación de un consejo de inteligencia artificial

Muchas empresas están formando consejos de inteligencia artificial multifuncionales para supervisar y guiar el desarrollo, la implementación y la evaluación de soluciones de inteligencia artificial dentro de su organización. Copilot puede ser un catalizador útil para establecer su consejo de inteligencia artificial y puede ser una excelente manera de asegurar que la inteligencia artificial temprana gane para su organización. Aunque el consejo de inteligencia artificial puede reflejar de forma única las necesidades de su empresa, debe incluir los siguientes miembros:

• Equipo de habilitación de TI. Garantiza que su organización implemente Copilot sin problemas desde el punto de vista técnico. Este equipo es responsable de la preparación y el lanzamiento, proporcionando soporte técnico de incorporación, así como de administrar los comentarios y el cumplimiento.
• Cambiar equipo de administración. Actúa como un puente entre el consejo de inteligencia artificial y los empleados, ayudando a supervisar el progreso de la adopción, recopilar comentarios y fomentar un entorno de colaboración donde Copilot se convierte en una parte integral de cómo las personas trabajan cada día.
• Patrocinador ejecutivo. Impulsa la adopción e infunde confianza en la tecnología entre los empleados. Un patrocinador ejecutivo que es un campeón activo (que muestra cómo usan Copilot y habla de sus ventajas) indica que adoptar e integrar la inteligencia artificial generativa en procesos cotidianos no solo se acepta, sino que se fomenta.
• Experto en gestión de riesgos. Representa el mejor interés de la empresa al garantizar el cumplimiento general con las regulaciones de inteligencia artificial y los estándares éticos pertinentes. También ayudan a garantizar que las iniciativas de inteligencia artificial de su organización sean transparentes, responsables y confiables.

Lectura adicional. Para obtener más información, consulte Leading in the Era of AI: Creating an AI council (Líder en la era de la inteligencia artificial: creación de un consejo de inteligencia artificial ) para guiarlo en este proceso.

Paso 4: Ayudar a las personas a crear nuevos hábitos de trabajo

La administración eficaz de cambios es fundamental para implementar una herramienta de inteligencia artificial como Copilot, ya que garantiza que su organización la considere no solo como una nueva tecnología, sino como una nueva forma de trabajar. Requiere que los líderes miden las actitudes y administren las expectativas.

• Medir actitudes e intereses. Una parte clave de la administración de cambios es reconocer que existen diversas perspectivas en torno a la inteligencia artificial y saber que es probable que vea una combinación de entusiasmo y escepticismo. En la actualidad, el 75 % de los trabajadores del conocimiento usan la inteligencia artificial en el trabajo. Pero el 46% de ellos solo comenzó a usarlo hace menos de seis meses. Una estrategia de adopción eficaz debe atender a estas diversas actitudes, proporcionando apoyo, formación y comunicación clara para la transición de flujos de trabajo y mentalidades a un futuro de trabajo impulsado por la inteligencia artificial.
• Administrar las expectativas. Como parte de este entrenamiento y comunicación, es importante que los usuarios comprendan claramente lo que Copilot puede y no puede hacer. Igualmente importante es educar a las personas sobre cuándo usar las capacidades de inteligencia artificial y cuándo confiar en la experiencia humana. Hacer hincapié en que el usuario está en el asiento del conductor ,o el piloto, si lo hará, es una excelente manera de comunicar las limitaciones y las fortalezas de la inteligencia artificial en general.

Fase 2: Incorporación e interacción

Los pasos incluidos en esta fase están diseñados para acelerar el uso y la interacción Microsoft 365 Copilot.

Paso 5: Creación de una comunidad de usuarios de Copilot

Una de las mejores maneras de impulsar la adopción de la inteligencia artificial es a través del aprendizaje del mismo nivel, que crea un ecosistema dinámico de uso compartido de conocimientos. Crea un zumbido en torno a esta nueva forma de trabajar, permite a los individuos aprender de otros que implementaron con éxito Copilot y ofrece sugerencias prácticas para roles específicos. Crear espacios virtuales para que las personas se conecten y analicen sus experiencias es un excelente lugar para empezar a crear este impulso. Cualquier medio de uso compartido merece la pena, ya que proporciona a los usuarios un sentido de propiedad en el proceso de aprendizaje.

