Configurar el kit básico de automatización de documentos
Contenido de la unidad:
Saber cuáles son las personas predefinidas admitidas y qué características están disponibles.
Descubrir cómo configurar los roles.
Entender cómo se crea un modelo de procesamiento de formularios para extraer datos de sus documentos.
Evaluar cómo preparar la canalización para procesar sus documentos.
La persona destinataria de la configuración de roles y permisos debe:
Comprender qué usuarios deben tener acceso a qué funciones.
Tener buen conocimiento del control de acceso basado en roles de Microsoft Power Platform.
Los creadores suelen ser adecuados para esta tarea.
El kit básico de automatización de documentos proporciona una implementación básica de control de acceso basado en roles que le permite controlar las características disponibles para cada persona descrita en la unidad anterior, el revisor manual y el propietario del proceso.
Las características disponibles en la aplicación de validación para cada persona se resumen en la tabla.
| Característica | Revisor manual | Propietario del proceso |
|---|---|---|
| Rol de Dataverse | Revisor de automatización de documentos | Personalizador del sistema |
| Acceder a la pestaña Configuración | X | |
| Configurar el modelo que se va a utilizar | X | |
| Acceder a la pestaña Documentos | X | X |
| Ver documentos | Solo en estado Revisión manual si todavía no lo ha abierto otro revisor* | X |
| Filtrar la lista de documentos por estado | X | |
| Abrir el visor en paralelo (archivo/datos extraídos) | X | X |
| Editar campos | X | X |
| Validar un documento | X | X |
| Eliminar un documento | X |
Cuando alguien abre un documento procesado, se lo asigna automáticamente. Otros validadores ya no verán este documento en la lista y obtendrían un error si intentaran actualizarlo.
Nota
Si su empresa no necesita tener control de acceso basado en roles, simplemente puede asignar el rol Personalizador del sistema para todos.
Configuración de roles
Abra el Centro de administración de Microsoft Power Platform y seleccione su entorno; luego seleccione Configuración en la parte superior.
Expanda Usuarios + permisos y seleccione Usuarios.
Seleccione Administrar usuarios en Dynamics 365 en la cinta superior.
Seleccione al usuario y, a continuación, Administrar roles, en la parte superior de la página.
Agregue el rol Personalizador del sistema a Propietarios de procesos o el rol Revisor de automatización de documentos a Revisores manuales.
Seleccione los puntos suspensivos ... en la parte superior de la página y elija Vistas del sistema.
En el panel izquierdo, seleccione Roles de seguridad y haga doble clic en Personalizador del sistema, en la lista.
Seleccione la pestaña Administración de empresas y, en Rol de seguridad, habilite el privilegio Unidad de negocio para Crear y Escribir; luego, seleccione Guardar y cerrar.
Crear un modelo de procesamiento de formularios
El siguiente paso es crear un modelo de procesamiento de formularios que extraiga los datos del documento con AI Builder.
Siga el módulo Introducción al procesamiento de formularios en AI Builder para aprender a hacerlo.
Sugerencia
Para crear un modelo de AI Builder, necesita al menos 5 muestras de documentos. Si sus proveedores envían documentos con varios diseños, debería considerar crear una colección por tipo de documento y modelo.
Opcionalmente, configure reglas en los correos electrónicos recibidos.
Puede personalizar la forma en que se procesan los correos electrónicos seleccionando Ver solución en Documentos y facturas personalizados, en la pestaña Procesamiento de documentos de Centro de IA.
Seleccione Kit básico de automatización de documentos.
A continuación, seleccione Importador de correo electrónico de automatización de documentos y, en la página de detalles del flujo, seleccione Editar en el banner superior.
Se encuentra en la experiencia de creación del flujo del importador de correo electrónico. Aquí puede configurar las reglas de correo electrónico para filtrar los correos electrónicos específicos que desea procesar. Debe mantener la propiedad Incluir datos adjuntos definida como Sí, ya que este flujo considera que el documento del archivo adjunto es el documento que se va a procesar. Pero puede configurar filtros por tema, remitentes, etc., según sus necesidades.
Configurar el modelo que se va a utilizar
Rol
La persona destinataria de la configuración de proveedores debe:
Tener una visión general de los proveedores de la empresa y obtener muestras de estos documentos.
Tener un buen conocimiento de AI Builder, lo cual incluye la creación de un modelo de procesamiento de formularios.
Los creadores suelen ser adecuados para esta tarea.
Una vez que se crea el modelo, se puede usar en la canalización.
Inicie la Aplicación de automatización de documentos desde Automatización de documentos de Power Automate seleccionando Aplicación abierta. Llegará a la página de la lista de documentos con todos los documentos procesados.
Seleccione la pestaña Configuración y luego Agregar configuración para configurar el modelo de IA que se utilizará.
Ahora debe seleccionar un modelo de AI Builder para extraer etiquetas de documentos.
Consulte Introducción al procesamiento de formularios para aprender a crear un modelo de procesamiento de formularios de AI Builder.
Una vez que se crea el modelo y se publica, puede actualizar esta página con Recargar modelos, seleccionar el modelo apropiado y hacer clic Siguiente.
La siguiente pantalla mostrará cómo se almacenarán las etiquetas del modelo en la tabla Datos de automatización de documentos de Dataverse. Seleccione Guardar.
Nota
Si actualiza el modelo cambiando la etiqueta de este, debe volver a esta página y utilizar el botón Actualizar para que los cambios se apliquen al kit de inicio y seleccionar Guardar otra vez.
El kit está listo para realizar la extracción de documentos y automatizar el procesamiento de los mismos.
Nota
Si recibe el error The specified record was not found. Server Response: Document Automation Configurations failed: Entity 'aib_documentautomationconfiguration' Does Not Exist. Deberá crear una solución no administrada en el mismo entorno; luego, deberá agregar la aplicación de automatización de documentos existente y ejecutar la aplicación desde la solución no administrada.
Ha entendido correctamente cómo puede usar el Kit básico de automatización de documentos para definir diferentes roles de seguridad y cómo debe configurarse para procesar los documentos.