Redactar y resumir documentos con Microsoft 365 Copilot en Word

5 minutos

Microsoft 365 Copilot en Word transforma el proceso de creación y refinamiento de documentos, lo que le permite generar contenido atractivo con facilidad. Copilot ayuda a redactar desde cero, mejorar el texto existente y capturar la esencia de artículos largos. Con Copilot, puede iniciar un documento mediante breves indicaciones, incorporar sin problemas recursos de todo Microsoft 365 y ajustar fácilmente tanto el tono como la concisión de tu redacción.

Borrador de un nuevo documento

Uno de los objetivos de Copilot en Word es simplificar la creación y modificación de documentos. Al abrir un documento nuevo o agregar una nueva sección a un documento existente, aparece la ventana Borrador con Copilot . Puede pedir a Copilot algo sencillo, como "escribir un ensayo sobre el béisbol", o dar instrucciones detalladas, incluidos esquemas, notas o referencias de archivo. El botón Hacer referencia al contenido le permite agregar hasta tres archivos existentes a la indicación a la que Copilot puede hacer referencia al generar el documento.

Captura de pantalla que muestra la ventana Borrador con Copilot en Word.

Cuando se usa Copilot en Word para generar un nuevo documento, se crea un borrador del documento. Al trabajar en modo borrador, tiene dos opciones de actualización:

Volver a generar un nuevo borrador. A veces es posible que no esté satisfecho con el borrador actual, pero no quiere solicitar más cambios. Solo quieres que Copilot empiece de nuevo y cree algo diferente. En ese caso, puede seleccionar el icono Volver a generar para que Copilot cree una versión completamente nueva del documento en función de la indicación inicial. Al hacerlo, Copilot crea un nuevo borrador del documento. Copilot ayuda a administrar diferentes versiones del documento, lo que facilita el seguimiento de los cambios y la reversión a versiones anteriores si es necesario.
Actualizar el borrador actual. Si está parcialmente satisfecho con el borrador actual, pero quiere que Copilot realice algunos cambios en él, escriba una solicitud con su solicitud. Si solicita que Copilot agregue o cambie algo en el borrador actual, generará un nuevo borrador del documento con los cambios aplicados.

Sigue trabajando en el modo de borrador de Copilot, donde Copilot realiza todos los cambios que le solicita. En la parte inferior de la última página del borrador, Word muestra la ventana Copilot, que proporciona las siguientes opciones:

Captura de pantalla que muestra la ventana de Copilot en Word con todas las opciones resaltadas y etiquetadas.

A: borrador actual. Al seleccionar el icono Volver a generar o escribir una indicación para solicitar un cambio, Copilot crea un nuevo borrador mientras conserva el acceso a los anteriores. El borrador actual que se muestra en esta imagen es el borrador 1 de 2. Para revisar un borrador anterior, seleccione la flecha hacia atrás. Para pasar de un borrador anterior a un borrador posterior, seleccione la flecha hacia delante. En este ejemplo, la flecha hacia atrás está deshabilitada, ya que ya está mirando el primer borrador. Si selecciona la flecha hacia delante, pasará del borrador 1 de 2 al borrador 2 de 2. Se mostraría el borrador 2, que ahora sería el borrador actual.
B- Editar símbolo del sistema. Al seleccionar este campo, se muestra toda la indicación que especificó inicialmente y se le permite editarla. Al enviar la solicitud con la indicación editada, Copilot crea un nuevo borrador en base a la indicación editada.
C: Mantener. Una vez que esté satisfecho con el borrador actual que se muestra, seleccione el botón Mantener para llevar el borrador actual a un documento de Word. En efecto, pasas del modo de borrador de Copilot al modo de Word normal y la ventana de Copilot desaparece. Puede seguir usando Copilot para actualizar el documento, pero como ya no está en modo borrador, debe usar el Panel de Copilot para hacerlo. Para abrir el Panel de Copilot, seleccione la opción Copilot en la cinta de opciones del Word.
D: Volver a generar. Si no está satisfecho con el borrador actual, seleccione el icono Volver a generar para que Copilot cree una versión completamente nueva desde cero.
E: Descartar. Si quiere eliminar todos los borradores que Copilot creó y empezar de cero, seleccione el icono Descartar. Al hacerlo, volverá a un documento en blanco. Seleccione el icono Copilot para mostrar la ventana Borrador con Copilot para empezar de nuevo.
F: Campo de indicación para solicitar cambios. Si quiere actualizar el borrador actual, escriba la solicitud en este campo y seleccione el icono (flecha) Generar que aparece al lado derecho del campo. Si envía una solicitud para que agregue o cambie algo en el borrador actual, Copilot generará un nuevo borrador del documento con los cambios aplicados.

Si selecciona en un documento e intenta escribir algo cuando está en modo borrador, la ventana de Copilot desaparece. Hacerlo es básicamente lo mismo que seleccionar el botón Mantener. Te saca del modo de borrador de Copilot y el contenido está ahora en un documento oficial de Word. Aunque puede seleccionar el icono Copilot en la cinta de Word para abrir el Panel de Copilot, la opción Volver a generar no está disponible, ya que ya no está trabajando en el modo de borrador de Copilot.

Use el Panel de Copilot para chatear con Copilot en Word

Al abrir un documento Word existente, puede seleccionar el icono Copilot en la cinta de opciones de Word para abrir el Panel de Copilot. Esto le permite usar Copilot para actualizar el documento existente. Igual que cuando selecciona el botón Mantener en un borrador que Copilot creó desde cero, el borrador se convierte ahora en un documento normal de Word. Dado que ya no está trabajando en el modo borrador, debe usar el Panel de Copilot para actualizar el documento que ha mantenido.