Debe realizar los pasos siguientes para ayudar a crear la comunidad de usuarios de Copilot de su organización:

1. Cree un chat de grupo de Teams para que el consejo de inteligencia artificial analice los objetivos y los procedimientos recomendados.
2. Use Viva Engage para proporcionar a los empleados un lugar para compartir sugerencias, formular preguntas y responder de forma más rápida.
3. Use Microsoft Forms para registrar lo que funciona y lo que no. El consejo de inteligencia artificial puede usar estas conclusiones para mejorar la implementación, informar a las sesiones de entrenamiento y encontrar los mejores casos de uso para su empresa.
4. Descargue el kit de herramientas de incorporación de Microsoft para publicaciones rellenadas y diseñadas previamente que fomenten el uso entre aplicaciones.

Paso 6: Identificar a los campeones para liderar el camino

Al igual que su consejo de inteligencia artificial, los campeones de Copilot y los primeros adoptadores son clave para impulsar una adopción más amplia. Este grupo debe liderar por ejemplo, ayudando a mostrar las ventajas prácticas de Copilot en su trabajo diario. Además, sus experiencias positivas deben inspirar naturalmente curiosidad e interés entre sus compañeros, fomentando un uso más amplio.

Debe realizar los pasos siguientes para ayudar a identificar a los campeones de Copilot y a los primeros adoptadores:

1. Respalde su decisión en su Concejo de IA para ayudar a determinar quiénes son sus usuarios influyentes.
2. Eche un vistazo a la comunidad de usuarios de Copilot para ver quién comparte sugerencias o da comentarios.
3. Póngase en contacto con los administradores para identificar a los representantes del equipo.
4. Use el panel de Copilot para medir el uso.

Paso 7: Hacer que el entrenamiento continuo sea el estándar

Aunque los empleados suelen ver ganancias de productividad inmediatas con Copilot, cada usuario puede tardar de 6 a 12 meses en evolucionar personalmente cómo usan Copilot de forma regular. Por lo tanto, proporcionar formación continua es fundamental para optimizar ese recorrido.

Preguntar, que es el proceso de proporcionar comandos claros para obtener los resultados correctos de una herramienta de inteligencia artificial, es probablemente una nueva aptitud para muchos empleados. Dado que las mejores entradas conducen a mejores salidas, se requiere una práctica coherente para que Copilot se convierta en una extensión natural de su proceso de trabajo.

Los líderes empresariales deben dar a conocer diversos recursos e instrucciones y promover el uso compartido en colaboración de los procedimientos recomendados. De este modo, los usuarios de Copilot pueden mantenerse actualizados sobre las nuevas características, solucionar problemas y aprender de las experiencias del otro. Una cultura de aprendizaje continuo también puede aumentar la participación, la satisfacción y la productividad del usuario con Copilot. Estos son algunos de los principales recursos de entrenamiento para ayudar a su organización a empezar:

• Guía de aviso. Comprender los ingredientes para un gran aviso.
• Adopción de Copilot. Obtenga recursos para implementar, usar y escalar Copilot en su organización.
• Laboratorio copiloto. Busque sugerencias para obtener mejores avisos y explore las solicitudes para probar en diferentes aplicaciones.
• Copiloto para trabajar. Descubra escenarios de trabajo y cómo Copilot puede convertirse en su asistente de inteligencia artificial.
• Viva Learning. Use el catálogo de cursos para aprender nuevas aptitudes para el mundo de la inteligencia artificial.

Fase 3: impacto de entrega

Los pasos incluidos en esta fase están diseñados para realizar un seguimiento del progreso de adopción de la organización y los resultados empresariales.

Paso 8: Cuantificar el impacto con Microsoft Copilot panel

Microsoft Copilot Panel ayuda a las organizaciones a medir el uso y la adopción en cada fase del lanzamiento con datos e información en tiempo real. El panel proporciona información para ayudar a los líderes a comprender dónde copilot está agregando valor y dónde las estrategias de habilitación podrían crear ventajas aún mayores. Por ejemplo, el número de usuarios de Copilot activos por aplicación y el número de veces que se han usado características clave de Copilot en esas aplicaciones. Con una suscripción Microsoft Viva, puede obtener más informes y una funcionalidad más profunda.

Paso 9: Reunirse con su consejo de inteligencia artificial con regularidad

Reunirse periódicamente con su consejo de inteligencia artificial le ayuda a comprender cómo puede apoyar sus esfuerzos. En función de las experiencias de los usuarios del Programa de acceso anticipado, el cambio se produce rápidamente con una implementación de Copilot. Analice lo que funciona bien, las posibles áreas de oportunidad y los desafíos relacionados con la nueva forma de trabajar.

