Creación de informes dinámicos con parámetros
Los informes dinámicos son aquellos en los que un desarrollador puede cambiar los datos, de acuerdo con las especificaciones del usuario. Los informes dinámicos son valiosos, ya que un único informe se puede usar para varios propósitos. Si usa informes dinámicos, tendrá menos informes individuales que crear, lo que ahorrará tiempo y recursos de la organización.
Puede usar los parámetros determinando los valores cuyos datos quiere ver en el informe y el informe se actualiza en consecuencia filtrando los datos automáticamente.
La creación de informes dinámicos le permite dar a los usuarios más control sobre los datos que se muestran en los informes, ya que les permite cambiar el origen de datos y filtrar los datos.
En el ejemplo siguiente ha creado un informe para el equipo de ventas de Tailwind Traders en el que se muestran los datos de ventas en la base de datos de SQL Server. El informe proporciona una vista holística de cómo funciona el equipo de ventas. Aunque el informe es útil, los miembros del equipo de ventas quieren poder filtrarlo para ver solo sus propios datos y realizar el seguimiento de su rendimiento con respecto a los objetivos de ventas.
Creación de informes dinámicos para valores individuales
Para crear un informe dinámico, primero debe escribir la consulta SQL. Después, use la característica Obtener datos de Power BI Desktop para conectarse a la base de datos.
En este ejemplo, seguirá estos pasos para conectarse a la base de datos en SQL Server:
Una vez que haya escrito los detalles del servidor, en la ventana Base de datos SQL Server, seleccione Opciones avanzadas.
Pegue la consulta SQL en el cuadro Instrucción SQL y, después, seleccione Aceptar.
Cuando se establezca la conexión, los datos se muestran en la ventana de vista previa.
Seleccione Editar para abrir los datos en el Editor de Power Query.
A continuación, siga estos pasos para crear el parámetro:
En la pestaña Inicio, seleccione Administrar parámetros Nuevo parámetro>.
En la ventana Parámetros, cambie el nombre del parámetro predeterminado por otro más descriptivo, para que su finalidad quede clara. En este caso, cambiará el nombre por SalesPerson.
Seleccione Texto en la lista Tipo y Cualquier valor en la lista Valor sugerido.
Seleccione Aceptar.
Ahora se mostrará una consulta nueva para el parámetro que ha creado.
Ahora tendrá que ajustar el código de la consulta SQL para evaluar el nuevo parámetro:
Haga clic con el botón derecho en Consulta1 y seleccione Editor avanzado.
Reemplace el valor existente en la instrucción EXECUTE por una Y comercial (&) seguida del nombre de parámetro (SalesPerson), como se muestra en la imagen siguiente.
Asegúrese de que no se muestra ningún error en la parte inferior de la ventana y, después, seleccione Listo.
Aunque no se observa ninguna diferencia en la pantalla, Power BI ha ejecutado la consulta.
Para confirmar que se ha ejecutado la consulta, puede ejecutar una prueba si selecciona la consulta de parámetros y escribe un valor nuevo en el cuadro Valor actual.
Es posible que aparezca un icono de advertencia junto a la consulta. En ese caso, seleccione esa consulta para ver el mensaje de advertencia, en el que se indica que se requiere permiso para ejecutar esta consulta de base de datos nativa. Seleccione Editar permiso y después Ejecutar.
Cuando la consulta se ejecute correctamente, el parámetro se actualiza y muestra el nuevo valor.
Seleccione Cerrar y aplicar para volver al editor de informes.
Ahora puede aplicar el parámetro al informe:
Seleccione Editar consultas Editar parámetros>.
En la ventana Editar parámetros, escriba un valor nuevo y seleccione Aceptar.
Seleccione Aplicar cambios y, después, vuelva a ejecutar la consulta nativa.
Ahora, cuando vea los datos, verá los del nuevo valor que se ha pasado mediante el parámetro.
Ahora puede crear un informe que muestre los datos de un valor determinado cada vez. Se necesitan más pasos para mostrar los datos de varios valores al mismo tiempo.
Creación de informes dinámicos para varios valores
Para proporcionar varios valores a la vez, primero debe crear una hoja de cálculo de Microsoft Excel que tenga una tabla con una sola columna que contenga la lista de valores.
A continuación, use la característica Obtener datos de Power BI Desktop para conectarse a los datos de esa hoja de cálculo de Excel y, después, siga estos pasos:
En la ventana Navegador, seleccione Editar para abrir los datos en el Editor de Power Query, donde verá una nueva consulta para la tabla de datos.
Cambie el nombre de la columna de la tabla por otro más descriptivo.
Cambie el tipo de datos de la columna a Texto para que coincida con el tipo de parámetro y evitar problemas de conversión de datos.
En la sección Propiedades, cambie el nombre del origen de datos por otro más descriptivo. Para este ejemplo, escriba SalesPersonID.
A continuación, tendrá que crear una función que pasará la nueva consulta SalesPersonID a Consulta1:
Haga clic con el botón derecho en Consulta1 y seleccione Crear función.
Escriba un nombre para la función y, después, seleccione Aceptar.
La nueva función aparece en el panel Consultas.
Para asegurarse de que Consulta1 no aparece en la lista de campos del informe, lo que podría confundir a los usuarios, puede deshabilitar su carga en el informe si hace clic con el botón derecho en Consulta1 y selecciona Habilitar carga (seleccionada de forma predeterminada) para deshabilitar la característica.
Seleccione la consulta SalesPersonID que ha cargado desde la hoja de cálculo de Excel y, después, en la pestaña Agregar columna, seleccione Invocar función personalizada para ejecutar la función personalizada que ha creado.
En la ventana Invocar función personalizada, seleccione la función en la lista Consulta de función.
El nuevo nombre de columna se actualiza automáticamente y la tabla que contiene los valores que va a pasar mediante el parámetro está seleccionada de forma predeterminada.
Seleccione Aceptar y, si es necesario, ejecute la consulta nativa.
Aparece una nueva columna para la función GetSalesFromSalesPerson junto a la columna SalesPersonID.
Seleccione el icono de dos flechas en el encabezado de la nueva columna y active las casillas de las columnas que quiera cargar. En esta sección determina los detalles que están disponibles en el informe para cada valor (identificador de vendedor).
Desactive la casilla Usar el nombre de columna original como prefijo en la parte inferior de la pantalla, ya que no es necesario ver un prefijo con los nombres de columna en el informe.
Seleccione Aceptar.
Ahora debería poder ver los datos de las columnas que ha seleccionado para cada valor (identificador de vendedor).
Si es necesario, puede agregar más valores (identificadores de vendedor) a la columna SalesPersonID de la hoja de cálculo de Excel, o bien puede cambiar los valores existentes.
Guarde los cambios y, después, vuelva al Editor de Power Query.
En la pestaña Inicio, seleccione Actualizar vista previa y, después, vuelva a ejecutar la consulta nativa (si es necesario). Debería ver las ventas de los nuevos identificadores de vendedor que ha agregado a la hoja de cálculo.
Seleccione Cerrar y aplicar para volver al editor de informes, donde va a ver los nuevos nombres de columna en el panel Campos.
Ahora puede empezar a crear el informe.