Captura de pantalla que muestra el Panel de Copilot en Microsoft Word.

El Panel de Copilot ofrece una interfaz conversacional para realizar varias tareas, lo que hace que la creación y edición de documentos sea aún más intuitiva. Algunas acciones disponibles son:

Generar un resumen del documento actual.
Ajustar el formato y el idioma dentro del documento.
Haga preguntas sobre el contenido del documento.

Para acceder a Chat de Copilot, seleccione el icono de Copilot situado en la pestaña Inicio de la cinta de opciones. Esta característica está diseñada para responder a consultas amplias y específicas relacionadas con el documento. Admite un chat interactivo, lo que le permite analizar, iterar y refinar los detalles. Ya sea que necesite un resumen completo, información de contenido específica o ideas nuevas, como tablas o listas, Copilot está listo para ayudarle.

Comandos de chat para explorar

Sobre el contenido del documento existente:

"¿Cuáles son los puntos clave de este documento?"
"Resumir este documento".
"¿Hay una llamada a la acción?"

Para obtener información externa:

"¿Puede proporcionar una receta para un pastel de queso clásico?"
"Enumere los ingredientes de un pastel de queso en un formato de lista con viñetas".
"Dame un ejemplo de haiku sobre limonada Contoso".

Vinculación de archivos en Copilot en Word

Una de las características más populares de Copilot en Word es que puede hacer que cree un documento basado en la información de otro documento. Por ejemplo, escribir un discurso en base a un esquema u otro documento. Para ello, vincule el archivo a una indicación de Copilot. Puede vincular varios archivos, que deben almacenarse en una cuenta de OneDrive o en un sitio de SharePoint. No se puede vincular un archivo almacenado localmente en el equipo.

Puede vincular el archivo a la indicación de Copilot mediante uno de los métodos siguientes:

Seleccione el archivo en la lista de archivos usados recientemente. Al abrir o guardar un archivo, la aplicación agrega el archivo a su lista Usados recientemente (MRU, por sus siglas en inglés). Cuando trabaja en Copilot y selecciona el botón Hacer referencia a este archivo (o Hacer referencia a este contenido, dependiendo de la aplicación), Copilot muestra un menú desplegable que contiene los tres archivos usados recientemente. También muestra un vínculo que le permite examinar todos los archivos de la lista de MRU.
Copie la ruta de acceso al archivo en Explorador de archivos. En Explorador de archivos, puede buscar el archivo en OneDrive, hacer clic con el botón derecho en el archivo y seleccionar la opción Copiar como ruta de acceso. Al hacerlo, copia la dirección URL del archivo en el Portapapeles. En la indicación de Copilot, puede escribir una barra diagonal (/) y, a continuación, pegar en la dirección URL.
Abra el archivo y copie su ruta de acceso mediante la opción Compartir. Puede abrir el archivo en su aplicación correspondiente y, a continuación, en la barra de menús, seleccione la opción Compartir. En el menú desplegable que aparece, seleccione la opción Copiar vínculo. En la indicación de Copilot, puede escribir una barra diagonal (/) y, a continuación, pegar en la dirección URL.

Nota:

También puede vincular archivos a indicaciones usadas en otras aplicaciones de Copilot, como Copilot en Outlook y Copilot en PowerPoint. Los mismos métodos de requisito y vinculación también se aplican en esas aplicaciones.

Facilitar la colaboración mediante la coautoría en tiempo real

La creación de contenido suele implicar la colaboración con otros creadores, editores y partes interesadas. La integración de Microsoft 365 Copilot en Microsoft Word facilita la colaboración sin problemas al permitir que varios usuarios accedan y editen el documento simultáneamente. Esta característica de colaboración en tiempo real simplifica el proceso de revisión y aprobación, lo que garantiza que el script final cumpla las expectativas de todos.

A medida que se realizan cambios, todos los colaboradores pueden verlos al instante. Este diseño garantiza que todos trabajen siempre con la versión más actualizada del documento. Los usuarios pueden dejar comentarios y sugerencias directamente en el documento. Copilot puede ayudar al resumir estos comentarios, lo que facilita la respuesta de forma eficaz.

Cuando alguien comparte un documento de Word con usted, el correo electrónico que recibe incluye un vínculo que abre el documento en el explorador web: en Word para la web. Seleccione Editar edición de documentos>en el explorador.

Captura de pantalla de la ventana Editar en el explorador cuando quiera abrir un documento en el explorador web.

Si alguien más está trabajando en el documento, verá su presencia y los cambios que está realizando. Esta práctica se conoce como coautoría o colaboración en tiempo real. Desde aquí, si prefiere trabajar en la aplicación de Word, cambie de Edición a Abrir en aplicación de escritorio, cerca de la parte superior de la ventana.

Captura de pantalla del menú Edición de Word si desea cambiar a abrir un documento en la aplicación de escritorio.

Precaución

Si usa Word 2013 o una versión anterior, o si no es suscriptor de Microsoft 365, puede editar un documento al mismo tiempo que otros usuarios trabajan en él, pero la colaboración en tiempo real no está disponible. Las características de colaboración en tiempo real están disponibles a partir de Office 2016 y se han mejorado en Office 2019 y Microsoft 365 (anteriormente Office 365). Si la colaboración en tiempo real no está disponible, debe guardar el documento de vez en cuando para ver los cambios de otros usuarios y compartir los suyos.