Descripción de la administración de registros
Las organizaciones de todos los tipos requieren una solución para administrar los registros normativos, legales y críticos para la empresa en todos los datos corporativos. La Administración de registros en Microsoft Purview ayuda a una organización a atender sus obligaciones legales. También ayuda a demostrar el cumplimiento normativo y aumenta la eficacia con la eliminación periódica de los elementos que ya no es necesario conservar, ya no tienen valor o ya no son necesarios para fines empresariales. La Administración de registros en Microsoft Purview abarca muchas características, entre las que se incluyen las siguientes:
- Etiquetado del contenido como un registro.
- Establecimiento de directivas de retención y eliminación dentro de la etiqueta del registro.
- Desencadenamiento de la retención basada en eventos.
- Revisión y validación para la eliminación.
- Prueba de eliminación de registros.
- Exportación de información sobre los elementos eliminados.
Cuando el contenido se etiqueta como un registro, mediante una etiqueta de retención, ocurre lo siguiente:
- Se aplican restricciones para impedir determinadas actividades.
- Se registran las actividades.
- La prueba para la eliminación se mantiene al final del período de retención.
Para permitir que los elementos se marquen como registros, un administrador configura etiquetas de retención.
Elementos como los documentos y los correos electrónicos se pueden marcar como registros en función de las etiquetas de retención. Los elementos pueden estar marcados como registros, pero también se pueden mostrar como registros reglamentarios. Los registros reglamentarios proporcionan otros controles y restricciones, como los siguientes:
- Una etiqueta normativa no se puede quitar cuando un elemento se ha marcado como registro reglamentario.
- Los períodos de retención no se pueden acortar después de aplicar la etiqueta.
Para obtener más información acerca de la comparación de restricciones entre registros y registros normativos, consulte la sección "Comparar restricciones para las acciones permitidas o bloqueadas" en el artículo "Información acerca de la administración de registros", vinculado en la unidad de resumen y recursos de este módulo.
La diferencia más importante es que, si el contenido se ha marcado como un registro reglamentario, nadie, ni siquiera un administrador global, puede quitar la etiqueta. Marcar un elemento como registro reglamentario puede tener consecuencias irreversibles y solo debe usarse cuando sea necesario. Como resultado, esta opción no está disponible de forma predeterminada y debe habilitarla el administrador usando PowerShell.
Casos de uso comunes para la administración de registros de Microsoft Purview
Hay diferentes maneras en las que se puede usar la administración de registros de Microsoft Purview en una organización, entre las que se incluyen:
- Permitir a los administradores y usuarios aplicar manualmente acciones de retención y eliminación de documentos y correos electrónicos.
- Aplicar automáticamente acciones de retención y eliminación a documentos y correos electrónicos.
- Permitir a los administradores de sitios establecer acciones de retención y eliminación predeterminadas para todo el contenido de una biblioteca, una carpeta o un conjunto de documentos de SharePoint.
- Permitir a los usuarios aplicar automáticamente acciones de retención y eliminación a los mensajes de correo electrónico mediante las reglas de Outlook.
Para asegurarse de que la administración de registros de Microsoft Purview se usa correctamente en toda la organización, los administradores pueden trabajar con los creadores de contenido para reunir material de aprendizaje. La documentación debe explicar cómo aplicar las etiquetas para facilitar su uso y asegurar una comprensión coherente.