Para maximizar la experiencia de su organización con Copilot, haga que las reuniones del consejo de inteligencia artificial sean una prioridad continuada una vez transcurrido el período inicial de dos meses. Es probable que vea mejoras significativas en la productividad y el valor empresarial en ese momento. Y probablemente estará listo para cambiar su enfoque a objetivos de inteligencia artificial a largo plazo.

Paso 10: Celebrar públicamente los éxitos

La implementación de cualquier nueva herramienta requiere un esfuerzo coordinado en varias materias. Por lo tanto, asegúrese de hacer una pausa y celebrar los hitos que ha alcanzado en su estrategia de adopción de Copilot. Reconozca los esfuerzos de los equipos que contribuyeron al éxito de la implementación e identifique a los usuarios avanzados. Estas historias sirven como sólidas fuentes de inspiración y muestran cómo Copilot puede ofrecer beneficios tangibles dentro de su organización. Los casos de éxito también desempeñan un papel fundamental en el impulso de la adopción, la participación de las partes interesadas y la garantía de que su organización maximiza el impacto de Copilot al tiempo que mantiene la transparencia y las expectativas realistas.

Fase 4: Ampliación y optimización

Los pasos incluidos en esta fase están diseñados para ampliar Microsoft 365 Copilot con agentes de Copilot.

Paso 11: Adaptar Copilot a su negocio

A medida que los equipos mejoren en el uso de Copilot, querrán poder conectarse más profundamente a los datos empresariales, las aplicaciones y los flujos de trabajo que residen fuera de Microsoft 365. Esta capacidad es posible cuando los desarrolladores amplían Microsoft 365 Copilot con los agentes que compilan en Microsoft Copilot Studio.

• Copilot tierra a todos sus datos empresariales. Proporcione a los agentes de Copilot acceso seguro a los sistemas de registro de su organización, incluidas las bases de datos de la empresa, los back-end personalizados e incluso los sistemas heredados locales. Esto permite a Copilot comprender mejor su negocio y aprender qué aplicaciones y recursos consultar para responder mejor a las preguntas y preguntas de los usuarios.
• Automatización de flujos de trabajo con agentes. Los usuarios pueden crear agentes para simplificar y automatizar flujos de trabajo y procesos empresariales tediosos, como el envío de gastos, la incorporación de empleados y la actualización de las ventajas.
• Cree agentes en el flujo de trabajo. Cree y publique rápidamente agentes directamente en las aplicaciones que los empleados usan con más frecuencia, como Teams, Business Chat y SharePoint. Copilot se conecta fácilmente a sistemas fuera de Microsoft 365 para ayudarle a sacar el máximo partido a la inteligencia artificial. Por ejemplo, si tuviera que dar a Copilot acceso a su directiva de viaje en SharePoint y a los presupuestos de gastos en curso en SAP, podría dar una respuesta precisa y de autoservicio a una pregunta de empleado como"¿ Cuánto del presupuesto de viajes de mi equipo queda en este trimestre?"
• Controlar y administrar agentes fácilmente. Aunque los desarrolladores crean agentes, el servicio de TI sigue estando a cargo. Debe administrar de forma centralizada los agentes recién creados y protegerlos con los controles de acceso, los controles de usuario y el análisis adecuados.

Paso 12: Optimización con agentes basados en roles

Microsoft publica continuamente nuevos agentes de Copilot listos para usar y adaptados a tareas y funciones específicas, por lo que no es necesario empezar desde cero. Los siguientes agentes basados en roles están disponibles actualmente o en versión preliminar pública:

• Microsoft 365 Copilot para servicio. Este agente amplía el centro de contactos existente con inteligencia artificial para mejorar las experiencias de servicio y aumentar la productividad del agente.
• Microsoft 365 Copilot para ventas. Este agente se conecta con la plataforma de administración de relaciones con clientes (CRM) para incorporar información de ventas e inteligencia artificial de última generación al flujo de trabajo.
• Microsoft 365 Copilot para finanzas. Este agente se conecta a los sistemas financieros de su organización para proporcionar automatización del flujo de trabajo específica del rol, acciones guiadas y recomendaciones en Microsoft Outlook, Excel, Microsoft Teams y otras aplicaciones de Microsoft 365.

Estas áreas son solo algunas en las que podría considerar la posibilidad de ampliar Copilot para roles específicos. Tenga en cuenta que Microsoft está aquí para apoyar a su organización a medida que los usuarios aprenden nuevas aptitudes de inteligencia artificial y trazar un camino hacia adelante para su empresa.