Ejercicio: Compartir flujos
Los flujos compartidos amplían el potencial de Power Automate para grupos de personas. Al fin y al cabo, ¿por qué debería disfrutar de las ventajas del aumento de la automatización en su entorno de trabajo una sola persona?
Estas son algunas de las ventajas de los flujos compartidos:
- Varios usuarios pueden poseer y administrar un flujo juntos.
- Si el creador de un flujo compartido abandona la organización, los otros propietarios del flujo pueden seguir ejecutándolo.
- Todos los propietarios de un flujo compartido pueden ver su historial, administrar sus propiedades, editarlo, agregar y quitar propietarios y eliminarlo.
Si es el creador o un propietario de un flujo compartido, verá que aparece indicado en la pestaña Compartido conmigo en Power Automate.
Nota
- Las conexiones compartidas solo se pueden usar en el flujo en el que se hayan creado.
- Los propietarios pueden usar servicios en un flujo, pero no pueden cambiar las credenciales para una conexión que haya creado otro propietario.
Requisitos previos
Para crear un flujo compartido, debe tener un plan de pago de Power Automate. Además, para agregar más propietarios a un flujo compartido o quitar propietarios, debe ser el creador o un propietario.
Crear un flujo compartido
Para crear un flujo compartido, puede agregar más propietarios a un flujo existente. Después de agregar nuevos propietarios a un flujo, este aparece en la pestaña Compartido conmigo.
Inicie sesión en Power Automate a través de la cuenta de su organización.
Seleccione Mis flujos.
Seleccione el botón Compartir para el flujo que quiera cambiar.
En la sección Propietarios, escriba el nombre, la dirección de correo electrónico o el nombre de grupo de la persona que quiere agregar como propietario.
En la lista que aparece, seleccione el usuario o grupo que quiere agregar.
El usuario o grupo se convierte en propietario del flujo.
Tenga en cuenta que, cuando comparte un flujo, aparece en la pestaña Compartido conmigo. Ya no aparece en la pestaña Flujos de nube.
Agregar Listas Microsoft como copropietario de un flujo
Puede agregar una lista creada con Listas Microsoft como copropietario de un flujo. De esa manera, cualquiera que tenga acceso de edición a la lista obtiene automáticamente acceso de edición en el flujo. Una vez que se comparta el flujo, puede simplemente distribuir un vínculo al mismo.
Importante
Los usuarios de SharePoint deben tener permiso de edición o ser miembros del grupo Miembros o Propietarios para ejecutar flujos en SharePoint.
Restricciones en los cambios a flujos
Agregar un propietario a un flujo de nube es la forma más común de compartir un flujo de nube. El nuevo propietario del flujo de nube también puede realizar estas acciones:
Consultar el historial de ejecución.
Administrar las propiedades del flujo (por ejemplo, iniciar o detener el flujo, agregar propietarios o actualizar las credenciales para una conexión).
Editar la definición del flujo (por ejemplo, agregar o eliminar una acción o condición).
Agregar o eliminar otros propietarios (pero no el creador del flujo).
Elimine el flujo.
Una vez que se haya compartido un flujo, ya no aparecerá en la opción Flujos de nube, sino en Compartido conmigo.
Importante
Los propietarios pueden usar servicios en un flujo de nube, pero no pueden modificar las credenciales para una conexión que haya creado otro propietario. Además, las conexiones compartidas solo se pueden usar en el flujo en el que se hayan creado.
Eliminar un propietario
Importante
Si elimina a un propietario cuyas credenciales se usan para acceder a los servicios de Power Automate, asegúrese de actualizar las credenciales de esas conexiones para que el flujo siga funcionando correctamente.
En la pestaña Compartido conmigo, haga clic en el botón Compartir para el flujo que quiere cambiar.
Haga clic en el botón Eliminar para el propietario que quiera quitar.
Conexiones insertadas y otras
Las conexiones que se usan en un flujo se dividen en dos categorías:
- Insertadas: estas conexiones se usan en el flujo.
- Otras: estas conexiones se han definido para el flujo, pero no se usan en él.
Si deja de usar una conexión en un flujo, esa conexión aparece en la lista de conexiones Otros. Se mantendrá ahí hasta que un propietario la vuelva a incluir en el flujo.
Para ver la lista de conexiones, cambie el flujo compartido.
En la pestaña Compartido conmigo, haga clic en el botón Compartir para el flujo que quiere cambiar.
La lista de conexiones aparece en la lista de propietarios en las propiedades del flujo.