Configurar la directiva de expiración de grupos de Microsoft 365.
Con el aumento del uso de los grupos de Microsoft 365 y Microsoft Teams, los administradores y los usuarios necesitan una forma de limpiar los grupos y equipos que no usen. Una directiva de expiración de los grupos de Microsoft 365 de expiración puede ayudar a quitar grupos inactivos del sistema y a tener las cosas más limpias. La expiración está desactivada de forma predeterminada, por lo que deberá habilitar la característica para su organización.
Cuando un grupo expire, también se eliminarán todos los servicios asociados (el buzón, Planner, el sitio de SharePoint, equipo, etc.).
Cuando un grupo expira, se "elimina de forma suave", lo que significa que todavía se podría recuperar durante un máximo de 30 días.
Los administradores pueden especificar un período de expiración y cualquier grupo inactivo, incluidos los equipos archivados que llegan al final de ese período y no se renuevan, se eliminarán. El período de expiración comenzará cuando se cree el grupo o en la fecha en que se renovó por última vez. A los propietarios del grupo se les enviará automáticamente un correo electrónico antes de la expiración, lo que les permitirá renovar el grupo para otro intervalo de expiración. Los usuarios de Teams verán notificaciones persistentes en Teams.
Los grupos que se usen activamente se renovarán automáticamente. Cualquiera de las siguientes acciones desencadenará la renovación automática del grupo:
- SharePoint: ver, editar, descargar, mover, compartir o cargar archivos. (Ver una página de SharePoint no cuenta como una acción para la renovación automática).
- Outlook: unirse al grupo, leer o escribir un mensaje de grupo desde el grupo y dar me gusta a un mensaje (Outlook en la Web).
- Teams: visitar un canal de equipo.
- Viva Engage: vea una publicación dentro de una comunidad de Yammer o un correo electrónico interactivo en Outlook.
Configurar directiva de expiración de grupos de Microsoft 365
Inicie sesión en Microsoft Entra Admin Center como administrador global.
En el panel izquierdo, seleccione la sección Grupos y, a continuación, seleccione Expiración para abrir la configuración de expiración.
A continuación, en la página Expiración, puede especificar:
Duración del grupo (en días): establece la duración del grupo en días con los valores predeterminados de 180, 365 o personalizado. La configuración personalizada requerirá una duración de al menos 30 días.
Contacto de correo electrónico para grupos sin propietarios: especifique una dirección de correo electrónico a la que se deberán enviar las notificaciones de renovación y expiración cuando un grupo no tenga propietario. Si el grupo no tiene un propietario, los correos electrónicos de expiración se dirigirán a un administrador especificado.
Habilitar la expiración de estos grupos de Microsoft 365 (Todos, Seleccionados o Ninguno): seleccione el grupo de Microsoft 365 para el que desee configurar esta directiva de expiración. Según sus preferencias: podrá establecer la directiva para todos los grupos dentro de su empresa, solo para los grupos seleccionados o, también, puede desactivarla por completo. Para esto último, seleccione Ninguno.
Para finalizar la configuración, seleccione el botón Guardar.
¿Quién puede configurar y usar la directiva de expiración de grupos de Microsoft 365?
La expiración del grupo es una característica que se incluye en una suscripción de Microsoft Entra ID P1 o P2. Esta licencia es necesaria para el administrador que necesita configurar los valores y los miembros de los grupos afectados; todos ellos deben tener asignadas licencias de Id. P1 o P2 de Microsoft Entra.
Hay dos tipos de roles dentro de una empresa que tenga privilegios diferentes respecto a directivas de expiración:
| Rol | Qué pueden hacer |
|---|---|
| Administrador global de Office 365, administrador de usuarios | Cree, lea, actualice o elimine la configuración de directiva de expiración de grupos de Microsoft 365. |
| Usuario | Renovar o restaurar un grupo de Microsoft 365 que posean |
Cómo funciona la expiración con la directiva de retención
Si ha configurado una directiva de retención para grupos en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, la directiva de expiración funciona perfectamente con la directiva de retención. Cuando un grupo expire, las conversaciones y los archivos del buzón del grupo en el sitio de grupo se conservarán en el contenedor de retención durante el número específico de días definido en la directiva de retención. Sin embargo, los usuarios no verán el grupo ni su contenido después de la expiración.
Cómo y cuándo el propietario de un grupo puede saber si sus grupos van a expirar
Los propietarios del grupo solo recibirán una notificación por correo electrónico. Si el grupo se creó mediante Planner, SharePoint o cualquier otra aplicación, las notificaciones de expiración siempre se enviarán por correo electrónico. Si el grupo se creó mediante Teams, el propietario del grupo recibirá una notificación para renovarlo a través de la sección de actividad.
30 días antes de que expire el grupo, los propietarios del grupo (o las direcciones de correo electrónico que especificó para los grupos que no tienen propietario) recibirán un correo electrónico que les permitirá renovar fácilmente el grupo. Si no lo renuevan, recibirán otro correo electrónico de renovación 15 días antes de la expiración. Si aún no lo han renovado, recibirán una notificación por correo electrónico más el día anterior a la expiración.
Si por alguna razón ninguno de los propietarios o administradores renueva el grupo antes de que expire, el administrador podrá restaurarlo hasta 30 días después de la expiración.
Los permisos necesarios para restaurar un grupo podrán ser cualquiera de los siguientes roles:
| Rol | Permisos |
|---|---|
| Administrador global, administrador de grupo, soporte técnico de nivel de asociado 2 y administrador de Intune | Podrá restaurar cualquier grupo Microsoft 365 eliminado |
| Compatibilidad con el administrador de usuarios y el nivel de asociado 1 | Podrá restaurar cualquier grupo de Microsoft 365 eliminado excepto aquellos grupos asignados al rol de administrador de empresa |
| Usuario | Podrán restaurar cualquier grupo de Microsoft 365 eliminado que sea de su propiedad |
Para más información, vea:
Configurar la directiva de expiración para grupos de Microsoft 365
Restauración de un grupo de Microsoft 365 eliminado en el identificador de microsoft entra