Descripción de la administración del ciclo de vida de los datos

Completado

La administración del ciclo de vida de los datos de Microsoft Purview proporciona herramientas y funcionalidades para conservar el contenido que necesita guardar y eliminar el contenido que no necesita. A menudo es necesario conservar y eliminar correos electrónicos, documentos y mensajes para los requisitos normativos y de cumplimiento. Sin embargo, la eliminación del contenido que ya no tiene valor empresarial también reduce la superficie expuesta a ataques.

Directivas y etiquetas de retención

Las directivas de retención y las etiquetas de retención son herramientas importantes para la administración del ciclo de vida de los datos. Ayudan a las organizaciones a administrar y controlar la información, ya que garantizan que el contenido se mantenga únicamente durante el tiempo necesario y, después, se elimine de forma permanente. La aplicación de etiquetas de retención y la asignación de directivas de retención ayuda a las organizaciones a:

• Cumplir de forma proactiva la normativa sectorial y las directivas internas que requieren que el contenido se mantenga durante un tiempo mínimo.
• Reducir el riesgo cuando se produzca una infracción de seguridad o un litigio eliminando de forma permanente el contenido antiguo que la organización ya no necesita mantener.
• Asegurar que los usuarios trabajen solo con el contenido actual y relevante para ellos. Aquel contenido que ya no sea relevante debería eliminarse.

La administración de contenido normalmente requiere dos acciones: la conservación y la eliminación de contenido.

• Conservar el contenido evita la eliminación permanente y garantiza que el contenido permanezca disponible para eDiscovery.
• Al eliminar contenido de forma permanente, se eliminará el contenido de la organización.

Con estas dos acciones de retención, es posible configurar las opciones de retención para los siguientes resultados:

• Solo retención: conserve el contenido para siempre o durante un período de tiempo específico.
• Solo eliminación: elimine permanentemente el contenido después de un período de tiempo específico.
• Conservar y eliminar: conserve el contenido durante un período de tiempo específico y, a continuación, elimínelo permanentemente.

Cuando el contenido tiene asignada una configuración de retención, ese contenido permanece en su ubicación original. Los usuarios pueden seguir trabajando con sus documentos o correo como si no hubiera cambiado nada. Pero si editan o eliminan contenido que esté incluido en la directiva de retención, se conserva automáticamente una copia del contenido en una ubicación segura. Las ubicaciones seguras y el contenido no son visibles para la mayoría de los usuarios. De hecho, en la mayoría de los casos, los usuarios no necesitan saber que su contenido está sujeto a una configuración de retención.

La configuración de retención funciona con las siguientes cargas de trabajo:

• SharePoint
• OneDrive
• Microsoft Teams
• Viva Engage
• Exchange

Para asignar la configuración de retención al contenido, use directivas de retención y etiquetas de retención con directivas de etiquetas. Solo es posible usar o combinar uno de estos métodos.

Cuando se usan directivas y etiquetas de retención para asignar una configuración de retención a contenido, es necesario tener claros algunos aspectos en ambos casos. A continuación, se indican solo algunos de los puntos clave. Para obtener más información, consulte el artículo "Más información sobre directivas y etiquetas de retención", vinculado en la unidad Resumen y recursos de este módulo.

Directivas de retención

• Las directivas de retención se usan para asignar la misma configuración de retención al contenido a nivel de sitio o de buzón.
• Una misma directiva se puede aplicar a varias ubicaciones, o bien a ubicaciones o usuarios concretos.
• Los elementos heredan la configuración de retención de su contenedor especificado en la directiva de retención. Si una directiva está configurada para mantener el contenido y se mueve un elemento fuera de ese contenedor, se mantiene una copia del elemento en la ubicación segura de la carga de trabajo. Sin embargo, la configuración de retención no se mueve con el contenido a su nueva ubicación.

Etiquetas de retención

• Las etiquetas de retención se usan para asignar una configuración de retención a nivel de elemento, como una carpeta, un documento o un correo electrónico.
• Un correo electrónico o un documento puede tener asignada solo una etiqueta de retención a la vez.
• La configuración de retención de las etiquetas de retención viaja con el contenido si este se mueve a una ubicación diferente dentro de su inquilino de Microsoft 365, pero no se conserva si el contenido viaja fuera del inquilino de Microsoft 365.
• Los administradores pueden permitir que los usuarios de la organización apliquen manualmente una etiqueta de retención.
• Una etiqueta de retención se puede aplicar automáticamente si coincide con las condiciones definidas.
• Se puede aplicar una etiqueta predeterminada para los documentos de SharePoint.
• Las etiquetas de retención admiten la revisión para eliminación, con el fin de revisar el contenido antes de que se elimine de forma permanente.

Considere los siguientes escenarios. Si todos los documentos de un sitio de SharePoint deberían mantenerse durante cinco años, resultará más eficaz hacerlo con una directiva de retención que aplicando la misma etiqueta de retención a todos los documentos del sitio.

Sin embargo, si algunos documentos de ese sitio deben conservarse durante cinco años, y otros, durante diez años, debe aplicar una directiva al sitio de SharePoint con un período de retención de cinco años. Después, debe aplicar una etiqueta de retención a cada elemento correspondiente con un valor de retención de 10 años.

Etiquetas de retención y las directivas que las aplican

Al publicar etiquetas de retención, se incluyen en una directiva de etiquetas de retención que las pone a disposición de los administradores y usuarios para que las apliquen al contenido.