Resuma y redacte correos electrónicos con Microsoft 365 Copilot en Outlook

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Microsoft 365 Copilot en Outlook facilita la administración de los correos electrónicos, permitiéndole centrarse más en una comunicación eficaz. Le ayuda a comprender los hilos de correos electrónicos largos, ver diferentes puntos de vista y detectar preguntas sin respuesta. Con Copilot, puede responder rápidamente usando solicitudes o convertir notas breves en correos electrónicos completos mediante recursos de Microsoft 365. También puede ajustar fácilmente el tono y la longitud del mensaje.

Resumir hilos de correo electrónico

Copilot en Outlook presenta una característica de resumen de subprocesos, diseñada para simplificar la administración de correo electrónico. Con esta característica, Outlook ofrece viñetas concisas o genera un resumen completo del hilo de correos electrónicos elegido, que se muestra encima del hilo en el panel de lectura. Este diseño facilita la comprensión de los principales puntos de las conversaciones de correo electrónico extendidas. Además, el resumen incluye vínculos a respuestas específicas, lo que permite un acceso rápido a diferentes partes del hilo.

Redactar correos electrónicos

Copilot en Outlook también presenta la característica de borrador de correo electrónico, que le ayuda a redactar correos electrónicos más rápido. Esta característica usa el procesamiento de lenguaje natural para ayudarle a escribir correos electrónicos ofreciendo sugerencias basadas en el contexto del mensaje. Copilot en Outlook también puede ayudarle a escribir correos electrónicos desde cero, usando la información que proporcione. Por ejemplo, puede iniciar un nuevo correo electrónico proporcionando un tema y algunas viñetas. Copilot en Outlook usa esta información para redactar un correo electrónico completo.

Para refinar un borrador, puede ajustar el tono o la longitud de la respuesta. Por ejemplo, puede pedir a Copilot en Outlook que haga que el correo electrónico sea más formal o casual, o que sea más largo o más corto.

Puede hacer que Copilot cree varios borradores para el mismo correo electrónico, cada uno con un tono y una longitud diferentes. A continuación, puede navegar por los distintos borradores seleccionando las flechas de avance o retroceso en la ventana de Copilot. Copilot le indica en qué borrador está (por ejemplo, 2 de 3). Al hacerlo, puede seleccionar la flecha de avance o retroceso para moverse rápidamente de un borrador a otro.

Es importante tener en cuenta los siguientes elementos al revisar un borrador de Copilot:

• Preste especial atención al saludo al principio (estimado/hola, etc.) y al cierre complementario al final (atentamente, saludos cordiales, gracias, etc.). ¿Están en el tono adecuado para el público destinatario y el tipo de mensaje que se quiere transmitir? Por ejemplo, para un correo electrónico de carácter serio o profesional, probablemente no querrá que su saludo sea "Hola".
• Tenga en cuenta el tono general del mensaje. ¿Es demasiado informal, demasiado formal o demasiado directo para el tipo de correo electrónico que desea?
• Compruebe la longitud del mensaje. ¿Es demasiado corto y no transmite de forma adecuada los aspectos esenciales del mensaje? ¿O se alarga demasiado, saturando al destinatario de texto superfluo? Tenga en cuenta también el público al que se dirige en lo que respecta a la longitud. Los directivos suelen preferir correos electrónicos más breves con viñetas que vayan rápidamente al grano en lugar de párrafos largos.
• ¿El mensaje explica los elementos en términos demasiado simplistas o complicados para el público destinatario? Por ejemplo, los elementos que se explican en términos simplistas pueden parecer condescendientes cuando el público destinatario es avanzado. Por ejemplo, cuando Copilot menciona vpn por primera vez en un correo electrónico a los profesionales de TI, ¿lo sigue diciendo "que significa Red privada virtual?". Por el contrario, los destinatarios pueden optimizar y no absorber los puntos esenciales del mensaje cuando un correo electrónico:
  • Es demasiado complicado.
  • Incluye demasiados términos técnicos para un público no técnico.
  • No describe el significado de un acrónimo cuando el público puede no estar familiarizado con el contenido.

Copilot en Outlook ofrece las siguientes opciones para administrar el desarrollo de borradores en la ventana de Copilot:

• Icono Generar (flecha arriba). Seleccione el icono Generar cuando quiera que Copilot cree su primer borrador de correo electrónico o actualice un borrador. Por ejemplo, puede pedir a Copilot que cambie el saludo, el cierre complementario o algo en el cuerpo del borrador. Al enviar una solicitud seleccionando el icono Generar , Copilot crea un borrador completamente nuevo, pero no regenera el texto del borrador. En su lugar, aplica los cambios solicitados al borrador actual y deja solo el resto del borrador. Por ejemplo, supongamos que está en el borrador 2 de 3. Le gusta este borrador, pero no su saludo. Así que escribe un mensaje en el que pide a Copilot que cambie el saludo. A continuación, seleccione el icono Generar al final del campo de solicitud para enviar esta solicitud. A su vez, Copilot crea el borrador 4 (por lo que aparece 4 de 4 en la ventana de Copilot). El borrador 4 es exactamente el mismo que el borrador 2, pero con un saludo nuevo, ya que ese era el único cambio que solicitó.
• Mantener. Al seleccionar la opción Conservar en la ventana Copilot, Copilot copia el borrador actual (por ejemplo, 2 de 5) en el cuerpo del mensaje en el formulario de correo electrónico de Outlook. Al hacerlo, Outlook cierra la ventana de Copilot, que elimina todos los borradores de Copilot. Con Copilot cerrado, puede enviar o seguir editando el mensaje de correo electrónico. Cuando trabaja en Copilot, no puede editar manualmente los borradores que Copilot crea, ni tampoco puede enviar un borrador de Copilot. Solo Copilot puede editar un borrador, lo que hace en respuesta a una solicitud de cambio que realice en una solicitud, cuando cambie la configuración de tono o longitud, o cuando solicite que regenere un borrador completamente nuevo. Debe conservar un borrador para convertirlo en el cuerpo real del correo electrónico antes de poder editarlo o enviar el correo electrónico. Recuerde que, una vez que mantenga un borrador, Copilot se cerrará y se eliminarán todos los demás borradores.
• Descartar. Al seleccionar la opción Descartar en la ventana Copilot, Outlook mantiene abierto el formulario de correo electrónico, con las líneas To, CC y Subject intactas, pero cierra la ventana Reescritura con Copilot y elimina todos los borradores de Copilot. Si ha adjuntado un archivo al correo electrónico, permanece adjunto.
• Vuelva a intentarlo. La opción Reintentar crea un nuevo borrador cuando está satisfecho con el tono y la longitud de un borrador seleccionado, y no tiene ningún otro cambio que desee que Copilot realice. Por ejemplo, supongamos que le gusta el tono y la longitud del borrador 2 de 5. Sin embargo, quiere ver si Copilot puede mejorar en el mensaje, por lo que seleccione la opción Reintentar . Copilot crea el borrador 6, que se basa en el tono y la longitud del borrador 2. Puede seleccionar la opción Reintentar varias veces en una fila si lo desea, solo para ver cómo Copilot cambia el cuerpo del mensaje en cada nuevo borrador que crea.

Obtener formación por correo electrónico

Copilot en Outlook le ayuda a elaborar correos electrónicos más eficaces con formación por correo electrónico. La inteligencia artificial avanzada asistente analiza los borradores de correo electrónico y sugiere ajustes en el tono, la opinión y la claridad para una comunicación más fluida.

Importante

Copilot en Outlook solo admite cuentas profesionales o educativas, y cuentas Microsoft que usan outlook.com, hotmail.com, live.com y msn.com direcciones de correo electrónico en este momento. Email cuentas de proveedores de correo electrónico de terceros como Gmail, Yahoo e iCloud pueden usar Outlook, pero no pueden acceder a las características de Copilot.

Realice el siguiente paso para que Copilot revise su correo electrónico y proporcione sugerencias de entrenamiento:

1. En el nuevo Outlook para Windows o outlook clásico para Windows, abra una nueva ventana de correo electrónico. Escriba su mensaje de correo electrónico o haga que Copilot cree un borrador para usted.

2. Si decide hacer que Copilot cree el borrador, finalmente debe seleccionar la opción Conservar para poder elegir la opción Coaching en el paso siguiente. La opción Entrenamiento no está habilitada cuando Copilot está en el proceso de borrador de correo electrónico.

3. Seleccione el icono de Copilot en la barra de herramientas y, a continuación, seleccione Coaching en el menú desplegable. A su vez, Copilot revisa su correo electrónico y ofrece sugerencias sobre cómo mejorar el tono, la claridad y la opinión del lector.
   

   

4. Si desea aplicar todas las sugerencias de Copilot a la vez, seleccione la opción Aplicar todas las sugerencias . Al hacerlo, se crea un borrador del correo electrónico con las mejoras recomendadas. O bien, si prefiere incorporar sugerencias individualmente, puede hacerlo manualmente copiando y pegando en las sugerencias seleccionadas. Si quieres que Copilot revise tu correo electrónico y ofrezca un conjunto diferente de sugerencias, selecciona la opción Reintentar . O bien, seleccione la opción Descartar para cerrar la ventana Entrenamiento.

5. Si seleccionó la opción Aplicar todas las sugerencias , se le presentará un nuevo menú que le permite reemplazar el correo electrónico por el borrador que contiene todas las sugerencias. Hay disponibles otras opciones de menú, como descartar el borrador (que no realiza ningún cambio en el correo electrónico original), volver a generar un nuevo borrador e insertar el borrador de texto debajo del texto existente en el correo electrónico real.

6. Una vez que esté satisfecho, envíe su correo electrónico.